.png)
Digikehittämisestä puhutaan nykyään paljon. Niin paljon, että kokemukseni mukaan sana "digitalisaatio" on ehtinyt ajautua jo monen henkilökohtaiselle sensuurilistallekin. Ei anneta tämän hämätä, vaan vältetään hype-sanoja ja keskitytään itse teemaan, joka on hyvin tärkeä.
Digitaaliset teknologiat tarjoavat jokaiselle organisaatiolle mahdollisuuksia miettiä toimintatapojaan uusiksi, jotta esimerkiksi säästetään aikaa tai luodaan jotain täysin uutta. Nykyään teknologia alkaa olla fiksulla tasolla, ja monet organisaatiot tekevät päätöksiä digikehityksen nostamisesta toiminnan ytimeen. Myös järjestölle on tarjolla monenlaisia kumppaneita sekä erilaisia työkaluja. Mutta mistä ja miten aloittaa, jotta päästäisiin ketterästi alkuun ja kuitenkin panostettaisiin merkittäviin asioihin?
Työryhmätyöskentelystä nykyaikaista Agendiumilla
Olemme yhtiökumppanini Ismon kanssa molemmat toimineet vuosia järjestökentässä ja päässeet auttamaan satoja järjestöjä erilaisin digityökaluin. Tämä on jättänyt jälkeensä voimakkaan arvostuksen järjestöjen tekemää arvokasta työtä kohtaan sekä kourallisen ymmärrystä myös järjestötoiminnasta.
Järjestön voima on aina jäsenistössä, jota on diginäkökulmasta totuttu esimerkiksi palvelemaan jäsenrekisterein ja houkuttelemaan verkkopalveluin. Aivan järjestön toiminnan ytimessä on myös työryhmätyöskentely, jota tehdään esimerkiksi hallituksissa, jaostoissa ja toimikunnissa keskusliittotasolta paikallistasolle, usein vieläpä organisaatiorajat ylittävissä ryhmissä. Toiminnan tyypistä riippuen voidaan puhua myös valiokunnista, kehittämisryhmistä tai asiantuntijaryhmistä (ja niin edelleen), mutta toimintatavat ovat hyvin toistuvia.
"...aivan järjestön toiminnan ytimessä on työryhmätyöskentely, jota tehdään esimerkiksi hallituksissa, jaostoissa ja toimikunnissa keskusliittotasolta paikallistasolle..."
Työryhmissä toimii järjestön aktiivisimpia jäseniä, joten niissä on työn vaikuttavuuden kannalta erittäin suuri potentiaali. Niiden koordinoinnissa on kuitenkin haasteensa, sillä organisaatiorajat ylittävissä työryhmissä perinteiset sisäiset digityökalut eivät toimi eikä työryhmätyöskentelyyn suunniteltuja digityökaluja ole ollut tarjolla. Tässä kirjoituksessa kerromme, kuinka kehittämämme Agendium-alusta voi auttaa luomaan tehokasta työryhmätyöskentelyä.
Turvalliset työtilat organisaatiorajat ylittäville ryhmille
Työryhmien ideana on kerätä yhteen paras mahdollinen tiimi työstämään tiettyä teemaa eteenpäin. Usein päädytään rakenteisiin, joissa tuodaan ihmisiä yhteen useilta eri organisaatiotasoilta tai täysin eri organisaatioista.
Tämä on haaste työryhmän vetäjille, koska sisäisiä digityökaluja ei ole suunniteltu tukemaan tällaista rakennetta. Työryhmän jäseniltä ei voida vaatia samanlaisten laitteiden käyttöä tai samaa osaamistasoa. Sisäisillä työkaluilla on vaikeaa saada aktivoitua ja hallinnoitua hajanaista työryhmää.
Agendium tarjoaa työryhmän työskentelylle turvallisen kodin, joka on aina kaikkien jäsenten saavutettavissa. Olemme huomioineet työryhmäkäytön piirteet mm. laiteriippumattomuudella, kirjautumisratkaisuissa (kirjautuminen suoritetaan kertakäyttösalasanoin, jotta salasanojen lähettelyä ei tarvita) sekä sähköposti-integraatioon panostamisella, jonka avulla jäsen pysyy kärryillä halutessaan myös pelkän sähköpostin välityksellä.
