.png)
Kukapa ei haluaisi käyttää aikaansa fiksusti. Hoitaa työtehtävät tehokkaasti, ilman stressiä, samalla jättäen enemmän aikaa kaikkein tärkeimmille asioille.
Ajanhallintaan löytyy kaikenlaisia neuvoja ja kikkoja. Aivomme ovat kuitenkin ihmeellisiä yksilöllisyydessään - teemme töitä (eli prosessoimme, ymmärrämme ja viestimme tietoa) kukin eri tyylillä. Tämän takia olemme myös tuottavimmillamme eri tilanteissa ja erilaisin työtavoin. Meistä jokaisella on oma henkilökohtainen tuottavuustyyppimme; oma tyylimme saada eniten aikaiseksi ja käyttää aikaa fiksuiten. Sen tiedostaminen auttaa meitä olemaan tehokkaita itsellemme sopivin tavoin.
Lisäksi tietyt yleiset neuvot ovat hyödyllisiä riippumatta yksilöllisistä piirteistämme. Aivomme eivät esimerkiksi kenelläkään ole hyvä to-do lista, vaan avoimet asiat on parempi laittaa jonnekin muualle. Lisäksi huomiokykymme kehittäminen on hyödyllistä kaikille, mutta tavat siihen eroavat tehokkuustyypistämme riippuen.
Kuinka sinä saat eniten aikaiseksi? Milloin sinun keskittymisesi harhailee? Kun osaat vastata näihin kysymyksiin, osaat olla tehokas omilla tavoillasi.
Tämän artikkelin on inspiroinut Carson Taten erinomainen teos Work Simply: Embracing the Power of Your Personal Productivity Style.
Miksi kiinnostua ajan käytöstä?
Aikaa ei voi saada takaisin. Aikaa ei voi ostaa lisää. Aika ei taivu tahtoomme, vaan kuluu aina yhtä suoraviivaisesti. Siksi se on niin tärkeää.
En halua sanoa, että jokainen minuutti pitäisi käyttää konemaisen järkevästi. Jokaisen meistä pitää välillä kulutella aikaa vähemmän "kehittävillä" tavoilla. Toisten pitää tehdä tähä useammin kuin toisten. Tämä yksilöllisyys toistuu kaikessa ajan hallintaan ja tehokkuuteen liittyvässä - jokaisen tulee oppia käsittelemään näitä omilla tavoillaan.
Sinun on mahdollista hankkia lisää rahaa. Lisää aikaa et voi hankkia. Mutta kummalle sinulla on tarkempi budjetti?
Suurin ongelma ajanhallinnan vinkeissä
Olemme kaikki yksilöllisiä tavoissamme käsitellä, ymmärtää ja viestiä tietoa. Siksi myös työskentelemme omilla tavoillamme. Joku tykkää selkeästi priorisoidusta tehtävälistasta, toinen ahdistuu heti pitkän listan nähdessään. Yksi tykkää Gantt-kaaviosta, toinen on tehokas Kanban-kartan ääressä. Insinööri murskaa lukuja selkeässä järjestyksessä, luovempi ihminen "antaa inspiraation tulla". Sama pätee ajanhallinnan puolella - oman työskentelytavan tunteminen on avain onnistumiseen.
Paras tapa auttaa itseäsi on tutkia omaa tapaasi tehdä töitä ja opetella käsittelemään tehtäviä ja aikaasi tavalla, joka sopii persoonaasi.
Löydä oma henkilökohtainen tehokkuustyyppisi ja tapasi tehdä töitä
Kaikki lähtee aivoistamme. Jotkin aivot on viritetty loogiseen ajatteluun, toiset järjestyksen luomiseen, kolmannet kokonaisuuden näkemiseen. Tästä johtuu se, että olemme parhaimmillamme erilaisissa tilanteissa.
Priorisoija
Priorisoija on looginen, suoraviivainen ja analyyttinen ajan käyttäjä.
Hän asettaa tärkeimmät tehtävät ensimmäisiksi työlistallaan ja on herkkä tuskastumaan jaarittelusta tai liian pitkällisestä pohdiskelusta, kun listan kärjessä on kiireisiä tehtäviä.
Hän on vahvimmillaan analysoidessaan tietoa ja ratkoessaan monimutkaisia ongelmia.
