Check out our newly launched PM app Worklist.
LEARN MORE
50% Complete
Almost done! Fill your info and click the button to be ready.

Learn about digital work and
apps with this free newsletter

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form
We hate SPAM also and promise to keep your email address safe.

Täytä nimi, sähköpostisi ja klikkaa "lataa ilmainen e-kirja"

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form
Mekin vihaamme SPAMmia ja lupaamme pitää sähköpostisi turvassa.

Aleksi Pulkkanen

Co-Founder and COO of Agendium Ltd
Agendium News
Added to category

Uudistettu kokouspuoli - Parannukset Agendium-työtiloissa (päivitys 06/2016)

Yhteenveto uudistuksista

Kokoukset ovat tärkeä työtapa, kun arvokasta tietoa pitää saada jaettua ja päätöksiä tehtyä. Agendiumissa kokoukset ovat yksi työtapa (esimerkiksi viestiketjujen, projektien ja tehtävien jaon ohella), jolla asioita saadaan yhdessä hoidettua eteenpäin.

Uudistimme nyt kokouspuolta etenkin kokousjärjestäjän näkökulmasta. Prosessi on nyt selkeämmin jaettu kolmeen eri osaan, alkaen kokouskutsusta ja päättyen pöytäkirjan lähettämiseen. Järjestäjän on helpompi viedä kokous läpi pala palalta, ja osallistujakin pysyy helpommin kärryillä siitä, missä mennään.

Toimme samalla kokouspuolelle myös varsinaisia uusia ominaisuuksia. Näistä jokainen on esitelty erikseen tarkemmin kirjoituksen lopussa.

Entistä selkeämpi kokousprosessi järjestäjälle

1. Valitse osallistujat ja lähetä kutsu

Määriteltyään perustiedot (nimi, paikka, aika, jne.) kokousjärjestäjän seuraava tehtävä on valita osallistujat ja lähettää kutsu kokoukseen, jotta merkintä saadaan jokaisen osallistujan kalenteriin mahdollisimman varhain.

V

2. Kokoa tai lataa esityslista

Kutsun lähettämisen jälkeen on esityslistan vuoro. Voit ladata joko valmiin tiedoston, tai koota esityslistan suoraan Agendiumissa, jolloin saat hyödynnettyä kuhunkin kokousasiaan kohdistettuja liitteitä, tehtäviä sekä kokousdokumenttien ketterää online-muokkausta.

3. Kokoa tai lataa pöytäkirja

Saman päätöksen voit tehdä erikseen pöytäkirjalle - lataa joko valmis muistio tai luo pöytäkirja lennossa online-muokkaimella. Kukin vaihe näyttää varoitusikonin ja viestin, jos sen toimenpiteitä ei ole vielä hoidettu loppuun (kuvassa pöytäkirja lähettämättä).

4. Keskustele kokoukseen liittyen valmistelusta tai toteutuksesta

Kokous vaatii usein joko valmistelevaa tai päätöksiä seuraavaa keskustelua. Nyt kokouskeskusteluille on selkeä oma paikka, jossa esimerkiksi kokousajasta, esityslistan sisällöstä tai pöytäkirjaan liitettyjen tehtävien toteuttamisesta voidaan viestiä.

Muut uudet kokousominaisuudet

Liitteiden järjestäminen

Mikäli kokoukseen liittyy iso kasa erilaisia liitetiedostoja, niiden järjestykseen kannattaa panostaa. Oikea liite löytyy osallistujallekin helpommin. Voit nyt järjestää liitteet kuvan esittämään tapaan.

Tehokkaampi osallistujien hallinta

On hyvä tapa lähettää kokouskutsut hyvissä ajoin. Tällöin ryhmän kokoonpano saattaa kuitenkin muuttua vielä ennen kokousta.

Agendiumin osallistujahallintaa on nyt kehitetty, joten voit lisätä ja poistaa osallistujia missä tahansa vaiheessa kokousprosessia.

