Check out our newly launched PM app Worklist.
LEARN MORE
50% Complete
Almost done! Fill your info and click the button to be ready.

Learn about digital work and
apps with this free newsletter

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form
We hate SPAM also and promise to keep your email address safe.

Täytä nimi, sähköpostisi ja klikkaa "lataa ilmainen e-kirja"

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form
Mekin vihaamme SPAMmia ja lupaamme pitää sähköpostisi turvassa.

Aleksi Pulkkanen

Co-Founder and COO of Agendium Ltd
Productivity
Added to category

Miksi aivomme kaipaavat kaveriksi to-do -listan?

Olet kiireinen bisnesihminen. Kohtaat jokaisen työpäivän aikana monta eri ideaa, kysymystä ja haastetta. Jos et tietoisesti tee näille asioille jotain, ne jäävät taustalle päähäsi pyörimään.

Ratkaisemattomiin asioihin liittyy jännä piirre. Ne eivät halua pysyä taustalla. Yleensä juuri huonoimmalla mahdollisella hetkellä, kun olet vaikka asiakaspalaverissa ja sinun pitäisi keskittyä johonkin täysin muuhun, aiempi idea hyppää valtaamaan ajattelusi.

Tämä ilmiö johtuu aivojemme luonteesta, ja siihen voi vaikuttaa.

Aivomme eivät ole hyvä tietovarasto

Luin tovi sitten Michael C. Corballiksen The Wandering Mind -teoksen. Hän kuvaa erinomaisesti sitä, miten aivomme ovat taipuvaisia harhailuun. Tämä harhailu ei ole paha asia, vaan ehdottoman tärkeää esimerkiksi luovuudelle ja ideoinnille.

Toinen aivojemme peruspiirre on taipumus työstää asioita, joita emme tietoisesti ole aikatauluttaneet, hoitaneet päätökseen tai varastoineet muualle.

Nämä piirteet korostavat sitä, että aivomme ovat erinomainen työkalu asian työstämiseen silloin, kun ne saavat tilaa keskittyä täysin käsillä olevaan tehtävään. Tietovarastona aivomme menevät hukkaan.

Tarvitset paikan asioille, joita työstät myöhemmin

Normaali bisnesihmisen työaamu voi alkaa vaikka näin:

  1. 1. Työstät dokumenttia, jonka olet ajatellut hoitaa nyt kuntoon.
  2. 2. Saat puhelun, joka on henkilökohtainen, mutta keskeyttää työsi hetkeksi.
  3. 3. Puhelun jälkeen sisään kävelee pomo, joka antaa sinulle uuden, kiireisen tehtävän.
  4. 4. Pomon poistumisen jälkeen sähköpostistasi hyppää esille oma muistutus toisesta dokumentista, jonka pitää olla valmis ennen huomista.

Osa päivistämme on todennäköisesti suoraviivaisempia, mutta oleellista on, että nykyajan työelämässä kohtaamme uusia asioita jatkuvasti. Tämän takia kaikkien asioiden pallottelu ilman apuvälineitä on hankalaa. To-do -listan tarkoitus on tarjota meille tapa, johon uskomme ja joka auttaa hallitsemme eteemme tipahtelevia tehtäviä pitäen meidät samalla hyvässä vireessä.

Tavat ja työkalut tehokkaaseen to-do -listan pitoon

Itse en usko siihen, että to-do -listan käytössä "fiilispohjalta" on kovinkaan paljon hyötyä. Se voi auttaa meitä muistamaan joitain asioita paremmin, mutta ilman selkeitä toimintatapoja vaikutukset työtehoomme ja rentouteemme ovat pienet. Pidän itse David Allenin Getting Things Done -teoksen esittelemistä tavoista to-do -listan konkreettiseen käyttöön. Tässä lyhyt yhteenveto niihin ja lopuksi vielä työkaluvinkki.

Hommaa sanko (tunget tänne asiat, joihin aiot palata)

Aina kun tärkeä asia välähtää mieleesi, tulipa se suoraan mielesi sopukoista tai jonkin ulkopuolisen signaalin (mainos, pomo, sähköposti, jne.), tunge se "sankoon". Älä anna niiden häiritä sinua siinä, mitä olit tekemässä.

Tämä sanko on lista asioista missä tahansa formaatissa (paperilla, sovelluksessa, jne.). Sanko varmistaa, että tärkeät asiat eivät häviä tai unohdu ja auttaa aivojasi rentoutumaan - ainakin niin pitkään, kun sankosi ei ole täynnä vanhoja ideoita, joille ei ole tapahtunut mitään. Siksi on tärkeää huoltaa sankoa säännöllisesti.

Tyhjennä sanko viikon lopussa

Jokaisen viikon lopuksi tee seuraava viikkosiivous sangollesi:

  1. 1. Poista ei-tärkeät asiat
  2. 2. Poista vanhat muistutukset (riippumatta siitä, teitkö niille jotain vai et)
  3. 3. Aikatauluta tapaamiset kalenteriin
  4. 4. Tee pienet asiat
  5. 5. Siirrä tärkeät ja isommat asiat eteenpäin oikeisiin paikkoihin

Selkeä systeemi, eikö vaan? Mutta minne siirrettävät asiat laitetaan?