Suunnittelija
Suunnittelija tykkää järjestellä tietoa listamuotoon ja hoitaa hommat selkeässä järjestyksessä, yksi kerrallaan.
Hän välttää kaikkia yllättäviä viime hetken muutoksia ja ei voi ymmärtää kollegoiden sekoilua kiireisen viime minuutin projektin kanssa.
Suunnittelija on hyvä esimerkiksi luomaan asioille järjestystä ja muodostamaan selkeitä rakenteita projektikokonaisuuksien tai tehtävien välille.
Järjestäjä
Järjestäjä päättää asioista vaistollaan ja tunteillaan.
Hänellä ei ole ongelmaa sanoa asioista ääneen ja hän on usein ensimmäisenä auttamassa muita. Järjestäjä nauttii tiimtyöstä. Hän kysyy usein itseltään "miten tämä päätös saa ihmiset tuntemaan"?
Järjestäjät ovat vahvoja rakentamaan suhteita ja tiimi-ilmapiiriä, vaikuttamaan ihmisiin ja myymään mitä tahansa.
Visualisoija
Visualisoija haluaa katsoa kokonaisuutta.
Hän voi saapua tiukkasävyiseen keskusteluun ja onnistua järjestämään avainasiat uusiksi niin, että jokaisen ongelma ratkeaa. Visualisoija hakee yhteyksiä eri asioiden välillä ja päättää intuitiivisesti.
Visualisoijat ovat hyviä edistämään muutoksia ja uudistumista, keksimään ratkaisuja ja katsomaan kokonaisuutta.
Jos et heti tunnista itseäsi jostain tyypistä, voit löytää omasi kysymällä itseltäsi esimerkiksi seuraavat kysymykset:
Kuinka ajatuksesi harhailevat?
Esimerkiksi visualisoija hairahtaa takertumaan yksityiskohtiin, kun taas priorisoija jämähtää kiinni ensimmäiseen tavoitteeseen, vaikka välillä pitäisi keskittyä muuhunkin.
Kuinka keskittymiskykysi palautuu?
Toisia auttaa fyysinen kuntoilu ja yksinolo, toisia pelin pelaaminen, kolmansia ihmisten seura ja sosialisointi. Löytääksesi sinulle parhaan tapasi tehdä töitä, opi tuntemaan sinun keskittymiskykyäsi parhaiten auttavat asiat ja käytä niitä hyväksi!
Mistä tykkäät puhua eniten, kun töitä suunnitellaan?
Priorisoija korostaa kysymystä "mitä", suunnitteluja "miten", järjestelijä "kuka" ja visualisoija "miksi"?
Kuinka prosessoit tietoa?
Prosessoimme tietoa pääosin alitajuntaisesti, mutta eri tehokkuustyypit noudattavat tiettyjä linjoja. Priorisoijan täytyy kiinnittää tärkeään avoimeen asiaan kaikki huomionsa. Hän ei pysty saamaan ideoita lempeän rupattelun lomassa silloin, kun tärkeitä asioita on auki. Tiukasti lineaarinen asioiden toteuttaminen sopii suunnittelijalle, mutta voi ahdistaa visualisoijaa, joka tykkää keräillä tietoa hiljalleen eri lähteistä ja antaa "inspiraation tulla".
Älä siis ota vastaan kaikkia ajanhallinnan vinkkejä, koska ne voivat olla erilaisen ihmisen suunnittelemia. Olet oma itsesi ja sinulla on oma tyylisi olla tehokas. Tutki tuntemuksiasi ja löydä sitä kautta työtavat sekä oikeat työkalut, jotka auttavat sinua saamaan mahdollisimman paljon aikaiseksi.
P.s. Tässä vielä testi, jolla löydät varmasti oman tehokkuustyyppisi.
Kaksi ajanhallinnan vinkkiä, jotka sopivat jokaiselle tehokkuustyypille
Opettele käyttämään listoja hyödyksi - nykyajan työelämä vaatii sitä
Nykyään iso osa työstämme tehdään joustavissa tiimeissä projektimaisesti. Voit olla samaan aikaan mukana monessa erilaisessa hankkeessa, jossa tarvitaan erityisosaamistasi. Näiden lisäksi meistä jokaisella on hoidettavana kasa erilaisia jatkuvampia työyhteyksiä sekä tietenkin koti- ja harrastusasioita. Aivoillemme tämä tarkoittaa, että niiden huomiota vaatii samanaikaisesti yhä useampi erilainen asia, etenkin kun mukaan lisätään.
