.png)
Yhä useampi meistä tekee suorittavan työn sijaan tiedon käsittelyä ja tuottamista vaativaa tietotyötä. Minä analysoin työkseni tietoa, tuotan kirjoituksia, koulutan, suunnittelen... Työlläni ei ole niin selkeää ja tarkkaa sisältöä kuin muurarilla tai sairaanhoitajalla, vaan prioriteetit ja työn sisältö vaihtelevat päivästä toiseen. Suureen osaan työtehtävistäni tarvitsen osallistumista myös kollegoiltani. Työni tapahtuu paljolti liikkeessä ja vähintäänkin paikasta riippumatta. Tämän vuoksi minut on helppo kutsua mukaan samanaikaisesti useisiin projekteihin.
Tietotyöläisen työ on aikahaasteiltaan vaihtelevaa - osa asioista on jatkuvaa pakollisen hoidettavan virtaa, osa asiakkaalle luvattuja asioita, osa tärkeitä kehitysasioita. Näiden välillä pitäisi löytää järkevä tasapaino. Tekemättömiä asioita on yleensä loputon lista, joten tärkeimmät pitäisi pystyä laittamaan listan kärkeen. Työnsuunnittelua monimutkaistavat deadlinet, jotka saattavat liittyä joko enemmän tai vähemmän tärkeisiin asioihin. Nykyään myös keskeytykset ovat väistämättömiä - olemme erilaisten sovellusten kautta aina tavoitettavissa, suosimme avoimia toimistoja ja ketterää yhteispeliä. Emme voi sitoutua hoitamaan 7,5h edestä työtehtäviä päivittäin.
Miten hallita omaa työtä niin, että saa tärkeitä asioita valmiiksi tasaiseen tahtiin? Tämä on tuottavuutta. Maksimivauhtinen työskentely tai täysi kalenteri eivät ole tuottavuutta.
Järkevä töiden aikatauluttaminen on ongelma alasta toiseen ja alaisesta johtajaan - kalenterimme täyttyy ei-tärkeistä asioista, jos meillä ei ole tahtoa ja työkaluja taistella sitä vastaan. Tiedämmekö esimerkiksi, onko meillä ensi viikolla lisää tilaa tärkeille hommille?
Nämä ovat esimerkkejä työnhallinnan haasteista, joihin vastaaminen jää nykyään liian monessa organisaatiossa yksilön vastuulle. Olemme työnhallinnassa vielä amatöörejä, koska koko tietotyö sekä nykyajan projektimainen ja ketterä työskentely eivät ole olleet normeja vielä pitkään. Organisaatiot ovat havahtumassa asiaan, koska fiksu työnhallinta on heille tapa edistää tuottavuutta sekä henkilöstönsä hyvinvointia. Tulevaisuudessa tietotyöläisten määrä kasvaa ja työn monimuotoisuus ei tule vähenemään - meidän on opittava hallinnoimaan monipuolisia työlistojamme fiksummin.
Mitä työnhallinta sisältää?
Jokainen meistä haluaa olla tuottava. Iso määrä keskeneräistä työtä ja tunne saamattomuudesta aiheuttavat stressiä ja ahdistusta. Tieto tärkeiden tehtävien tekemisestä ja tehtävien valmistuminen taas rentouttavat sekä tuottavat hyvää oloa. Ja ihan vaan noin yleisesti, on kiva saada asioita aikaiseksi. Useimmille ihmisille haasteena tuottavuudelle ovat esimerkiksi tärkeiden asioiden tunnistaminen ja kuinka perustella "Ei":n sanominen muille tyrkytettäville töille.
Tuottavuudesta haluaa huolehtia myös yritys. Tietotyöläisen parempi ajankäyttö tuo enemmän voittoja samaan tapaan kuin tehokkaampi kone tehtaalla. Asia ei kuitenkaan ole näin yksinkertainen. Menestyvä yritys myös pitää työntekijöistään hyvää huolta. Työntekijöiden hyvinvointia syntyy aikaansaavasta työstä, jossa he saavuttavat asioita, jaksavat hyvin ja ovat sopivasti kuormitettuja.
Tuottavuus on laaja käsite, johon sisältyvät esimerkiksi oikeat työkalut, selkeät prioriteetit sekä järkevä ajankäyttö. Tässä kirjoituksessa asiaa katsotaan työnhallinnan näkökulmasta, joka tutkii esimerkiksi tapoja parempaan työnkulkujen ja työkuormien hallintaan - ja sitä kautta parempia tuloksia.
