.png)
Projektinhallinta valtaa kokoajan enemmän sijaa ihmisten ja organisaatioiden ajattelussa. Samalla aletaan jo osittain puhua enemmän työn hallinnasta kuin pelkistä projekteista, koska projektinhallinnan hyvät prinsiipit ovat yleensä hyödynnettävissä kaikenlaisessa yhteistyössä.
Vuosi 2016 oli hyvä vuosi projektityölle. Muutamia isoja askeleita mainitakseni presidentti Obama laillisti projektinhallinnan, kysyntä projektinhallinnan ammattilaisille jatkoi kasvua yli 10% vuosivauhtia ja kuitenkin edelleen noin puolet projekteista ei valmistu aikataulussa tai budjetissa. Haastavana projektityö siis edelleen pysyy - tai ainakin haastavampana, kuin osataan aikatauluja ja budjetteja suunniteltaessa arvella.
Projektinhallinnan trendeihin kannattaa kiinnittää huomiota, jos haluat pysyä mukana ketterän ja modernin työnteon kehityksessä. Seuraavat vuodet eivät varmasti kehityksessä kalpene vuodelle 2016. Tässä tärkeimmät 10 projektinhallinnan trendiä, joista jokainen voi hakea ideoita ja tukea omaan työskentelyynsä ja projekteihinsa.
1. Agile (ketterä projektinhallinta) laajentaa vaikutustaan
Perinteisessä projektinhallinnassa projektia lähestytään jonona tehtäviä, jota edetään järjestyksessä ja vaiheesta seuraavaan (esim. suunnittelu -> design) edetään vasta edellisen valmistuttua. Agile viittaa projektityöhön, jossa työtä tehdään pienissä toistuvissa jaksoissa, joihin kerätään joka kerta mukaan kiireisimmät työt. Agilessa tavoitteena on tarjota projektitiimille paremmat työkalut vastata muutoksiin ja suunnitelmiin liittyvään epävarmuuteen, kun työ tehtään pienissä osissa sekä toistuvalla työmallilla ja projektin suunnan tarkastelu on rakennettu sisälle toimintatapoihin.
Agilea on pitkään pidetty lähinnä ohjelmistokehityksen projektimenetelmänä, mutta nykyään näkyy yhä enemmän ja enemmän merkkejä sen hyvien käytäntöjen leviämisestä muillekin aloille. Esimerkiksi "Agile marketing manifesto" on jo syntynyt, myyntitiimit käyttävät Kanban-tauluja ja Scrumista on saatu hyötyjä finanssipuolen yrityksissä. Näitä uutisia kuuluu jatkuvasti lisää, ja ensi vuoden jälkeen voimme varmasti listata esimerkkejä Agilen hyödyntämisestä monilla muillakin toimialoilla.
Agilen käyttö vaatii ajatustavan muutosta - pois tarkasta ennakkosuunnittelusta ketterämpään kokeiluun. Fiksut organisaatiot pyrkivät auttamaan työntekijöitään tekemään tämän ajatuskäännöksen, jossa voidaan jättää vanhat "aina on tehty näin" -ajatusmallit ja miettiä, miten nykypäivänä asioita kannattaisi tehdä.
2. Tunneäly korostuu projektipäällikön taitovaatimuksissa
Aikanaan projektipäällikön työssä saattoi riittää oppikirjojen pänttääminen ja tietämys projektien teknisestä toteutuksesta, mutta nykyään työ on yhä enemmän muutoksen johtamista, joka vaatii pehmeämpiä taitoja ja onnistunutta viestintää. Taidot kuten konfliktien ratkaisu, diplomaattisuus, kuunteleminen, tiimihengen rakentaminen ja kulttuurillinen ymmärrys nousevat entistä enemmän esiin, kun iso osa projekteista tehdään yhä monikulttuurisemmilla tiimeillä ja yhä turbulentimmassa toimintaympäristössä.
Moni projektipäällikkö on taustaltaan melko tekninen osaaja, joten pehmeitä taitoja ei välttämättä luonnostaan löydy kaikilta. Kysyntä pehmeitä taitoja osaavalle projektipäällikölle tulee nousemaan. Meille teknisesti koulutetuille voi joskus tuntua kaukaiselta, että pieni ele, sana tai nyökkäys voi luoda joko paljon mielipahaa tai antaa todella positiivisen kokemuksen tiimiläiselle.
Lukuvinkki teemasta
Anthony Mersino: Emotional Intelligence for Project Managers (Huom.! Löytyy Blinkist-sovelluksesta 15min koosteena.)
3. Työkäytännöt tukemaan remote-first työskentelyä
On organisaatioita, jotka olettavat kaikkien ihmisten olevan toimistolla ysistä viiteen (office-centered). Sitten on niitä, joiden toiminta jotakuinkin tukee työskentelyä ajasta ja paikasta riippumatta (remote-friendly). Yhä enenevissä määrin on niitä, joiden toimintatavat on tietoisesti suunniteltu ensisijaisesti työskentelyyn mistä ja milloin tahansa (remote-first).
