Etsitkö palvelua tietosuojatyöhön? Tutustu Tietosuojamalliin.
LUE LISÄÄ
50% Complete
Almost done! Fill your info and click the button to be ready.

Learn about digital work and
apps with this free newsletter

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form
We hate SPAM also and promise to keep your email address safe.

Täytä nimi, sähköpostisi ja klikkaa "lataa ilmainen e-kirja"

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form
Mekin vihaamme SPAMmia ja lupaamme pitää sähköpostisi turvassa.

Aleksi Pulkkanen

Co-Founder and COO of Agendium Ltd
Project Management
Added to category

5 vinkkiä riskienhallintaan projekteissa: Valmistaudu ennalta ja rakenna osaksi muuta työskentelyä

Riskien hallinnan ideana on valmistautua yllättäviin tapahtumiin, jotka voivat vaikuttaa merkittävästi projektiisi. Et voi käyttää turhan paljoa aikaa ennakointiin, mutta tärkeintä olisi tunnistaa kriittiset asiat, joihin valmistautuminen voi estää katastrofin, säästää merkittävästi kustannuksia tai varmistaa, ettei projektisi keskeydy.

Ketterissä toimintamalleissa pyritään hallitsemaan riskejä edistämällä projektia pienemmissä "paloissa" ja antamalla toteuttavalle tiimille itselleen paljon vastuuta toteutuksesta ja sen organisoinnista. Toiset lähestyvät riskien hallintaa järjestelmällisellä ennakkosuunnittelulla. Erilaiset lähestymistavat sopivat erityylisiin projekteihin ja jopa erilaisille ihmisille, mutta tärkeintä on että riskienhallintatyö on mukana omassa projektiajattelussasi.

Keskimääräinen kustannusylitys projekteissa on 27%.

Lähde: Gallup.com

1. Arvioi riskejä ennalta ja tunnista kriittisimmät

Työtä suunniteltaessa pitäisi pystyä tunnistamaan tähän työhön liittyviä riskejä. Riskienhallinta arvioi riskejä niiden vakavuuden sekä toteutumisen todennäköisyyden yhdistelmänä. "Tärkeä tiiminjäsenen ottaa lopputilin" on aina vakava riski, mutta harvoin erityisen todennäköinen. Sinun pitäisi pystyä tunnistamaan kriittiset riskit, joilla tämä yhdistelmä on kaikkein korkein. Ainakin kriittisia riskejä varten kannattaa luoda suunnitelma, eli miten toimitaan riskin realisoituessa.

Hyvä tapa on lisäksi pyrkyä hallitsemaan ennalta keskimääräisiä riskejä, eli miettimään millaisella toiminnalla niiden vakavuus tai todennäköisyys saataisiin pidettyä pienempänä. Pienien riskien suhteen voidaan päättää, että nämä on tiedostettu mutta niiden hallinnoimiseksi ei tehdä mitään. Tämä voi kuulostaa turhalta, mutta on todellisuudessa tärkeää tunnistaa näidenkin riskien olemassaolo ja tehdä tietoinen päätös, eikä johtaa projektia toivoen ettei mitään pahaa tapahtuisi.

2. Pidä henkilökohtaisia keskusteluja avainsidosryhmien kanssa

Kriittisimmät projektiriskit liittyvät monesti jollain tapaa projektin avainsidosryhmiin. Jos heidän odotukset projektista ovat olleet jotain muuta, kuin olet käsittänyt, voitte olla menossa kohti katastrofia.

Henkilökohtaiset keskustelut avainsidosryhmien (esim. asiakas, päättäjä, jne.) kannattaa nähdä myös riskienhallinnallisena toimenpiteenä projektin eteen. Haluat varmistaa, että ymmärrät heidän tavoitteet projektin suhteen, ja projektin varrella varmistaa ettei muutoksia ole tapahtunut. Näissä voit myös varoittaa sidosryhmiä ennalta, jos olette tunnistaneet projektissa mahdollisia ongelmia. Samalla on toki hyvä esitellä toimenpidesuunnitelmasi näiden ongelmien varalle.

3. Testaa jokaisen merkkipaalun kohdalla

Jokainen merkkipaalu projektin varrella on hyvä kohta testata aikaansaannoksia. Saatte tarkistettua, että projekti on menossa suunnitelmien mukaan, ennen kuin jatkatte seuraavaan vaiheeseen.