Työnhallinta on verrattain uusi termi, etenkin digityökalujen parissa. Sen synty kumpuaa ihmisten työn monipuolistumisesta ja muuttumisesta yhä haastavammaksi tietotyöksi. Malta hetki, niin kerron hieman tarkemmin.
Aiemmin projekti oli se tietotyöhaaste, johon havahduttiin. Projekti on kertaluontoinen, suunnittelua ja usein tiimityötä vaativa työponnistus. Projektin alkaessa kaivettiin digityökalut esiin, alettiin luomaan aikatauluja ja tekemään suunnitelmia, jotta hommat saataisiin maaliin sovitun mukaisesti. Projektien ulkopuolella tehtiin "perusduunia", joka saattoi olla paljolti melko yksinäistä toistuvaa puurtamista, joka ei suuremmin hallinnointia ja työkaluja vaatinut.
Nykyään työ muuttuu yhä monipuolisemmaksi. Suuressa osassa työtehtävistämme tarvitsemme kollegoiden apua, hyödymme suunnnittelusta ja teemme (huomaamattamme tai ajatuksella) ajankäytön hallintaa. Voimme olla samaan aikaan mukana monessa eri projektissa, joita tehtään joustavasti eri tiimeissä sekä kovan budjetti- ja aikataulupaineen alla. Nykyään tarvitsemme fiksuja työtapoja- ja työkaluja kaiken työmme, emme ainoastaan projektityön, tueksi.
Projektinhallinta vs. työnhallinta
Projektinhallinnalla tarkoitetaan erilaisten taitojen, työkalujen ja tekniikoiden fiksua käyttämistä projektitehtävien toteuttamiseen, jotta projekti täyttää sille asetetut vaatimukset mahdollisimman hyvin. Projektinhallinta on ollut olemassa kauan ja erilaisia hyviä ideoita, menetelmiä ja työkaluja on kehittynyt paljon.
Iso osa nykyajan työstä on hyvin projektimaista, muttei täytä kaikkia projektityön tunnusmerkkejä. Työ voi olla esimerkiksi jatkuvampaa tai isoilta osin toistuvaa, kun projekteilla on selkeä alku ja loppu ja ne ovat aina ainutlaatuisia. Usein projektityön hyvistä prinsiipeistä ja samantyylisistä työkaluista kuitenkin hyödyttäisiin!
Tämän kehityksen kautta on alettu puhua työnhallinnasta. Työnhallinnassa töitä käsitellään projektinhallintaa laajemmalla näkökulmalla ja jätetään sukellus syvimpään projektinhallintatieteeseen tekemättä. Töitä käsitellään yksilön, tiimin tai organisaation näkökulmasta, ei nimenomaisesti projektin näkökulmasta.
Työnhallinnan pääasioita ovat yksilön tai tiimin työnkulkujen, työajan sekä työkuorman hallinta. Tämä voi liittyä projektitöihin tai jatkuviin töihin - ja yleensä molempiin. Työnhallinnassa projektinhallinnan ydinajatuksia siis viedään projektinhallintafokuksen ulkopuolelle. Lisäksi työnhallinnan ajatustapa on projektinhallintaa mukautuvampi. Jossain työssä aikataulu on oleellinen, toisessa ei. Joskus tarkkaa budjetointia tarvitaan, joskus ei. Työnhallinnan digityökalut mukautuvat kunkinlaisen työn tarpeisiin, kun projektinhallinta pitää esimerkiksi budjettia ja aikataulua itsestään selvyyksinä jokaiselle projektille.
Liian usein työnhallinnan asioissa jäädään ilman sovittuja työmalleja ja organisaation tukea. Projektityöhön voi olla fiksut työkalut, mutta muita työtehtäviään joku hallinnoi inboxissaan, joku pitää omaa to-do listaa, joku asettelee post-it lappuja näytön reunaan, ja niin edelleen.
Kolme tuottavan työn avainkysymystä, ja kuinka löytää niihin vastaukset
Organisaationäkökulmasta tuottavuus on hyvin monipuolinen asia. Motivoitunut organisaatio tuottaa parempia tuloksia. Sopivat työkalut saavuttavat ajansäästöjä. Henkilöstön osaamiseen panostaminen on tärkeää. Luottamuksellinen ilmapiiri ruokkii onnistumisia. Ja niin edelleen.
