Case Bilderi Oy: Projektityöskentelyn digitalisointi hajanaisella projektitiimillä

Aiemmissa luvuissa on käsitelty projektitiimejä, jotka ovat verrattain tiivistä porukkaa. Asiakas on välillä ollut mukana, mutta muuten pääosa tekijöistä on tullut oman talon sisältä ja ollut enemmän tai vähemmän tuttuja.

Tämä luku kertoo projektityön digitalisoinnista hajanaisemmalla projektitiimillä, joka on oikeammin sanottuna projektitiimin, ohjausryhmän, kumppaneiden, alihankkijoiden, asiakkaiden ja muiden sidosryhmien muodostama hankeverkosto. Moni osapuoli haluaa pysyä tietoisena projektin etenemisestä, aikatauluista ja muutoksista. Projektipäällikön työ on korostuvasti viestintää, riskien hallintaa, hyvän dokumentoinnin varmistamista sekä sidosryhmien hallintaa.

Lyhyt tarina Bilderi Oy:sta

Bilderi Oy on rakentamisen asiantuntija. Heiltä asiakas saa rakennusprojektin toiveidensa mukaan - alusta loppuun. Bilderi käyttää itse omaa kumppaniverkostoaan hoitamaan tiettyjä osia projekteista, mutta hoitaa itse kaiken kommunikoinnin asiakkaalle päin. Kaikki toimivat Bilderin väreissä ja kaikesta projektiin liittyvästä Bilderi myös vastaa. Yhden luukun periaate, nääs.

Projektien sisältö ja aikataulu nuijitaan lukkoon projektin alkumetreillä, jonka jälkeen toteutuksen on mentävä suunnitelmien mukaan, rakennettiinpa teollisuushallia tai toimistotiloja. Viestintäsuunnitelmassa sovitaan tarkasti tiedotuksesta etenkin asiakkaalle päin. Bilderi on aina ollut ylpeä korkeasta laadustaan sekä asiakaslähtöisyydestään. Tietenkin projektipäällikön harteilla on tiedotus myös kumppanien, viranomaisten ja oman johdon suuntaan.

Bilderi Oy:n projekteissa korostuu viestintä sekä tarkka työjaon hallinta eri osapuolten välillä

Bilderi Oy on on luonut projektityöhönsä mallin, jossa projektin rakenne jakautuu useisiin toistensa kanssa limittäin eteneviin osaprojekteihin. Osaprojektit ovat sen verran omia kokonaisuuksiaan, että ne esimerkiksi ansaitsevat omat "määrittely-", "suunnittelu-" ja "toteutus-" osansa sekä osaprojektin omistajan, joka kontrolloi tämän osaprojektin budjettia, aikataulua ja ositusta. Projekti- tai hankepäällikkö operoi ylätasolla ja vastaa pääosin viestinnästä, vastuunjaosta sekä eri osaprojektien omistajien auttamisesta.

Bilderi Oy:n projekteissa töiden kirjaaminen ja kattava dokumentointi korostuvat entisestään, kun talon sisäinen hankepäällikkö ei pysty millään olemaan tietoinen tehtävätasolle asti koko projektin etenemisestä. Hankepäällikön vastuulla on sen sijaan sitouttaa osaprojektien omistajat dokumentointikäytäntöihin, joilta homma periytyy jokaiselle osallistujalle.

Vinkki no 1: Luo viestintäsuunnitelma ja noudata sitä

Bilderillä ei huolita liikaa siitä, onko heidän viestintäsuunnitelmansa maailman paras, mutta sellainen pitää jokaisella hankkeella olla. Kaikille sidosryhmille ja esimerkiksi osaprojektien omistajille kerrotaan avoimesti, miten usein projektin etenemisestä tiedotetaan, mitä kanavia pitkin, mitä päätöksiä osaprojekteissa voidaan tehdä ilman Bilderiä, miten osaprojektien omistajat saavat ohjausryhmältä mielipiteen, miten usein pidetään status-palavereja, ja niin edelleen.