Tehtävälistat auttavat sinua siinä, että erilaiset ideat ja hoitamattomat asiat eivät ui päähäsi huonolla hetkellä. Näin nimittäin käy, mikäli et ole tietoisesti laittanut asioita listalle. Tällainen harhailumoodi on sisäänrakennettu piirre aivoissamme, ja sen takia aivomme ovat itsessään surkea to-do lista. Ajatus soittaa ystävällesi hyppää usein mieleen kun olet vaikkapa suihkussa, et puhelimen äärellä. Ajatus harrastuksiin liittyen hyppää mieleen työpalaverissa ja vie mieltäsi pois sen hetkisestä tärkeästä asiasta.
Saatat ajatella nyt, että "ohnan minulla jo to-do lista". Mutta toimiiko se? Auttaako listasi käyttämään kaikki työpäiväsi minuutit tehokkaasti oikeiden asioiden aikaansaamiseen? Voitko vilkaista listaa lyhyenä hetkenä kokoustesi välillä ja saada valittua hyödyllisen, sopivankokoisen tehtävän? Ymmärrätkö listasta, mitkä ovat tärkeimmät isommat projektisi, joita sinun pitäisi pääosa työpäivistäsi pystyä edistämään?
Master task list tarkoittaa henkilökohtaista päätehtävälistaa. Sen toimintaidea on, että laitat kaikki tavoitteidesi eteen tarvittavat asiat listalle. Tätä listaa käytät sitten päivittäistä, viikottaista tai kuukausittaista ajankäyttöäsi suunnittelemaan - mikä taso tuntuukin sinulle toimivalta.
Kun saat listan kasaan, sinun tulisi jaotella asit projektitekoihin ja seuraaviin tehtäviin. Projektiteot kestävät päiviä tai viikkoja ja jakautuvat useisiin pienempiin hommiin. Seuraavat tehtävät taas ovat lyhyitä juttuja, jotka voit pukea alkamaan action-verbillä (esim. Soita Pekalle tai Hio puhetta). Päälistalle laitetaan myös tarkoituksella hyvin erityylisiä asioita (sosiaalisia, ammatillisia, jne.). Tämä antaa sinulle mahdollisuuden toimia harkitusti kaiken tekemäsi suhteen ja käyttää aikaa järkevästi.
Master task listin tavoite on kaksiosainen. Saat vapautettua aivosi avoimien asioiden säilömisestä ja muistelemisesta arvokkaampaan työhön, ja luot itsellesi työkalun, jonka avulla näet nopeasti mitä milloinkin kannattaa tehdä.
Harjoittele kiinnittämään huomiota... huomion kiinnittämiseen
Mihin asiaan kiinnität huomiosi milloinkin? Sillä on todella iso merkitys tuottavuuteesi ja onnellisuuteesi.
Huomiota on kahdenlaista. Tahatonta huomiotamme ohjaavat mm. selvitymysviettimme ja dopamiini. Aiemmin olimme hereillä reagoimaan petojen hyökkäyksiin, nykyään säpsähtelemme tekstareista, twiiteistä tai tykkäyksistä. Dopamiini taas saa meidät janoamaan lisää tietoa. Jos olet harhautunut jonkin tehtävän parista useiden Wikipedia-klikkausten looppiin ahmien tietoa jostain kiinnostavasta teemasta, voit sysätä syyn dopamiinin niskoille (jos se selitys jotain auttaa).
Tahallinen huomiomme tarkoittaa kykyämme valita mihin milloinkin keskitymme. Huomiomme on erittäin voimakas työkalu. Ymmärrämme, opimme uutta ja nautimme asioista, joihin keskitämme huomiotamme. Eikö ole kummallista, että käytämme tätä voimakasta työkaluamme yleensä antaen huomiomme vaellella ilman hallintaa milloin mihinkin kiinnostavaan asiaan?
Jokainen meistä voi keskittyä joka päivä vain rajalliseen määrään asioita. Mitä paremmin kuhunkin tekemääsi tehtävään keskityt, sitä paremmin onnistut. Jos siis esimerkiksi haalit päivittäiselle työlistallesi liikaa asioita, olet tuomittu epäonnistumaan, kun et millään voi antaa tarpeeksi huomiotasi jokaiselle tehtävälle.
