Check out our newly launched PM app Worklist.
LEARN MORE
50% Complete
Almost done! Fill your info and click the button to be ready.

Learn about digital work and
apps with this free newsletter

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form
We hate SPAM also and promise to keep your email address safe.

Täytä nimi, sähköpostisi ja klikkaa "lataa ilmainen e-kirja"

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form
Mekin vihaamme SPAMmia ja lupaamme pitää sähköpostisi turvassa.

Aleksi Pulkkanen

Co-Founder and COO of Agendium Ltd
Project Management
Added to category

5 + 5 ohjetta kehittyvälle projektipäällikölle

Hyvä suunnittelu ja oikea tiimin valinta tuo meidät tiettyyn pisteeseen asti. Nyt projektia on kuitenkin alettava aktiivisesti johtamaan ja tekemään. Projektipäällikkönä sinulla on avainrooli tässä tärkeässä ponnistuksessa. Sinun tulee ylläpitää hyvää tiimihenkeä ja opastaa muita tiimiläisiä. Sinun pitää aktiivisesti kommunikoida sidosryhmille ja varmistaa heidän hyväksyntänsä projektin alussa ja muutostilanteissa. Olet tämän orkesterin johtaja, joka johtaa edestä myös ongelmien yllättäessä.

Kuulostaa paljolta, ja ehdottomasti hyvät johtamistaidot ovat tarpeellisia projektipäällikölle - etenkin kun projektissa ilmenee ongelmia. Tärkeintä on, ettet pakoile johtavaa roolia sekä vastuuta ja ymmärrät olla jatkuvasti kehittämis- ja oppimisvaihteella osaamisesi suhteen. Mikäli opit jokaisesta haasteesta jotain uutta, ohjaat ennen pitkää projektejasi menestyksekkäästi.

Älä esitä turhaan tietäväsi kaikkea

Vuosina 2010-2020 maailmaan syntyy arvioilta 15,7 miljoonaa projektinhallintaroolia. Samaan aikaan projekti-intensiivisten alojen GDP kasvaa 37%, saavuttaen n. 5 800 miljardia euroa vuonna 2020. 

Lähde: PMI.org

1. Kokeneen esittäminen päättyy huonosti

Projetkipäällikkö, jolla on vyöllään vakuuttava lista haasvia projekteja, saa varmasti osakseen paljon arvostusta. Kokemus kertyy yleensä vuosien varrella jalkatyössä, mutta sitoutuneen menttorin avulla asiaa voit toki vauhdittaa. Kannattaa kuitenkin rehdisti olla juuri niin kokenut kuin olet. Kokemuksen esittäminen ei onnistu, ja se lisäksi estää sinua oppimasta sekä kehittymästä mahdollisimman nopeasti.

2. Fail fast, recover and learn faster

Tämän lauseen idea aukeaa paremmin englanniksi. Fail fast -ideologiassa kokeillaan ketterästi, haetaan palaute onnistumisesta, tutkitaan tulokset ja mukautetaan suunnitelmaa. Tämä on etenkin ketterien projektinhallintamenetelmien suosima lähestymistapa.

Teitpä sitten Scrumia tai perinteista projektinhallintaa, epäonnistuminen on aina vaihtoehto. Tärkeintä on jatkaa epäonnistumisten yli ja ottaa mukaasi kaikki oppi, jotka seikkailusta sait.

3. Älä eristä itseäsi tiimistä yli-ihmisenä

Do not think you know everything. I’ve seen too many project managers take a hard line and push things through because they think they know best. That breeds resentment in the project team. I’ve seen project managers exert their supposed technical or subject authority on a project, only for that project to ultimately remove those additions at a later and more expensive stage.

4. Älä koskaan jätä kysymättä

Harva meistä on niin kokenut, että osaa hoitaa heti kaikki asiat itse oikein. Kysy siis ihmisiltä apua ja anna heidän antaa ehdotuksia. Jos kohtaat esimerkiksi palaverissa tilanteen, jossa pohdit avun ja mielipiteiden kysymistä tiimiltäsi, tee se aina. Yleensä huomaat, että tiimisi on kyllä sinun puolellasi, kunhan et esitä yli-ihmistä, joka ei kaipaa muiden apua.

