Etsitkö palvelua tietosuojatyöhön? Tutustu Tietosuojamalliin.
LUE LISÄÄ
50% Complete
Almost done! Fill your info and click the button to be ready.

Learn about digital work and
apps with this free newsletter

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form
We hate SPAM also and promise to keep your email address safe.

Täytä nimi, sähköpostisi ja klikkaa "lataa ilmainen e-kirja"

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form
Mekin vihaamme SPAMmia ja lupaamme pitää sähköpostisi turvassa.

Aleksi Pulkkanen

Co-Founder and COO of Agendium Ltd
Teamwork & Collaboration
Added to category

Miksi projektit eivät osu aikatauluun ja budjettiin? Katso valaiseva ja hauska esimerkki

Projektit ovat haastavia työponnistuksia. Ne vaativat yhteispeliä, riskien hallintaa, viestintää ja kaikenlaista muuta, josta jokapäiväisessä yksinäisessä puurtamisessa ei tarvitse huolia.

Projekteilla on kyseenalainen maine, joka johtuu juuri tästä. Keskimäärin vain yksi kolmesta projektista saadaan maaliin aikataulussa ja budjetissa (lähde: Standish Group). Keskimäärin kustannukset paukkuvat 27%, vaikka meneehän joku projekti välillä budjetin allekin (lähde: Gallup.com). On vaikeaa nähdä kaikki työn vaatimat pienet mutta tärkeä asiat ennalta sekä arvioida, miten paljon yllättäviä hankaluuksia vastaan matkalla todennäköisesti tulee.

Helppo sanoa - vaikea tehdä. Tässä paljon konkreettisempi esimerkki, joka projektien arvioinnin haastavuutta.

P.s. Esimerkki on mukautettu suomalaiseen makuun tästä Michael Wolfen loistavasta Quora-vastauksesta.

Projekti: Patikoidaan rantaviivaa myöten Vaasasta Poriin

Kolmen vaasalaisen retkikuntamme pitäisi päästä kavereiden tykö Poriin. Ajattelin, että tehdään tämä tälla kertaa hieman extreme-meiningillä - otetaan kevyt telttavarustus mukaan ja patikoidaan matka rantalinjaa myöten.

Projektisuunnitelmamme näyttää siis suunnilleen tälle:

Linja näyttäisi olevan n. 260 kilometriä pitkä. Normaalisti kävelen helposti 6 km / h vauhdilla. Pystymme varmaan kävelemään 10 tuntia päivässä. 60 km päivässä... perillä reilussa neljässä päivässä! Soitan kavereille Poriin, ja kerron että sauna saisi olla päällä, kun rullaamme juhlallisesti pihaan n. klo 15 lauantaina-iltana. Koko kööri on innoissaan - siitä ehditään vielä illan rientoihin.

Aloitamme matkamme täynnä intoa ja seikkailunhalua varhain tiistaiaamuna. Reput selkään, kartta mukaan ja eikun menoksi!

Päivä 1

Kun olemme saaneet ensimmäisten satojen metrien aikana alkukuulumiset vaihdettua, tulee mieleen asettaa tarkempi tavoite ensimmäisen päivän patikoinnille. Vilkaisemme karttaa tarkkemmin ja... oi voi:

Rantaviivahan kiemurtelee sen minkä ehtii! Kokonaismatkaa on ainakin 300 kilometriä, varmaan vähän enemmänkin. Hyvä, jos sovitulla vauhdilla Merikarvialle ehditään lauantaiksi...

Pysyttelen kuitenkin positiivisena. Otan puhelimen käteen ja soitan ystäville Poriin: "Parempi olla realistisia. Lauantaina rientoihin ei ehditä. Siirretään sauna maanantaille?"

Ystävämme ovat pettyneitä, mutta suostuvat ja odottavat meitä edelleen kovasti. Alle viikossa Vaasasta Poriin - ei kuulosta kovin pahalta sekään. Onpahan nyt saatu nämä kommervenkit pois tieltä ja voidaan lähteä kunnolla matkaan.

Matkattuamme neljä tuntia, olemme hädin tuskin päässeet Vaasan alueelta pois. Pieni sumu alkaa laskeutua ranta-alueelle, samalla kun katsomme edessä näkyvää polkua: 

"Ei hemmetti. Tätä ei edetä millään 6 km / h -vauhdilla..." Huonokuntoisia polkuja, liukasta, sumuista, ja ties mitä petoja vaanimassa puskissa!