Työryhmän vetäjä saa tehotyökalut eivätkä ryhmän digikäytännöt ole jokaisen osallistujan hyväksynnän takana.
Ajansäästöä kokousvalmistelijoille
Iso osa työryhmien toiminnasta perustuu edelleen kokousten kautta tapahtuvaan tiedonjako- ja päätöksentekotyöhön. Optimitilanteessa ryhmä toimii ketterästi kokoushuoneen ulkopuolellakin, ja kokouksia käytetään tehokkaasti asioihin, jotka vaativat koko ryhmän osallistumista.
Kokoustyön tehokas pyörittäminen on ryhmän vetäjälle haaste. Kokousprosessi ajan valinnasta, kutsujen ja dokumentoinnin kautta toimenpiteisiin on vaativaa tietotyötä, jossa pienilläkin parannuksilla voidaan saada isoja vaikutuksia paremman päätöksenteon tai arvokkaan säästyvän kokousajan muodossa.
Agendium tukee kokousvalmistelijaa sujuvoittamalla koko prosessia kutsuista allekirjoituksiin.
Työtä tukevaa kokousdokumentointia
Työryhmän tulosten kannalta oleellista on, kuinka hyvin valmistautuneina jäsenet saapuvat kokouksiin, ja tuottavatko kokouksissa tehdyt päätökset tehokasta työtä myös kokousten välillä. Nykyaikaisen teknologian avulla kokousdokumentit eivät enää ole passivisia word-dokumentteja ja kasa sähköpostin liitteita, vaan ryhmän vetäjän aktiivisia työkaluja koko toiminnan ohjaamise.
Työryhmän onnistumisen kannalta oleellista on, kuinka valmiina jäsenet saapuvat kokouksiin, ja tuottavatko kokouksissa tehdyt päätökset tehokasta työtä myös kokousten välillä.
Älykäs kokousdokumentti on yhtenäinen kokonaisuus, jossa listataan kokousasiat ja kuhunkin asiaan liittyvät liitetiedostot ja tehtävät. Valmistelijan on helppo lähettää dokumentti, muokata sitä kommenttien pohjalta ja tarjota työryhmälle aina pääsy ajantasaiseen versioon. Osallistujien on puolestaan helppoa ymmärtää kokouksen sisältö yhdestä dokumentista ja valmistella itsensä päätöksentekoon.
Agendiumilla luot nykyaikaiset agendat ja pöytäkirjat, rohkaiset työryhmää hyvään valmistautumiseen ja kytket kokoukset työryhmän jatkuvaan työskentelyyn.
Eloa työryhmiin myös kokousten välillä
Kokoukset ovat oikea työtapa silloin, kun koko työryhmän osallistumista esimerkiksi päätöksentekoon tarvitaan. Parhaimmillaan työryhmä kuitenkin toimii ketterästi ja järjestelmällisesti yhteen myös kokousten välillä. Ilman asiaan suunniteltua työmallia tällainen asialähtöinen yhteistyö sekä tehtävien jakaminen hajanaisella työryhmällä on haastavaa.
Agendium auttaa kokoustyön ja jatkuvan yhteistyön linkittämistä toisiinsa. Kokoukset voivat tuottaa työryhmän jäsenille tehtäviä, joiden toteutumista seurataan yhteisessä työtilassa. Samoin työryhmän pöydälle voidaan nostaa laajempia asiakokonaisuuksia, joita työryhmä on päättänyt edistää. Näiden osalta voidaan jakaa vastuita, päättää prioriteeteista, ja asettaa määräpäiviä. Kaikkeen yhteistyöhön voi tietenkin liittyä keskustelua ja materiaalien jakamista.
Agendium tarjoaa työryhmälle valmiin ja toimivaksi todetun työmallin, jonka avulla työstä saadaan luotua jatkuvaa ja järjestelmällistä.
Haluatteko keskustella tarkemmin?
Kerromme mielellään lisää siitä, kuinka kaltaisemme järjestöt ovat kehittäneet toimintaansa Agendiumin avulla. Olisi hienoa myös kuulla kokemuksianne digikehityksestä laajemmin.
Kiinnostuessanne ottakaa yhteyttä tai varatkaa aika vartin Agendium-esittelyyn.
Menestystä syksyn ja koko ensi vuoden toimintaan!