5. Ole tavoitettavissa, jotta voit oppia

Projektipäällikkönä sinun kannattaa varmistaa, että olet aina tiimisi käytettävissä. Kerro heille, mistä ja miten sinut tavoittaa, olipa heillä mitä tahansa kysyttävää tai kommentoitavaa. Mitä enemmän kuulet tiimisi ajatuksia, sitä enemmän tiedät projektista itsekin - ja vieläpä eri näkökulmista. Tämä auttaa sinua tekemään hyviä päätöksiä ja myös ehdottamaan ratkaisuja tiimisi esille nostamiin haasteisiin.

Kehitä projektijohtamisen ja -hallinnan taitojasi

1. Johda ihmisiä esimerkillä - älä jämähdä hallinnoimaan

Sinun pitää ottaa projektin komento sekä hallinnoinnissa että ihmisten johtamisessa. Jos vetäydyt norsunluutorniin katselemaan Gantt-kaavioita ja hiomaan muita dokumentteja, helposti joku muu tiimin jäsen ottaa roolin ihmisten johtamisessa. Sinulla kuitenkin kuuluu olla tietämys siitä, mikä rooli projektista sopii kullekin henkilölle, joten sinun kuuluu motivoida, ohjata ja johtaa. Saatat joutua myös rakentamaan yhteispeliä henkilöiden välille, jotka eivät ole siihen keskenään tottuneet, joten kannattaa varautua projektiin myös muutamalla tiimihenkitehtävällä.

Johtamisesi on koetuksella etenkin projektin vaikeina aikoina. Pysy vahvana ja rauhallisena, jotta voit näyttää esimerkkiä ja suuntaa muulle ryhmälle ongelmien syntyessä. Suojele tiimiäsi ja ota vastuuta etulinjoissa. Näinä aikoina johtamisesi punnitaan, joten pyri tunnistamaan ne ja keskittämään erityisen paljon paukkuja toimiisi hankalina hetkinä. Kun olet vaikeina aikoina ollut tiimisi tukena ja johtanut mallikkaasti, he tulevat myös taistelemaan puolestasi.

2. Muista motivoida ja palkita

Projekti ei ole pelkkää resurssien siirtelyä ja määräpäivien asettelua. Pehmeämmät taidot ovat erittäin tärkeitä. Projektitiimisi on kuitenkin se kaikkein tärkein resurssi, jonka suorituskyky yleensä ratkaisee lopputuloksen.

Motivointi vaatii erilaisia taitoja kuin systeemien hallinta tai suunnittelu. Paras tapa on näyttää hyvää esimerkkiä projektipäällikkönä. Näytä, kuinka innoissaan olet projektista ja kuinka olet valmis venymään ja auttamaan muita, jotta projekti onnistuu. Äläkä anna innostuksen haihtua vastauiden tai yksityiskohtien viidakkoon projektin varrellakaan.

Hyvä tapa innostaa tiimiä on myös palkita onnistumisista. Kuin isompi virstanpylväs saavutetaan onnistuneesti, huomioi tähän osallistuneiden jäsenten panos. Usein tämä ei vaadi erillisiä palkintoja, vaan aidon, julkisen kiitoksen projektipäälliköltä. Samalla kuin huomaamatta seuraatte projektin edistymistä koko porukalla.

3. Autat itseäsi, kun opettelet lukemaan ihmisiä

Vaikka projektipäällikkö ei olekaan varsinaisesti salapoliisi tai ihmistulkki, tunneälystä, eli kyvystä lukea ihmisiä, tunnistaa tunteiden merkityksiä ja käyttää näitä havaintoja hyväksi ongelmanratkaisussa, on rutkasti hyötyä. Jotkin ihmiset ovat luontaisesti lahjakkaita tulkitsemaan tarkasti esimerkiksi palaverihuoneen tunnelmaa, mutta näitä taitoja voi myös oppia kovalla työllä. Lue aiheesta ja opettele jokapäiväisen työn lomassa tarkkailemalla omaa käytöstä ja tunteitasi sekä erityisesti tiimin jäseniäsi tarkasti. Hyvillä tunneälytaidoilla voit erottua positiivisesti kollegojesi joukosta.