Kun asiaa katsotaan työn hallinnan näkökulmasta, on yllättävää huomata, kuinka yksinkertaisilta kuulostaviin asioihin on lopulta haastavaa vastata. Osaatko heti sanoa esimerkiksi, montako deadlinea sinulla tulee vastaan tällä viikolla? Jos osaat, tiedätkö paljonko olet varannut työaikaasi näiden tehtävien tekemiseksi? Jos tiedät, tiedätkö myös paljonko kollegasi, joilta tarvitset apua, ovat varanneet aikaa ja milloin? Jos tilanne on selkeä nyt, miltä näyttää vaikka kahden viikon päästä? Ja vastaatko pomolle mutu-tuntuman vai tiedon pohjalta, kun hän kysyy "voisitko tämän hoitaa ennen ensi maanantaita"?
Monilla organisaatioilla on haasteita vastata näihin kysymyksiin, koska tieto töistä on milloin missäkin ja suuri osa töiden hallinnoinnista jää tekijöiden omalle vastuulle. Tämä tarkoittaa, että vaikkapa esimiehellä ei ole tarkempaa läpinäkyvyyttä alaisten työkuormituksiin, joka voi johtaa monenlaisiin ongelmiin. Turhan iso osa työtehtävistä pyritään hoitamaan "siinä sivussa", jolloin voidaan kiinnittää liikaa huomiota vähemmän tärkeisiin tehtäviin ja kokonaisuudessaan hoitaa työkuormaa tehottomasti. Myöskään digityökalut eivät aina ole pysyneet mukana nykyajan työelämän kehityksessä, vaan paljon etenkin asiantuntijatyöstä elää edelleen sähköposteissa, exceleissä ja muissa irrallisissa työkaluissa.
Tässä luvussa on esitelty tarkemmin kolme yleistä työnhallinnan haastetta, joihin monelta organisaatiolta kuluu paljon rahaa, vaikka ne olisivat ratkaistavissa fiksujen digityökalujen avustuksella.
1. Onko meillä nyt sopivasti / liikaa / liian vähän töitä? Entä kuukauden päästä?
Jokainen tuttavasi todennäköisesti kertoo olevansa melko kiireinen töissään. Kiireisestä on tullut uusi normaali. Olet tärkeä, kun olet kiireinen.
Mutta kuinka moni oikeasti kiinnittää tähän asiaan paljon huomiota? Yleensä kiireen tunne tulee loputtomasta sähköpostien listasta inboxissa tai loputtomasta omasta tehtävälistasta. Nämä tulevat olemaan loputtomia ikuisesti, mutta kuinka paljon työtä sinulta vaaditaan tärkeiden, aikatauluun sidottujen tehtävien edistämiseksi tällä viikolla? 20, 40 vai 60 tunnin edestä?
Hallinnoimme työtehtäviämme usein liian leväperäisesti. Hyvän tehtävien hallinnan avainasioita ovat mm. hyvä tehtäväkuvaus, selkeä vastuunjako, tehtävän arvioitu koko, tavoiteaikataulu, toteutuksen aikataulutus sekä lopulta toteuttaminen. Jos vaan delegoimme tehtäviä eteenpäin ilman kunnon tietoja, ei työstä voi millään tulla tuottavaa. Tuottavuus ei ole pelkkää tehtävien toteuttamista hiki hatussa - se on tärkeiden tehtävien saamista valmiiksi säännöllisesti.
Miksi tämä on ongelma?
Työkuormista olisi oltava kärryillä monenlaisia tilanteita varten. Millainen toteutusaikataulu asiakkaan projektille voidaan luvata? Ehtisikö joku tämän tämän kiireisen asiakaspyynnön tällä viikolla hoitamaan? Nämä ovat usein hyvinkin rahanarvoisia asioita.
Digityökaluissa on usein aukko tehtävien suunnittelun ja varsinaisen toteuttamisen välillä. Projektinhallintatyökaluissa tehtäville voidaan kyllä suunnitella tarkat toteutusajat, mutta suunnitelma voi jäädä irraliseksi tiedostokseen eikä välttämättä perustu millään tavalla toteuttavien henkilöiden työkuormiin. Tehtäville annetaan deadline ja vastuuhenkilö, ja sen jälkeen toivotaan. Projektipäällikkö ei ikinä saa tietoa siitä, onko tekijä "oikeasti" aikatauluttanut tehtävälle tilaa kalenteristaan, ja jos on niin minkä verran. Töiden varsinainen aikatauluttaminen jää tekijöiden itsensä luovuuden varaan, eikä tämän takia myöskään tekijöiden kuormitusta pystytä seuraamaan.
Mitä apua fiksu digityökalu voi tarjota?