Huomautukset muutoksista

Mielestämme hyvä kokoustyökalu huolehtii, että jokainen vaihe kokoukseen liittyen tulee hoidettua. Agendiumissa näet nyt varoitusikonin ja selkeän ohjeviestin, kunnes jokainen kokouksen vaihe on hoidettu asiallisesti loppuun asti. Jos esimerkiksi kokouskutsua ei ole lähetetty kokousajan muuttamisen jälkeen, näet varoituksen sekä otsikkorivillä että kokouskutsu-välilehdellä.

Tehtävät kokousasioittain (yleistä ei enää ole)

Jos tärkeä osa kokoustamistanne on myös seurata tehtyjen päätösten toteuttamista, kannattaa käyttää kokousasioihin liitettäviä tehtäviä hyödyksi. Nämä tulostetaan pöytäkirjaan ja vastuuhenkilö saa sähköpostimuistutuksia tehtävän toteuttamisesta. Näin päätökset kulkevat käytäntöön asti.

Valitse muoto erikseen sekä esityslistalle että pöytäkirjalle

Agendiumissa esityslistan ja pöytäkirjan voi koota joko online-muokkaimella (suosituksemme) tai valmiina tiedostoina. Nyt tämän asian voi lisäksi päättää erikseen kummassakin vaiheessa, eli voitte halutessanne koota online-esityslistan, mutta koota tärkeimmät päätökset lyhyeen tekstimuistioon, jonka lataatte Agendiumiin kokouksen jälkeen.

Palautetta? Ideoita?

Jos uudistukset herättävät ajatuksia, kuulemme ne erittäin mielellään! Voit laittaa sähköpostia osoitteeseen tiimi@agendium.com, kommentoida sosiaalisessa mediassa (suorat linkit sivun alapalkissa) tai ottaa suoraan yhteyttä tekijöihimme.

Aleksi Pulkkanen

Aleksi is an expert in methods and digital apps for project work. He's a M.Sc. in Industrial Engineering and the Co-founder and COO of Agendium Ltd.
Agendium News
Added to category
Keskustelua artikkelista
Uudistettu kokouspuoli - Parannukset Agendium-työtiloissa (päivitys 06/2016)
Lisää lukemista kategoriasta
Agendium News

Uusia kirjautumistapoja julkaistu + muita 2017-kuulumisia

Lomakausien lähestyessä halusimme käydä läpi viimeaikojen kehitystoimia tiimissämme. Olemme laajentaneet reilusti kirjautumiskäytäntöjä, josta tarkempaa kuvausta tässä kirjoituksessa. Tämä työ auttaa meitä syksyllä laajentamaan kirjautumispuolta entisestään ja kehittämään esimerkiksi käyttäjien hallintaa - asioita, jotka ovat tärkeitä kaikille asiakkaillemme. Tässä kirjoituksessa myös yleisiä uutisia eri Agendium-palvelujen kehityksestä.

Aleksi Pulkkanen

Co-Founder and COO of Agendium Ltd
Agendium News
Lisätty kategoriaan
Lue kirjoitus  

Tietosuojamalli.fi - Valmiin toimintamallin tarjoava GDPR-työkalu ketterille yrityksille

Tietosuojamalli on all-in-one työkalu tietosuojan hallintaprosessiin Tarjoamme selkeän toimintamallin työhön tietosuojan ympärillä. Katso, miten teidän organisaationne voi ottaa tietosuoja-asiat itse hallintaan.

Aleksi Pulkkanen

Co-Founder and COO of Agendium Ltd
Agendium News
Lisätty kategoriaan
Lue kirjoitus  

Alkusyksyn uudistuksia - Agendium-päivitys 10/2016

Kehitimme mukautuvuutta ja toimme mukaan toivottuja parannuksia kokoustyökaluihin. Tässä tiivistelmä uusimmista Agendium-kehitysjutuista.

Aleksi Pulkkanen

Co-Founder and COO of Agendium Ltd
Agendium News
Lisätty kategoriaan
Lue kirjoitus