Ja mikä tärkeintä, viestintäsuunnitelmasta pidetään kiinni. Jos projektia vetävä taho ei itse noudata suunnitelmaa, siltä putoaa pohja pois.

Vinkki no 2: Määrittele projektin osat ja niiden vastuuhenkilöt mahdollisimman pian

Bilderin projektit ovat laajoja, joten projektin osat ovat osaprojekteja, ja niillä on omat omistajansa ja tiiminsä. Lisäksi jokaisella osaprojektilla on omat tavoitteet, budjetti ja aikataulu. Kun osaprojektit valmistuvat suunnitelmien mukaan, koko projektin tavoitteet täyttyvät.

Bilderille tätä projektijaottelun mallia hiotaan jatkuvasti. Se on tärkeä päätös, ja hyvin tehty jaottelu helpottaa hahmottamistasi projektipäällikkönä sekä osallistujien ymmärrystä projektikokonaisuudesta.

Vinkki no 3: Käytä viestintään nykyaikaisia keinoja

Näitä eivät ole kokoukset ja sähköpostit.

Bilderi Oy tietää, että meistä lähes jokainen kokee istuvansa liikaa turhissa palavereissa. Palavereja varataan ainoastaan, kun ne ovat pakollisia. Ja tietenkin paikalle kutsutaan vain pakolliset osallistujat. Bilderin projektikokouksilla on lisäksi selkeät määräajat, niitä pidetään mahdollisuuksien mukaan nettikokouksina ja osallistujilta vaaditaan hyvää valmistautumista, jotta paikalle- ja alkuunpääsy ei vie aikaa.

Lisäksi moderniin tyyliinsä Bilderi tietenkin rakentaa viestintää mahdollisimman paljon projektityökalun varaan, jotta ihmiset eivät joudu miettimään asiayhteyksiä ja löytämään tärkeitä asioita ainoastaan sähköpostinsa seasta. Sähköpostiä käytetään projektin toteutuksesta kauempana oleville sidosryhmille, mutta silloinkin harkiten.

Näin Bilderi Oy:n projektityön ydinkohtia tuetaan digityökaluin

1. Kukin osapuoli kutsutaan mukaan oikean tason osallistujana

Isompiin hankkeisiin kertyy välttämättä todella paljon tehtäviä, osakokonaisuuksia ja riippuvuuksia. Näissä laajoissa hankkeissa liiallinen näkyvyys kaikkeen mahdolliseen tietoon voi sekoittaa monen osallistujan pasmoja. Bilderi Oy:lle on tärkeää, että osallistujat kutsutaan harkiten mukaan vain heille oleellisiin osaprojekteihin. Osallistujat voivat myös osallistua pelkästään arkityökalujensa (sähköposti + kalenteri) kautta, joiden avulla he ovat kokoajan klikkauksen päässä heille relevanteista tehtävistä.

Tämä tarve rajoittaa näkyvyyksiä ei lähde Bilderin kohdalla niinkään tarpeesta salailla asioita, vaan halusta pitää osallistuminen projektiin mahdollisimman selkeänä. Monesti Bilderi saa kumppaneiltaan kiitosta juuri tästä asiasta.

2. Helppo sähköpostitiedotus ulkoisille sidosryhmille

Ison hankkeen viestintäinto on helppo tappaa sillä, että kuormittaa kaikkia osallistujia kaikkiin projektiosiin liittyvällä tiedolla. Tämä lisää enemmänkin tietotulvaa ja hämmennystä. 

Bilderi ei halua kuormittaa pienessä, mutta tärkeässä, roolissa olevia kumppaneitaan yleisellä projektitiedotuksella, vaan heille viestitään ainoastaan heidän vastuulla olevien tehtävien kautta. Kumppanit näkevät nämä tehtävät suoraan kalenterissaan ja pääsevät lisätietoihin käsiksi helposti kalenterimerkinnän kautta.