Näyttää sille, että rantaviivaa pystyy talsimaan eteenpäin maksimissaan 3 kilometrin tuntivauhtia. Voimme joko nostaa kävelymäärää tai heittää ylpeytemme romukoppaan ja ottaa taas puhelinyhteyden Porin päätyyn. Juttelemme lyhyesti ja päätämme venyä molempiin suuntiin: kävelemme jatkossa 12 tuntia päivässä ja siirrämme saapumistamme muutaman päivän eteenpäin. Otan puhelun, ja ilmoitan myöhästymisestä. Kaverit ovat näreissään, mutta olemmepahan taas perilla viikonloppuna! Tavoite on taittaa matka nyt puolessatoista viikossa, ja saapua perjantai-iltana.

Erittäin rankan päivän jälkeen päätämme pysähtyä. Olemme varmaan jossain Maalahden kohdilla. Telttojen pystytyskin vie luultua enemmän aikaa sumuisessa ja tuulisessa kelissä. Hemmetin kylmäkin on...

Nukkumaan pääsemme puolilta öin. Ei hätää: huomenna kunnon spurtti ja otetaan hävittyä aikaa kiinni!

Päivä 2

Nukumme pitkäksi ja heräämme vasta klo 10. Hemmetti, heti myöhässä! Tästä ei millään saada tavoiteltua 12 tuntia sisään. Lisäksi joka paikkaan vielä kolottaa... No yritetään saada tänään 10 tuntia täyteen ja tehdään huomenna 14, kun jalatkin taas vertyvät kävelyiskuun. Lähdemme liikkeelle kiireesti heti herättyämme.

Löntysteltyämme eteenpäin matalilla energioilla pari tuntia, huomaan kaverini ontuvan. Tämä tästä puuttui - kengät hiertävät, rakkoja jaloissa. Tämä ongelma pitää laittaa heti kuntoon. Onneksi otin mukaan rakkolaastareita ja tiedän, että nämä haasteet kannattaa taklata ennen kuin ne hidastavat tiimin vauhtia oikein toden teolla. Lopulta vieläpä löydän laastarit reppuni pohjalta ja saamme paikkaltua kaverin jalan kuntoon. Aikaa kuluu eikä kaverini vauhti ole paikkauksen jälkeenkään erityisen riuska. Päivä on taas huono - olemme matkanneet vajaat 15 kilometriä kun aurinko alkaa laskea ja päätämme tältä päivältä.

Onneksi ruokaa ja muita tarvikkeita on tarpeeksi, eikä juuri nyt kauheasti koske enää jalkoihinkaan. Usko on kova - huomenna paikataan tämän päivän huono saldo.

Päivä 3

Heräämme tällä kertaa varhain, niin kuin tarkoitus oli. Koko porukka paikkailee jalkoja, nousemme ylös ja lähdemme liikkeelle. Niinpä tietenkin, kulman takana on seuraava yllätys: 

Saakeli... kartassamme ei ollut mitään vinkkiä tästä! Aidattua sotilasaluetta jatkuu niin pitkälle, että joudumme kävelemään pari kilometriä sisämaahan emmekä pysty seuraamaan rantaviivaa. Siinä rytinässä eksymme pari kertaa ja löydämme takaisin rantaviivan tuntumaan puolilta päivin. Hienoa, suurin osa päivästä kului ja etenimme pari kilometriä...

Päätämme kaikki yhdessä tuumin, että nyt ei puhelinyhteyttä Poriin oteta. Jatkamme kävelyä muutaman tunnin pimeässäkin ja lopetamme tämän päivän osalta vasta klo 23:30. Saamme matkaa taitettua melko hyvin, mutta päivän kokonaissaldo (30km) ei ole vieläkään tavoitevauhdissa.

Päivä 4

Pitkän kävelypäivän jälkeen jokaimen meistä nukkuu katkonaisesti. Keskellä yötä kaverini herää kovaan päänsärkyyn ja kuumeeseen. Kysyn, pystyykö hän jatkamaan matkaa aamulla. Saan vastauksesta selvää lähinnä kasan kirosanoja, selitystä kolmen päivän kävelystä sumussa ja tuulessa sekä sanan "ei".