Huomion käsittely on oleellista meille kaikille, olitpa visualisoija, suunnittelija tai järjestelijä. Huomiomme käyttämistä haastaa sekin, että lähes kolmasosa työtunneistamme menee hukkaan erilaisten keskeytysten yms. takia - ja näin oli sitä paitsi jo vuonna 2005 todetussa tutkimuksessa (ennen somea ja älypuhelimia). Oletko pystynyt tämän kirjoituksen lukemaan läpi vilkaisematta kertaakaan puhelintasi, sähköpostia tai Facebookia? :) Erilaisiin häiriötekijöihin kuluu paljon aikaa ja rahaa.
No mitä voi tehdä kehittääksesi huomiontikykyäsi? Tässä kolme nopeaa vinkkiä:
Harjoita huomion kiinnittämiskykyäsi. Tämä kuulostaa ilmiselvältä, mutta miten herkästi oikeasti huomaat, millä hetkellä ajatuksesi alkavat harhailla? Mistä harhailusi johtuu tai mikä sen laukaisee? Jotain ihmistä voi häiritä avotoimistossa ihmisten liike, kun toiset osaavat blokata sen helposti pois. Kun pidät tarkasti silmällä, mitkä asiat saavat keskittymisesi pois päällä olevasta tehtävästä, voit oppia myös välttämään niitä.
Älä anna digivempeleiden häiritä liikaa. Älypuhelimiin on niin helppo ja kiva lisäillä eri sovelluksia. Tulemme harvoin ajatelleeksi, että samalla lisäämme väistämättä notifikaatioiden, blingahdusten ja vinkahdusten määrä, jotka voivat saada huomiomme pois sieltä, missä sen pitäisi olla. Mieti ainakin, mitä sovelluksia oikeasti tarvitset päivittäisellä tasolla ja mitkä ovat erityisen haitallisia keskittymisellesi. Sinun pitää tehdä päätös itsesi kanssa - tietyt ajat ovat työhön keskittymistä varten, toisina voit ryntäillä dopamiinihakuisesti tiedon perässä.
Seuraa energiatasojasi ja niiden hallintaa. Väsyneenä, nälkäisenä tai janoisena voi olla vaikea pitää keskittymistä kasassa, koska kehomme kaipaa jotain paljon primitiivisempää tyydykettä. Tämäkin kuitenkin vaihtelee ihmisestä toiseen suuresti, joten yleisiä neuvoja on vaikea antaa, mutta oman itsensä seuraamisesta on aina hyötyä.
Kaikki nämä kolme asiaa ovat tiukasti linkittyneitä. Kello 15:15. Alla kiireinen lounas, vatsassa kasvava nälkä, keskittyminen harhautuu, Facebook aukeaa, yhtäkkiä kello on käynyt vartin eteenpäin ja olet jo hieman myöhässä 15:30 alkaneesta puhelinpalaverista. Huomaat kyllä, milloin olet keskittynyt ja milloin ajatuksesi harhailee. Ja niin huomaavat kollegasikin.
Näiden vinkkien kautta voit löytää työtapoja, jotka sopivat tyylillesi käsitellä tietoa sekä tyylillesi keskittyä. Saat aina eniten aikaiseksi, kun nämä kaksi tyyliä toimivat synkassa.
Tiivistelmä
Olemme tehokkaita erilaisissa tilanteissa ja erilaisin työkaluin. Kannattaa opetella tuntemaan tiedon käsittelijänä, jotta voit oppia käyttämään aikaasi mahdollisimman tehokkaasti. Oletko visualisoija vai priorisoija?
Nykyajan hektinen työelämä vaatii meitä laittamaan asioita myös jonnekin muualle kuin mieleemme. Muuten kuormitamme aivoja turhaan avoimilla asioilla, jotka hyppäävät mieleemme juuri huonoimmilla hetkillä.
Omaa huomiokykyä voi kehittää, kun siihen kiinnittää huomiota. Onnistut ja kehityt niissä asioissa, joihin kiinnität huomiota. Näiden kolmen asian kautta opit tuntemaan itseäsi työntekijänä ja ajan käyttäjänä - ja saat enemmän aikaiseksi.
Grafiikoista kiitokset freepik.com
