Check out our newly launched PM app Worklist.
LEARN MORE
50% Complete
Almost done! Fill your info and click the button to be ready.

Learn about digital work and
apps with this free newsletter

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form
We hate SPAM also and promise to keep your email address safe.

Täytä nimi, sähköpostisi ja klikkaa "lataa ilmainen e-kirja"

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form
Mekin vihaamme SPAMmia ja lupaamme pitää sähköpostisi turvassa.

Aleksi Pulkkanen

Co-Founder and COO of Agendium Ltd
Project Management
Added to category

5 ohjetta digityökalujen käyttöön projekteissa: Milloin menet hifistelyn puolelle?

Digityökaluilla ei ole arvoa itsessään, mutta projekteilla on tapana olla sen verran haastavia tietotyöponnistuksia, että digityökaluista on rutkasti hyötyä. Tärkeää on, että sinulla on projektipäällikkönä esimerkiksi tarkka aikataulu, resurssikuvaus ja ymmärrät riippuvuudet eri tehtävien välillä. Lisäksi olisi hyvä mahdollistaa helposti tiimin jäsenille oma ajankäyttönsä raportointi, lisäkysymysten kysyminen ja kokonaisnäkemys projektista. Asiakas ja johtokin haluaisi tietää, missä mennään... Ja kun tässä on viisi projektiä päällä samaan aikaan!

Varmasti tämä kaikki onnistuu palaverein ja vihkosinkin, mutta projektinhallintatyökalu tuo lisää tehokkuutta ja hallitsee samalla riskejä. Seuraavassa muutamia ajatuksia projektiteknologiaan liittyen.

Project managers think software can significantly improve many aspects - team communication (52%), quality of final product (44%), completing on time and budget (44%) and customer satisfaction (38%).

Lähde: Capterra.com

P.s. Mietitkö mitä nuo loput prosentit ajattelevat? No ainakin PwC:n mukaan 44% projektipäälliköistä hoitaa hommansa edelleen ilman digityökaluja.

1. Varmista, että sinulla on projektityökalu, jota kaikki osaavat ja tulevat käyttämään.

Sinun kannattaa projektipäällikkönä ymmärtää, että sinä kaipaat digityökalulta apua resurssien allokointiin, tuntien seurantaan ja kaikkeen muuhun hienoon, mutta muille nämä ovat enemmänkin tiellä. Muut haluavat tietää omat tehtävänsä, raportoida käyttämistään tunneista ja kysyä tarvittaessa. Ehkä joskus kokonaistilanne heitäkin hieman kiinnostaa.

Tämä on tärkeää huomioida projektinhallintatyökalun valinnassa. Kaikkein huonoin tilanne on, että sinä joudut jatkuvasti muistuttelemaan, mutta silti koko tiimi ei meinaa käyttää työkalua. Valitse siis fiksusti ja viesti tiimisi suuntaan nimenomaan miten työkalu tukee heidän työtä ja miten kivasti se istuu heidän jokapäiväisen työnsä lomaan. Monet hyvät työkalut toimivat tiiviisti yhteen esimerkiksi sähköpostin ja kalenterin kanssa.

2. Panosta muuhun kuin sähköpostiviestintään

Sähköposti on monesti helpoin valinta projektisi viestintäkanavaksi, mutta se voi vaikeuttaa edistymistänne. Sähköpostiketjujen läpikäynti on työlästä ja projektinne asiat ovat tällöin auttamatta kaiken muun työviestinnän seassa.

Projektityökalut tarjoavat yleensä hyvän tavan viestiä asioista työkalun kautta, jolloin keskustelut voivat liittyä relevantteihin tehtäviin ja tavoittaa automaattisesti vain asianomaiset tiimin jäsenet. Tämä myös varmistaa, ettei keskusteluja tarvitse säilöä itse, vaan ne kyllä löytyvät tarvittaessa. Yleensä projektityökalut hyödyntävät sähköpostia "huomattamaan" ihmisiä uusista keskusteluista tai vaikkapa tehtävistä.

3. Varmista, että saat tarvittaessa palvelua työkalun hyödyntämiseen

66% sanoi valitsevansa projektityökalun saatavissa olevan käyttötuen perusteella.