Fiksu työnhallinnan digityökalu vie tehtävienhallintaa pidemmälle - etenkin niiden toteutuspuolelta. Töitä ei vain kirjoiteta otsikkotasolla ja potkaista jonkin vastuulle, vaan (tärkeydestä riippuen) myös budjetoidaan työaikaa, aikataulutetaan työtä ja seurataan etenemistä. Tämän ei tarvitse tehdä työskentelystä kankeaa, mutta näiden tietojen avulla sekä tekijä että organisaatio ymmärtävät, mihin aika ihan oikeasti menee ja miten kuormittuneita nyt (tai hetken kuluttua) ollaan.
Sopiva työkuorma on avain mm. organisaation hyvään toimitusvarmuuteen että työntekijöiden hyvinvointiin. Siksi sen hallinta on niin tärkeää.
2. Miten jokainen tekijä tietää, mitä tehdä seuraavaksi?
Nykyajan työelämässä työskentelemme joustavissa tiimeissä. Oikeat osaajat kerätään ketterästi yhteen kunkin teeman ympärille. Tämä johtaa siihen, että olemme samanaikaisesti mukana useissa erilaisissa työkokonaisuuksissa ja vieläpä eri ihmisten kanssa.
Tämä on haaste työnhallinnalle. Miten jokainen tekijämme tietää, mikä on hänelle milloin tärkeintä, kun kaikki ovat monissa erilaisissa hankkeissa mukana samanaikaisesti? Ihmisen kuuluessa useaan tiimiin ja samanaikaisesti useiden eri projektipäälliköiden palvelukseen, tämä asia on kaukana yksinkertaisesta. Samalla hämärtyy käsitys siitä, mihin kunkin osaajan työaika oikeasti kuluu. Ja miten varmistetaan, ettei prioriteetteja tarvitse arpoa ja kysellä, vaan jokainen osaa aina aikatauluttaa työpäivänsä mahdollisimman fiksusti?
Miksi tämä on ongelma?
Tuottavuus ei ole päätöntä hurjavauhtista tehtävien valmiiksi paiskomista. Jotta kalliit ammattilaisemme voisivat olla tuottavia, heidän tulee tietää, mikä on milloinkin tärkeintä työtä.
Eri projektien välillä asioita on vaikea laittaa prioriteettijärjestykseen, joten tässä tarvitaan päätöksiä ja seuraamista työkuorman jakautumisesta. Jokaisen projektin alla tehtävien kylläkin tulisi olla yksiselitteisen selkeässä prioriteettijärjestyksessä. Jos tekijä joutuu joka kerta arpomaan omaa seuraavaa tehtävää, hypätessään projektista toiseen, aikaa kuluu varmasti hukkaan.
Lisäksi yrityksen näkökulmasta on tärkeää pystyä seuraamaan, mikä projekti kuormittaa kutakin tekijää ja kuinka paljon. Muuten on vaikeaa tietää, mitä tekeminen on kannattavaa.
Mitä apua fiksu digityökalu voi tarjota?
Selkeiden prioriteettien takia oleellista olisi, että työtä pystytään tuomaan mahdollisimman paljon yhteen. Harva työkalu pystyy yhdistämään jatkuvampaa tiimin kehitystyötä, projekteja ja vaikkapa henkilökohtaista tehtävälistaasi. Jos tehtävät ovat levällään milloin missäkin systeemissä, miten työajan jakautumista voidaan seurata ja kehittää?
Fiksu digityökalu voi auttaa sinua näkemään erilaiset työsi selkeästi priorisoiduissa laareissaan. Se voi auttaa sinua käsittämään, mihin tehtäviin aikaasi kuluu eniten, ja mitä olet ehkä laiminlyönyt. Samalla käsität selvästi, milloin olet ylikuormittunut jo valmiiksi, ja milloin voit haalia vielä lisää hommia. Työkalujen avulla voit myös parhaassa tapauksessa muodostaa itsellesi jopa viikkoaikataulun, jossa tehtävät on järjestelty omien mieltymystesi mukaan.
3. Ovatko kunkin hankkeen avaintyötehtävät hoidossa? Ihan oikeasti?
Yleensä meistä jokaisella on loputon tehtävälista tekemättömiä asioita ja ideoita. Näistä asioista osa on kriittisen tärkeitä, osa on tarkasti aikatauluun sidottuja ja loput ovat hyviä juttuja, jotka saatetaan joskus sopivan ajan tullen tehdä.