Tässä voisi olla esimerkiksi tiimipalaverin paikka, jossa tiimi esittelee aikaansaannoksia muille sidosryhmille. Aikaansaannokset eivät tietenkään vielä ole valmiita tuotteita, mutta mikäli työllä on ollut selkeä sisältö, niitä pitäisi pystyä hyvin arvioimaan tähän verraten. Tämä on hyvä tapa myös viestiä projektitiimillesi, että tuotoksia odotetaan joka projektivaiheessa, etkä anna asioiden kasaantua hallitsemattomaksi loppukiriksi.

4. Allokoi aikaa muutoksille

Jos aikataulutat projektisi turhan tiukasti koko matkalta, luot itsellesi päänsärkyä. Muutokset kuuluvat projekteihin, joten allokoi niihin aikaa jo arviointivaiheessa.

Oletko joskus ihmetellen kuunnellut, kun mestariprojektipäällikkö on kertonut heidän organisaationsa 95% projekteista aina aikataulun puitteissa? Todennäköisesti kyse on siitä, että työarviot kerrotaan esimerkiksi kertoimella 1,5 niitä siirrettäessä projektiaikatauluksi.

5. Varmista, että sidosryhmät ovat allekirjoittaneet suunnitelmanne

Projektin lähtölaukauksesta loppuun asti sinun on projektipäällikkönä tärkeää varmistaa, että jokainen sidosryhmä on antanut siunauksensa kaikille projektin avaintiedoille. Tärkein kohta on yleensä projektiin lähdettäessä, mutta tällöin asia on myös helpointa muistaa. Yhtä tärkeää on havahtua tähän merkittävien muutoksien kohdalla. Jos joku sidosryhmä ei ole muutoksesta tietoinen, rakennat varmoja ongelmia itsellesi. Pyydä siis esimerkiksi kirjalliset kuittaukset tärkeisiin muutoksiin, jotka koskevat esimerkiksi budjettia, projektisisältöä tai aikataulua.

Aleksi Pulkkanen

Aleksi is an expert in methods and digital apps for project work. He's a M.Sc. in Industrial Engineering and the Co-founder and COO of Agendium Ltd.
Project Management
Added to category
Keskustelua artikkelista
5 vinkkiä riskienhallintaan projekteissa: Valmistaudu ennalta ja rakenna osaksi muuta työskentelyä
Lisää lukemista kategoriasta
Project Management

10 tärkeintä projektinhallinnan trendiä vuonna 2017

Projektinhallinnan trendeihin kannattaa kiinnittää huomiota, jos haluat pysyä mukana ketterän ja modernin työnteon kehityksessä. Tässä tärkeimmät 10 projektinhallinnan trendiä, joista jokainen voi hakea ideoita ja tukea omaan työskentelyynsä ja projekteihinsa.

Aleksi Pulkkanen

Co-Founder and COO of Agendium Ltd
Project Management
Lisätty kategoriaan
Lue kirjoitus  

5 + 5 ohjetta kehittyvälle projektipäällikölle

Projektipäällikkönä sinulla on avainrooli tässä tärkeässä ponnistuksessa ja sen johtamisessa. Sinun tulee ylläpitää hyvää tiimihenkeä ja opastaa muita tiimiläisiä. Sinun pitää aktiivisesti kommunikoida sidosryhmille ja varmistaa heidän hyväksyntänsä projektin alussa ja muutostilanteissa. Olet tämän orkesterin johtaja, joka johtaa edestä myös ongelmien yllättäessä.

Aleksi Pulkkanen

Co-Founder and COO of Agendium Ltd
Project Management
Lisätty kategoriaan
Lue kirjoitus  

5 ohjetta digityökalujen käyttöön projekteissa: Milloin menet hifistelyn puolelle?

Digityökaluilla ei ole arvoa itsessään, mutta projekteilla on tapana olla sen verran haastavia tietotyöponnistuksia, että digityökaluista on rutkasti hyötyä. Seuraavassa muutamia ajatuksia projektiteknologiaan liittyen.

Aleksi Pulkkanen

Co-Founder and COO of Agendium Ltd
Project Management
Lisätty kategoriaan
Lue kirjoitus