Tärkeille sidosryhmille, kuten asiakkailla ja tarvittaessa viranomaisille, halutaan tehdä koko projektitason sähköpostitiedotusta. Nämä viestit lähetetään projektitasolta tarvittaville henkilöille, mutta niitä ei turhaan tuupata koko hanketiimille. Raportit kyllä löytyvät projektityökalun kautta, jos joku niitä myöhemmin tarvitsee.

3. Selkeä tehtäväkohtainen tiedotus ja tuntiraportointi hanketiimille

Laajassa projektiorganisaatiossa tiedon hallinta on haaste, mutta oikea ratkaisu ei ole pakottaa kaikki käyttämään samoja tehovimpaimia, jotka projektipäälliköllä ovat käytössään. Kun osaprojekteihin on merkitty oikeat omistajat sekä jokaiseen tehtävään oikea vastuuhenkilö ja seuraajat, jokaisen tehtävän tiedonjakoon on oikea kanava. Näin tiimi voi käydä keskustelunsa projektityökalun kautta, jolloin ei olla sähköpostin varassa. Notifikaatiot kommenteista toki saadaan tarvittaessa myös sähköpostiin.

Bilderi Oy tarjoaa kumppaneilleen myös helpon tavan raportoida projektiin tekemistään tunneista, kun heille kohdistetut tehtävät ilmestyvät näkymään suoraan heidän kalentereihinsa. Kalenterimerkinnän kautta jokainen pääsee suoraan tänään käynnissä olevaan tehtäväänsä, johon tunnit kirjataan. Näin tieto liikkuu, projektipäällikkö saa tehotyökalut käyttöönsä, mutta muut näkevät taas vain tarpeellisen.

4. Oman henkilökunnan tarkastukset alitehtävinä avaintehtävissä

Bilderi pyrkii projekteissaan tunnistamaan avaintehtäviä, joissa heidän oman työntekijän on tarpeellista käydä paikanpäällä tekemässä asianomaiset tarkastukset. Nämä ovat myös kohtia, joissa projekti etenee seuraaviin vaiheisiin vasta tarkastusten jälkeen. Tämä on Bilderi Oy:n tapa hallita projektien riskejä ja soveltaa tollgate-ajattelua. Projektimallit on hiottu vuosien varrella ja samalla on syntynyt ymmärrys näiden kriittisten avaintehtävien tunnistamiseen.

‍

KIITOS!

Parhaiden tapojen löytäminen omaan projektityöhön on pitkä oppimispolku. Projekteja on kaikkialla - työpaikalla, kotona ja päässäsi ideoina. Kun panostat projektityön osaamiseesi, teet palveluksen itsellesi monella tavalla. Aina löytyy seuraava käynnistettävä projekti, seuraava hoidettava tehtävä, seuraava tutkittava idea. Hoida projektit mallikkaasti ja luot lisää hienoja asioita elämääsi.

Toivomme todella, että löysit tästä e-kirjasta uusia ideoita projektityöhösi ja digityökalujen hyödyntämiseen!

Yksi asia vielä! Haluamme ehdottomasti kuulla, mitä olit tästä kirjasta mieltä. Jos viitsit antaa mitä tahansa palautetta, laukaise sähköposti osoitteeseen tiimi@agendium.com.

~ Aleksi ja koko Agendium-tiimi

‍

Krediitit e-kirjan grafiikoista: Freepik.com, pääkuvat sivustolta Unsplash.com.

‍

Lisää suositeltua sisältöä

Workli.st - Paras mahdollinen digityökalu projekteihin

Projektipäällikön vinkkikirja - Ilmainen e-kirja, jossa 50+ ammattilaisten ohjetta projekteissa onnistumiseen

Kirjoituksiamme projektityöstä - Agendium-blogin uusinta sisältöä