Projektityössä tiimi kerätään teeman ympärille usein yli organsiaatiorajojen. Nykyään on jo melko todennäköistä, että tiimiin lipsahtaa monia, jotka ovat tottuneet työskentelemään milloin mistäkin (paikasta tai aikavyöhykkeeltä). Samalla projektityöskentely muuttuu astetta haastavammaksi, kun koko tiimi ei helposti voi katsella samaa Kanban-taulua tai vaihtaa lennosta mielipiteitä konttorilla.
Etenkin projektitiimin työkäytäntöjen kannattaa siis olla suunniteltu niin, että osallistujat voivat olla työn ääressä missä ja milloin vaan. Esimerkiksi tarkka vastuunjako, sopivat palaveriajat, projektipäällikön "tapaamisajat" sekä tiimihengen järjestelmällinen rakentaminen korostuvat, kun jokapäiväistä tapaamis- ja keskustelupaikkaa ei olekaan.
4. Työkalut tukemaan remote-first työskentelyä
Etätyöskentely on isoilta osin myös työkaluasia. Käytännöt ja ymmärrys etätyön tukemisesta antavat pohjan, mutta ilman hyvin työhön soveltuvaa digiteknologiaa ei monesti päästä kovinkaan pitkälle.
Olemme päivä päivältä enemmän liikkeessä ja työskentelemme mobiilisti, joten tarve projektinhallintatyökaluille kasvaa. Virtuaalinen tiimi tarvitsee hyvän työkalun etenkin viestintään, vastuiden jakamiseen sekä töiden etenemisestä raportointiin. Tiimin päätettävissä on, pyritäänkö löytämään yksi projektityökalu joka hoitaa kaiken, vai jaetaanko esimerkiksi viestintää ja työnhallintaa eri digityökaluihin.
Fiksuista työkaluista kaikki tiedot ovat aina kaikkien saavutettavissa ja säilyttävät asiayhteyden oikeaan projektinosaan tai tehtävään, joten excelit ja sähköpostit eivät tähän kategoriaan kuulu. Työkalut eivät myöskään nykyään voi toimia puutteellisesti, kun käyttäjä vaihtaa käyttämäänsä mobiililaitetta.
5. Käyttäjäystävällisyys + vaativa projektinhallinta = Riittävän hyvä projekityökalu
Projektinhallintatyökalujen markkina on mielenkiintoisessa tilanteessa. Kevyeen yhteistyöhön on mukava käyttää yleisiä "kollaboraatiotyökaluja", jotka sattuvat olemaan organisaatiossa jo käytössä. Näitä voivat esimerkiksi olla Slack ja Yammer (viestintään) tai Excel ja Trello (kevyeen suunnitteluun). Nämä työkalut eivät tarjoa tukea kovempaan projektinhallintaan, kuten vaikkapa resurssisuunnitteluun, budjetin seurantaan tai useiden projektien samanaikaiseen hallintaan. Moni projektityökalu tarjoaa näihin osiin bisneskriittisiä ominaisuuksia, mutta sortuu samalla olemaan turkasen inhottava käyttää.
Projektinhallintatyökalujen on vastattava tähän haasteeseen - oltava tarpeeksi helppokäyttöisiä ja tarjottava tarvittaessa organisaation työn hallinnalle kriittiset hallintaominaisuudet. Turhat nappulat eivät saa olla jokaisen käyttäjän tiellä, vaan työkalujen on mukauduttava eri käyttäjärooleihin. Päällikkö voi haluta resursoida - muut haluavat nähdä omat hommansa ja paiskoa niitä tehdyiksi. Samalla yhdessä asiakasprojekteja tekevässä organisaatiossa korostuu aikataulujen hallintaa, toisessa sisäistä tuotannonkehitystä tekevässä korostuvat kriittisten tehtävien määrittely ja resursointi. Projektinhallinnan ydinominaisuuksien on siis mukauduttava palvelemaan organisaatiokohtaisesti.
6. Yrityksen muutkin osat havahtuvat projektinhallinnan käytäntöjen hyödyntämiseen
"Jokainen on nykyään projektipäällikkö", sanotaan. Tämä kumpuaa siitä, että eri puolilla yrityksiä on alettu yhä enemmän soveltaa tiettyjä toimivia projektinhallinnan prinsiippejä.
Projektinhallinta on paljolti järkevää "työn hallintaa", joka ei lopulta ota kantaa projektin alku- ja loppupäivämääriin. Työskentelemme hyvin usein erilaisissa tiimeissä kovin projektimaisesti ja hyötyisimme paljon projektinhallinnan käytännöistä, vaikka emme sitä aina tiedostakaan.