Yleinen tapa käsitellä työtehtäviä on määritellä tehtävälle vastuuhenkilö ja määräpäivä. Sitten vetäydytään kädet ristissä toivomaan, että "ammattilainen hoitaa hommansa" ja tehtävä myös etenee noiden speksien mukaisesti. Valitettavasti tässä jää auki todella monta asiaa. Kuinka paljon tehtävään on budjetoitu työaikaa? Kuinka paljon vastuuhenkilö on tehtävään varannut aikaa? Onko vastuuhenkilöllä vapaata työaikaa hoitaa tehtävä ennen deadlinea? Milloin hän aikoo oikeasti tehtävää tehdä?
Jos näihin kysymyksiin ei tiedetä vastauksia, meillä ei oikeasti ole mitään käsitystä siitä, pystytäänkö tehtävä hoitamaan suunnitelman mukaisesti. Olemme toivon varassa.
Miksi tämä on ongelma?
Toivonvarainen tehtäväsuunnittelu voi johtaa siihen, että perjantaina havahdutaan seuraavan viikon ylikuormituksiin, jota sitten hoidetaan joko siirtelemällä deadlineja tai tekemällä normaalia pidempiä päiviä. Tämä tarkoittaa myöhästymisiä projekteihin, ylikuormitusta työntekijöille ja epävarmuutta kaikkiin lupauksiin muutenkin.
Useissa digityökaluissa suunnitelma saadaan kyllä näyttämään hyvälle, mutta se ei pohjaudu todellisuuteen. Työkalujen tulisi erottaa suunniteltu työ ja varsinaisesti aikataulutettu työ toisistaan, jotta suunnitelmalla on todellisuuspohjaa.
Mitä apua fiksu digityökalu voi tarjota?
Järjestelmällisesti käytetty työnhallinnan työkalu mahdollistaa sen, että tietyn teeman työt ovat yhdessä paikassa. Näin meillä voi olla esimerkiksi viikottainen kapasiteetti - paljonko kukin työntekijä voi näihin tehtäviin aikaa käyttää. Kun tämän jälkeen tehtävien suunnittelussa ei tyydytä pelkkään "otsikko & määräpäivä" -tasoon, vaan arvioidaan myös toteutusaikataulua ja kestoa, saadaan erilaiset työt rehdisti kilpailemaan tekijän ajasta.
Hyvässä projektityökalussa suunnitelmista voi erottaa, mitkä työt ovat projektipäällikön suunnittelemaa aikataulua, mihin varsinainen tehtävän tekijä on jo itselleen toteutusaikaa varannut. Jälkimmäisessä tilanteessa ollaan huomattavasti varmemmalla pohjalla suunnitelman pitävyyden kanssa.
Yhteenveto
Työnhallinta nykyajan monipuolisessa ja tempoilevassa asiantuntijatyössä on yhä vaikeampaa. Terve tavoite on pyrkiä löytäämään tärkeät asiat useiden teemojen välillä ja aikatauluttaa ne niin, että tehtäviä valmistuu tasaiseen tahtiin, jota henkilö pystyy ylläpitämään pitkäjänteisesti. Tämä olisi hyvä myös tehdä läpinäkyvästi, jotta yhteistyö muiden kanssa on mahdollista ja koko organisaatio pystyy toimimaan paremmin synkassa. Tämä vaatii hieman lisää vaivaa, mutta maksaa itsensä takaisin terveempänä työkuormituksena, vähempänä stressinä ja tuottavampana työnä.
Tehokas työnhallinta on niin haastava asia, ettei sitä voida jättää yksilön harteille. Organisaatio tarvitsee selkeät pelisäännöt ja fiksut työkalut, jotta se voi mahdollistaa arvokkaille henkilöilleen tuottavan työn tekemisen. Tässä artikkelissa esitellyt kolme kysymystä ovat hyviä testejä kullekin organisaatiolle. Jos näihin pn perustellut vastaukset, ollaan hyvällä tiellä.
Yrityksemme on rakentanut viimeiset puoli vuotta Worklist-työkalua (http://workli.st), joka on jo nyt hyvä työkalu tehtävien ja projektien hallintaan, mutta tulee kokoajan paremmaksi näissä työnhallinnan teemoissa. Ota mielellään minuun yhteyttä, jos haluat kuulla lisää Worklististä, tai muuten vaan keskustella tarkemmin.
Yhteinen asiamme on tehdä suomalaisesta työstä parempaa - me osaamme tehdä sitä digityökalujen, sinä jonkin muun tärkeän asian kautta.