Okei, ajattelen itsekseni, että tämä päivä menee hukkaan. Otetaan sitten kaikki lepoa ja kerätään taas voimat takaisin. Huomenna vedetään 14 tuntia tehokasta kävelyä ja tehtään ennätysnumerot. Ei tässä enää jäljelläkään montaa päivää ole - kyllä tähän pystytään!

Päivä 5

Heräämme viidenteen matkapäivään ja olo on edelleen hutera. Vilkaisen karttaa:

Voihan... Alkuperäisten laskelmien mukaan meidän pitäisi olla perillä, nyt jokainen vastaantulija puhuu edelleen ruotsia! Ei tästä tule mitään. Pakko pysähtyä tekemään tarkempi arvio, ilmoittaa siitä ystävillemme ja ottaa huudot vastaan. Osaavatpa ainakin odottaa meitä oikeana ajankohtana.

Juuri kuumeesta parantunut kaverini sanoo: "Olemme matkanneet neljässä päivässä 70km. Matkaa on yhteensä vähintään 300km, ilmoitetaan meillä kestää ainakin 20 päivää, ehkä 30 päivää varmuuden vuoksi."

"Ei ikinä!" vastaan, miettimättä realiteettejä sen kummemmin. Ei voi kestää kuukautta kävellä Vaasasta Poriin!

Hetken pohdittuani ehdotan patikointitiimillemme: "Jos sitoudumme kävelemään 16 tuntia päivässä, saamme vielä tavoitteemme kiinni! Vaikeaa siitä tulee, mutta nyt on venymisen paikka meillä kaikilla."

Saan juuri ja juuri ehdotukseni loppuun, kun kaverini huutaa takaisin: "Me ei kyllä luvattu alunperinkään, että oltaisiin perjantai-iltana perillä! Sinun virheestäsi tässä kärsitään!"

Tulee hiljaista ja puhelukin jää soittamatta. "Soitan huomenna, kunhan nuo jermut ovat valmiita sitoutumaan johonkin järkevään", ajattelen.

Päivä 6

Seuraavana aamuna odottelemme teltoissamme, kun ukkoskuuro pyyhkäisee leirimme yli. Pakkaamme kamat ja lähdemme matkaan kipein lihaksin klo 10. Kävely etenee normaalia hiljaisemmissa merkeissä eikä edellisen illan riitelystä jutella. Tunnelma on kireä ja huomaan tiuskaisevani kaverille, joka unohtaa vesipullonsa nuotiollemme. Senkin hakemiseen menee puolisen tuntia.

Painan mieleeni, että seuraavalta kioskilta pitää hankkia lisää vessapaperia. Maisema aukeaa kulman takaa ja huomaan ison joen estävän pääsymme eteenpäin. Samalla tuntuu, kuin mahassakin jo vähän kiertäisi...

Aleksi Pulkkanen

Aleksi is an expert in methods and digital apps for project work. He's a M.Sc. in Industrial Engineering and the Co-founder and COO of Agendium Ltd.
Teamwork & Collaboration
Added to category
Keskustelua artikkelista
Miksi projektit eivät osu aikatauluun ja budjettiin? Katso valaiseva ja hauska esimerkki
Lisää lukemista kategoriasta
Teamwork & Collaboration

10 toimivaa digityökalua parempiin kokouksiin

Kokoukset ovat toimiva työmuoto, kun tarvitaan tiivistä tiedonjakoa ja päätöksiä. Lue, millä digityökaluilla varmistat tehokkaat kokoukset.

Ismo Paananen

Co-Founder and CEO of Agendium Ltd
Teamwork & Collaboration
Lisätty kategoriaan
Lue kirjoitus  

Järjestön toimintaa laajasti kehittävä digi-investointi (vaikkapa ensi tilikaudelle)

Työryhmissä toimii järjestön aktiivisimpia jäseniä. Niiden potentiaali järjestön vaikuttavuuden kannalta on suuri. Lue, kuinka Agendium auttaa järjestöjä kehittämään työryhmätyöskentelyään.

Ismo Paananen

Co-Founder and CEO of Agendium Ltd
Teamwork & Collaboration
Lisätty kategoriaan
Lue kirjoitus