Lähde: Access group

Hyvä asiakaspalvelu voi auttaa sinua käyttöongelmissa, mutta parhaillaan myös löytämään toimivimman lähestymistavan koko projektiasi varten. Taso eri työkalujen välillä vaihtelee voimakkaasti. Kannattaa vilkaista, tarjoaako palveluntarjoaja myös konseptointia tai käyttöönottoapua, vai onko jo siirrytty täysin ohjeiston ja itsepalvelun varaan. Vahva palvelun tarjoaminen on yleensä osoitus siitä, että saat tältä yritykseltä myös ilmaiseksi parempaa käyttötukea kilpailijoihin verrattuna.  

4. Tunne käyttämäsi digityökalu

Projekinhallintatyökalut alkavat olla nykyään melko kehittyneitä ratkaisuja. Hyvin yksinkertaiseltakin vaikuttavassa työkalussa voi olla paljon teho-ominaisuuksia, jotka on painettu hieman pinnan alle piiloon, jotta ne eivät häkellyttäisi uusia käyttäjiä.

Kannattaa tutustua valitsemaasi työkaluun tarkasti ja varmistaa, että tunnet kaikki tavat, joilla se voi auttaa sinua onnistumaan. Tämä auttaa sinua myös opettamaan ydintiimiäsi mukaan hyödyntämään työkalua, kun osaat auttaa heitä ongelmissa ja perustella kattavammin kaikki ne tavat, joilla he voivat työkalusta hyötyä.

5. Varmistaudu henkilökohtaisten työkalujesi häiriöihin

Et halua joutua selittelemään asiakkaalle tai pomolle, että olet nyt hetken tavoittavamattomissa kun et pääse sähköpostiisi tai kaadoit kahvit läppärisi päälle. Tällaisia pikku kömmähdyksiä voi käydä kenelle vaan, ja niihin kannattaa olla valmiina alusta lähtien. Kannattaa varmistaa, että tietosi ovat saavutettavissa pilvipalvelun kautta, jonne voit päästä monilta eri laitteilta ja joka huolehtii varmuuskopioinnin ja tietojen säilytyksen huolellisesti.

Aleksi Pulkkanen

Aleksi is an expert in methods and digital apps for project work. He's a M.Sc. in Industrial Engineering and the Co-founder and COO of Agendium Ltd.
Project Management
Added to category
Keskustelua artikkelista
5 ohjetta digityökalujen käyttöön projekteissa: Milloin menet hifistelyn puolelle?
Lisää lukemista kategoriasta
Project Management

10 tärkeintä projektinhallinnan trendiä vuonna 2017

Projektinhallinnan trendeihin kannattaa kiinnittää huomiota, jos haluat pysyä mukana ketterän ja modernin työnteon kehityksessä. Tässä tärkeimmät 10 projektinhallinnan trendiä, joista jokainen voi hakea ideoita ja tukea omaan työskentelyynsä ja projekteihinsa.

Aleksi Pulkkanen

Co-Founder and COO of Agendium Ltd
Project Management
Lisätty kategoriaan
Lue kirjoitus  

5 + 5 ohjetta kehittyvälle projektipäällikölle

Projektipäällikkönä sinulla on avainrooli tässä tärkeässä ponnistuksessa ja sen johtamisessa. Sinun tulee ylläpitää hyvää tiimihenkeä ja opastaa muita tiimiläisiä. Sinun pitää aktiivisesti kommunikoida sidosryhmille ja varmistaa heidän hyväksyntänsä projektin alussa ja muutostilanteissa. Olet tämän orkesterin johtaja, joka johtaa edestä myös ongelmien yllättäessä.

Aleksi Pulkkanen

Co-Founder and COO of Agendium Ltd
Project Management
Lisätty kategoriaan
Lue kirjoitus  

5 vinkkiä riskienhallintaan projekteissa: Valmistaudu ennalta ja rakenna osaksi muuta työskentelyä

Riskien hallinnan ideana on valmistautua yllättäviin tapahtumiin, jotka voivat vaikuttaa merkittävästi projektiisi. Et voi käyttää turhan paljoa aikaa ennakointiin, mutta tärkeintä olisi tunnistaa kriittiset asiat, joihin valmistautuminen voi estää katastrofin, säästää merkittävästi kustannuksia tai varmistaa, ettei projektisi keskeydy.

Aleksi Pulkkanen

Co-Founder and COO of Agendium Ltd
Project Management
Lisätty kategoriaan
Lue kirjoitus