Jatkolistat asioille - Seuraavat tehtävät, projektit ja "ehkä jonain päivänä"

Suurin osa to-do -listoista ei toimi, koska ne sisältävät kaikenlaista kamaa. Kirjoitamme listalle asioita, ja annamme niiden vaan olla siellä. Tällaisen prosessin kautta nekin asiat, jotka oikeasti pitäisi hoitaa, hautautuvat muiden sekaan. Järjestä omat asiasi kolmen eri listan avulla.

Listasi voisivat näyttää esimerkiksi tälle.

Seuraavat tehtävät -lista

Tänne kuuluvat siirrettävät asiat, jotka ovat selkeitä, yksittäisiä tehtäviä. Tämä ei ole päivittäinen lista (jonka pituus on helppo yliarvioida), vaan prioirisoitu lista, jonka kimppuun käyt uusimmasta alkaen heti, kun sinulla aikataulussasi on sopiva väli.

Hyvä idea on "tagata" tehtäviä sen suhteen, missä pystyt ne hoitamaan. Mobiilisti hoidettavat voit hoitaa bussia odotellessa, mutta joissain tehtävissä sinun tulee varmaankin olla työpisteelläsi tai jossain muussa tietyssä paikassa.

Projektit-lista

Projektit-listalla ovat kaikki asiat, jotka haluat lähiaikoina hoitaa, ja jotka ovat yksittäisiä tehtäviä isompia kokonaisuuksia. Yksittäisen sähköpostin kirjoitus on tehtävä, lomamatkan suunnittelu on projekti. Sinulla pitäisi olla näistä projekteista tiedossa aina seuraava tehtävä, jonka pidät seuraavat tehtävät -listalla.

Ehkä jonain päivänä -lista

Siirrä tänne ne sangon asiat, joista et osaa vielä muodostaa selvää tehtävää, eivätkä ne oikein ole projektejakaan. Hoidat nämä ehkä joskus, muttet vielä tiedä milloin ja miten. Saatat myös parin viikon kuluttua huomata, että osaan tänne päätyvistä jutuista ei kannatakaan käyttää aikaa.

Työkalusuositus no 1 - Wunderlist

Yläpuolella nähty screenshot on käyttämästäni Wunderlist-sovelluksesta. Se on kevyen to-do -listan pitämiseen paras ilmainen sovellus, joka minulle on vastaan tullut. Toimii nopeasti ja kaikilla alustoilla, sisältää kaikki tarvittavat toiminnot (erilliset listat, muistiinpanot, muistutukset, määräajat, jne.) ja on kiva käyttää.

Työkalusuositus no 2 - worklist

Tämä on meidän kehittämämme työkalu, joka on suunniteltu hieman vaativampaan tehtävien ja projektien hallintaan. Jos huomaat, että esimerkiksi wunderlistin tarjoama melko yksitasoinen rakenne ei enää riitä, tai tarvitset tehdä joissain asioissa aiempaa enemmän yhteistyötä kollegoidesi kanssa, kannattaa tutustua worklistiin.

Hyviä on toki muitakin, Forbesin listaamana mm. täällä.

Jaa ihmeessä omat kokemuksesi to do -listan pitämisestä kanssamme esimerkiksi Facebookissa tai Twitterissä!

Aleksi Pulkkanen

Aleksi is an expert in methods and digital apps for project work. He's a M.Sc. in Industrial Engineering and the Co-founder and COO of Agendium Ltd.
Productivity
Added to category
Keskustelua artikkelista
Miksi aivomme kaipaavat kaveriksi to-do -listan?
Lisää lukemista kategoriasta
Productivity

Oikea ja väärä tapa stressin käsittelyyn

Nykyajan työelämässä teemme hyvin vähän peruspuurtamista ja olemme joka hetki mukana yhä useammissa hankkeissa. Nopeat muutokset, kovat vaatimukset ja tiukat aikataulut kuuluvat asiaan. Jotta saamme asioita aikaiseksi palamatta loppuun, meidän on tärkeää oppia reagoimaan ja käsittelemään stressiä oikein tavoin.

Aleksi Pulkkanen

Co-Founder and COO of Agendium Ltd
Productivity
Lisätty kategoriaan
Lue kirjoitus  

Tiedätkö oman tehokkuustyyppisi? 3 kaikille sopivaa ohjetta tehokkaaseen ajankäyttöön

Jokaisella meistä on omat tapamme käsitellä tietoa ja tehdä töitä. Siksi olemme tehokkaita erilaisissa ympäristöissä ja erilaisten työkalujen äärellä. Mutta tietyt asiat toimivat kaikille. Tämän artikkelin avulla löydät henkilökohtaisen tehokkuustyyppisi ja saat kaksi yleistä vinkkiä, joiden avulla saat enemmän aikaiseksi.

Aleksi Pulkkanen

Co-Founder and COO of Agendium Ltd
Productivity
Lisätty kategoriaan
Lue kirjoitus  

5 mestarimyyjien tuottavuusvinkkiä

Neuvoja myyjille, jotka haluavat myydä enemmän, säästää aikaa ja automatisoida tylsiä hommia.

Aleksi Pulkkanen

Co-Founder and COO of Agendium Ltd
Productivity
Lisätty kategoriaan
Lue kirjoitus