4. Onnistu delegoinnissa tuntemalla tiimisi

Sinun on tärkeää opetella, millaisia asioita voit delegoida ja kenelle. Tätä varten sinun pitää tuntea tiimisi jäsenten taidot sekä persoonallisuudet. Kuka pystyy ottamaan vastuuta ilman pidempää harkitsemisaikaa, ja missä asioissa kukin on vahva?

Älä delegoi summittaisesti, koska tämä voi lamauttaa jäsenen työpanoksen ja antaa hänelle huonot mahdollisuudet onnistua tehtävässään. Delegointi on yksi tärkeimmistä taidoistasi, joten keskity siihen.

5. Pysy määrätietoisena, niin muutkin pysyvät

Harva projekti etenee maaliin suoraviivaisesti ja ilman taka-askelia. Mitä pidempi ja haastavampi projekti edessäsi on, sitä useampia epäonnistumisia tulet kohtamaan, ja sitä enemmän sisältö ja tavoitteet kyseenalaistetaan projektin varrella.

Kun projektin alkuinnostus alkaa laantumaan, toimenpiteistä saattaa helposti tulla reaktiivisempia ja ajattelemattomia. Sinun on hyvä tunnistaa tämä hetki sekä itsessäsi että tiimissäsi, jotta projekti ei lähde liukumaan väärään suuntaan. Pidä määrätietoisesti kiinni alussa sovituista tavoitteista, sisällöistä ja projektin toteutussyistä, ja muista takoa näitä säännöllisesti myös projektitiimisi muistiin. Parhaiten perusteltukaan projekti ei pysy reitillä ilman määrätietoista johtamista.

Aleksi Pulkkanen

Aleksi is an expert in methods and digital apps for project work. He's a M.Sc. in Industrial Engineering and the Co-founder and COO of Agendium Ltd.
Project Management
Added to category
Keskustelua artikkelista
5 + 5 ohjetta kehittyvälle projektipäällikölle
Lisää lukemista kategoriasta
Project Management

10 tärkeintä projektinhallinnan trendiä vuonna 2017

Projektinhallinnan trendeihin kannattaa kiinnittää huomiota, jos haluat pysyä mukana ketterän ja modernin työnteon kehityksessä. Tässä tärkeimmät 10 projektinhallinnan trendiä, joista jokainen voi hakea ideoita ja tukea omaan työskentelyynsä ja projekteihinsa.

Aleksi Pulkkanen

Co-Founder and COO of Agendium Ltd
Project Management
Lisätty kategoriaan
Lue kirjoitus  

5 ohjetta digityökalujen käyttöön projekteissa: Milloin menet hifistelyn puolelle?

Digityökaluilla ei ole arvoa itsessään, mutta projekteilla on tapana olla sen verran haastavia tietotyöponnistuksia, että digityökaluista on rutkasti hyötyä. Seuraavassa muutamia ajatuksia projektiteknologiaan liittyen.

Aleksi Pulkkanen

Co-Founder and COO of Agendium Ltd
Project Management
Lisätty kategoriaan
Lue kirjoitus  

5 vinkkiä riskienhallintaan projekteissa: Valmistaudu ennalta ja rakenna osaksi muuta työskentelyä

Riskien hallinnan ideana on valmistautua yllättäviin tapahtumiin, jotka voivat vaikuttaa merkittävästi projektiisi. Et voi käyttää turhan paljoa aikaa ennakointiin, mutta tärkeintä olisi tunnistaa kriittiset asiat, joihin valmistautuminen voi estää katastrofin, säästää merkittävästi kustannuksia tai varmistaa, ettei projektisi keskeydy.

Aleksi Pulkkanen

Co-Founder and COO of Agendium Ltd
Project Management
Lisätty kategoriaan
Lue kirjoitus