Vaikkapa myynnissä, markkinoinnissa tai logistiikassa tiimien vetäjät, joita ei erityisesti projektipäälliköiksi kutsuta, ovat alkaneet hyödyntää projektinhallinnallisia oppeja. Tällaisia ovat esimerkiksi "käynnissä olevan työn määrän rajoittaminen", "ketterä sprinttimäinen työskentely" tai "toiminta itseorganisoituvana tiiminä". Näiden avulla mikä tahansa tiimi voi löytää piristystä omaan työskentelyynsä.
7. Nykyajan projektinhallinta on ... yhä monimutkaisempaa
Projektin tekninen toteutus instituuttien ohjeiden (esim. PMBOK® Guide on melkoinen järkäle) mukaisesti on ihan kiva juttu, mutta ei enää nykypäivänä vastaa siihen tarpeeseen, mitä projekti-ihmiseltä halutaan.
Nykymaailma vaatii syvempää ymmärrystä projektin tuottamien tulosten vaikutuksista. On yhä tärkeämpää pystyä valitsemaan esimerkiksi toteutettavat kehitysprojektit oikein, kun alustatalous ja muut nousevat ilmiöt haastavat perinteisiäkin yrityksiä kehittämään tapojaan palvella asiakkaita. Samalla projektien toteutus vaatii yhä monipuolisemman osaajien joukon, kun vaikkapa IoT-projektissa perinteistä rautaa yhdistetään fiksuun pilvipalveluun.
Projektiosaaja, jolla on osaamista projektin teknisen toteuttamisen lisäksi ihmisten käsittelyyn sekä strategisen näkökulman ymmärtämiseen, on organisaatiolle erittäin arvokas tulevaisuudessa.
8. "Mobiili ensin" -lähestyminen on ... yhä yleisempää
Tämä ei ole uusi trendi, mutta tulee jatkamaan kasvuaan. Mobiililaitteiden käyttö tulee jatkamaan kasvuaan myös isojen yritysten työskentelyssä. Usein tämä tarkoittaa sitä, että yritysten ydinprosesseja joudutaan nyt miettimään uusiksi, jotta ne tukisivat mobiilikäyttöä mahdollisimman hyvin.
Projekti-ihmisten varpaille tämä asia tipahtaa, kun he ovat usein niitä henkilöitä, jotka johtavat tätäkin muutosprojektia yrityksissä. Sama tietenkin korostuu myös kaikenlaisissa asiakasprojekteissa. Strategiset käännökset kohti mobiilia tulevat jatkumaan.
9. Projektityö on lähemmin yhteydessä myyntiin ja muihin yrityksen osiin
Ehkä se on osin digityökalujen ansiota, osin ketterämmän projektiajattelun ansiota, mutta projektien käynnistämistä ei enää nykyään nähdä niin isona ja erillisenä ponnistuksena kuin aiemmin. Sen sijaan projektipäälliköitä osallistetaan entistä ketterämmin mukaan suunnitteluun jo ennen koko projektisopimuksen varmistumista - myyntiprosessin loppuvaiheissa.
Projektipäällikön voi olla järkevää osallistua työstämään esimerkiksi mahdollista aikataulua ja resurssisuunnitelmaa, samalla kun asiakas vielä pohtii sopimuksen allekirjoittamista. Näin projektipäällikön tuottamista suunnitelmista saadaan myyntityökalu neuvotteluihin - ja mahdollisia ongelmiakin voidaan huomata ennakkoon. Projektipäälliköltä tullaan siis vaatimaan yhä myynnillisempää ja yrittäjällistä otetta - huolenpitoa myös asiakkaan palvelusta ja asiakkaalle luvatusta, ei ainoastaan projektin toteutusvaiheesta.
10. Organisaatioissa vähemmän hierarkiaa, enemmän näytönpaikkoja
Tulevaisuudessa organisaation johdon rooli tulee olemaan vähemmän top-down johtamisella vaikuttamista. Mikä sitten korostuu? Johdon pitää pystyä löytämään tehokkaasti omassa henkilöstössään piilevät vahvuudet, tarjota mahdollisuuksia ja palkita näiden hyödyntämisestä. Tulevaisuudessa tiimihenki ja kuva terveestä organisaatioista tulee rakentumaan työntekijätason ihmisten - ei johtajien kautta.
Tämän mahdollistamiseksi viisaat johtajat ovat helposti tavoitettavissa ja rohkaisevat työntekijöitä tuomaan heille eriäviä mielipiteitä, ideoita tai työmalliehdotuksia. He pyrkivät optimoimaan näiden aktiivisten ihmisten vahvoja ominaisuuksia niin, että he pystyvät kantamaan kortensa kekoon koko yrityksen innovatiivisuuden ja edistyksellisyyden eteen.
Parhaassa tilanteessa organisaatiossa on henkilöstä täynnä osaamiseltaan ja kulttuuriymmärrykseltään erilaisia ihmisiä, joilta ideat lentelevät toisilleen ja kehittävät tämän yhteispölytyksen kautta yhä paremmiksi. Tätä ei rakenneta hierarkisella ja pelokkaalla rakenteella, vaan matalalla organisaatiolla ja avoimilla ovilla.
