.png)
Yhteenveto uudistuksista
Kokoukset ovat tärkeä työtapa, kun arvokasta tietoa pitää saada jaettua ja päätöksiä tehtyä. Agendiumissa kokoukset ovat yksi työtapa (esimerkiksi viestiketjujen, projektien ja tehtävien jaon ohella), jolla asioita saadaan yhdessä hoidettua eteenpäin.
Uudistimme nyt kokouspuolta etenkin kokousjärjestäjän näkökulmasta. Prosessi on nyt selkeämmin jaettu kolmeen eri osaan, alkaen kokouskutsusta ja päättyen pöytäkirjan lähettämiseen. Järjestäjän on helpompi viedä kokous läpi pala palalta, ja osallistujakin pysyy helpommin kärryillä siitä, missä mennään.
Toimme samalla kokouspuolelle myös varsinaisia uusia ominaisuuksia. Näistä jokainen on esitelty erikseen tarkemmin kirjoituksen lopussa.
Entistä selkeämpi kokousprosessi järjestäjälle
1. Valitse osallistujat ja lähetä kutsu
Määriteltyään perustiedot (nimi, paikka, aika, jne.) kokousjärjestäjän seuraava tehtävä on valita osallistujat ja lähettää kutsu kokoukseen, jotta merkintä saadaan jokaisen osallistujan kalenteriin mahdollisimman varhain.
2. Kokoa tai lataa esityslista
Kutsun lähettämisen jälkeen on esityslistan vuoro. Voit ladata joko valmiin tiedoston, tai koota esityslistan suoraan Agendiumissa, jolloin saat hyödynnettyä kuhunkin kokousasiaan kohdistettuja liitteitä, tehtäviä sekä kokousdokumenttien ketterää online-muokkausta.
3. Kokoa tai lataa pöytäkirja
Saman päätöksen voit tehdä erikseen pöytäkirjalle - lataa joko valmis muistio tai luo pöytäkirja lennossa online-muokkaimella. Kukin vaihe näyttää varoitusikonin ja viestin, jos sen toimenpiteitä ei ole vielä hoidettu loppuun (kuvassa pöytäkirja lähettämättä).
4. Keskustele kokoukseen liittyen valmistelusta tai toteutuksesta
Kokous vaatii usein joko valmistelevaa tai päätöksiä seuraavaa keskustelua. Nyt kokouskeskusteluille on selkeä oma paikka, jossa esimerkiksi kokousajasta, esityslistan sisällöstä tai pöytäkirjaan liitettyjen tehtävien toteuttamisesta voidaan viestiä.
Muut uudet kokousominaisuudet
Liitteiden järjestäminen
Mikäli kokoukseen liittyy iso kasa erilaisia liitetiedostoja, niiden järjestykseen kannattaa panostaa. Oikea liite löytyy osallistujallekin helpommin. Voit nyt järjestää liitteet kuvan esittämään tapaan.
Tehokkaampi osallistujien hallinta
On hyvä tapa lähettää kokouskutsut hyvissä ajoin. Tällöin ryhmän kokoonpano saattaa kuitenkin muuttua vielä ennen kokousta.
Agendiumin osallistujahallintaa on nyt kehitetty, joten voit lisätä ja poistaa osallistujia missä tahansa vaiheessa kokousprosessia.
Huomautukset muutoksista
Mielestämme hyvä kokoustyökalu huolehtii, että jokainen vaihe kokoukseen liittyen tulee hoidettua. Agendiumissa näet nyt varoitusikonin ja selkeän ohjeviestin, kunnes jokainen kokouksen vaihe on hoidettu asiallisesti loppuun asti. Jos esimerkiksi kokouskutsua ei ole lähetetty kokousajan muuttamisen jälkeen, näet varoituksen sekä otsikkorivillä että kokouskutsu-välilehdellä.
Tehtävät kokousasioittain (yleistä ei enää ole)
Jos tärkeä osa kokoustamistanne on myös seurata tehtyjen päätösten toteuttamista, kannattaa käyttää kokousasioihin liitettäviä tehtäviä hyödyksi. Nämä tulostetaan pöytäkirjaan ja vastuuhenkilö saa sähköpostimuistutuksia tehtävän toteuttamisesta. Näin päätökset kulkevat käytäntöön asti.
Valitse muoto erikseen sekä esityslistalle että pöytäkirjalle
Agendiumissa esityslistan ja pöytäkirjan voi koota joko online-muokkaimella (suosituksemme) tai valmiina tiedostoina. Nyt tämän asian voi lisäksi päättää erikseen kummassakin vaiheessa, eli voitte halutessanne koota online-esityslistan, mutta koota tärkeimmät päätökset lyhyeen tekstimuistioon, jonka lataatte Agendiumiin kokouksen jälkeen.
Palautetta? Ideoita?
Jos uudistukset herättävät ajatuksia, kuulemme ne erittäin mielellään! Voit laittaa sähköpostia osoitteeseen tiimi@agendium.com, kommentoida sosiaalisessa mediassa (suorat linkit sivun alapalkissa) tai ottaa suoraan yhteyttä tekijöihimme.
