Agile, Waterfall, Kanban ja muut: 6 yleistä menetelmää projektityöhön - ja miksi sinun kannattaa valita omasi?

Useimmat meistä ovat olleet kerran tai useammin mukana projektissa, jossa kaikki meni pieleen. Alusta asti eteenpäin suunnistettiin ilman karttaa lähinnä tahdon voimalla, kunnes sekin loppui, työt tyssäsivät ja asiakkaalta alkoi pinna palaa...

Projektit ovat monimutkaisia kokonaisuuksia ja tällaiseen tilanteeseen on lopulta yllättävän helppoa ajautua. Projekti tarkoittaa haastavaa, kertaluontoista ja tiimityönä tehtävää ponnistusta, joten se on selkeästi jokapäiväistä puurtamista vaikeampi juttu. Onneksi projekteja on tehty lähes aikojen alusta lähtien, joten jokaisen meistä ei enää tarvitse virheiden tai kuukausien puntaroinnin kautta rakentaa omaa projektityön toimintatapaamme nollasta, vaan on syntynyt erilaiseen työhön soveltuvia, hyväksi todettuja projektinhallintamenetelmiä.

Projektinhallintamenetelmät ovat eräänlaisia toimintakarttoja - ne antavat tiimillesi ohjeita siitä, miten työskennellä oikein ja onnistuneen projektin aikaansaamiseksi. Jotkin menetelmät tarjoavat hyvinkin tarkkoja sääntöjä ja toimintaohjeita jokapäiväisen työn rytmittämiseen, toiset antavat enemmänkin suuntaviivoja ja muutamia hyväksi todettuja prinsiippejä.

Miksi kiinnostua eri menetelmistä projektityöhön?

Erilaisia menetelmiä on paljon ja usein niissä toistuvat samat lähestymistavat. Menetelmiä on vaikeaa laittaa absoluuttiseen paremmuusjärjestykseen, mutta jokaisessa on omat prinsiippinsä ja ne soveltuvat tietynlaiseen työhön toisia menetelmiä paremmin. Yleensä projektit ovat sen verran haastavia kokonaisuuksia, että ilman menetelmiä hosuva "annetaan palaa" -tekeminen ei ainakaan johda parhaisiin tuloksiin.

Olitpa kokenut tai aloitteleva projektipäällikkö, teet itsellesi ison palveluksen ymmärtämällä erilaisia projektimenetelmiä ja perusideoita niiden taustalla. Saatatpa tietämykselläsi hurmata myös kollegoitasi tai pomoa. Ja etenkin osaat valita fiksusti tai jopa yhdistellä eri menetelmistä työnne kannalta parhaan projektimallin, joka auttaa teitä onnistumaan useammissa projekteissa. Kannattaa siis jatkaa lukemista.

Miksi projektinhallintamenetelmää tarvitaan?

Projektinhallinta on tieteenalana vielä verrattain uusi. Projektinhallinnan isänä pidetään Henry Ganttia, joka kehitteli Gantt-kaaviot yhtenä ensimmäisistä työkaluista projektinhallintaan 1900-luvun alussa. Tätä ennen projektipäällikköjä ei ollut, vaan luontainen valinta projektia ohjaamaan oli luova nero koko rakennuksen, koneen tai minkä tahansa suunnitelman taustalta.

1950-luvulla alettiin aktivoitua projektinhallintatekniikoiden käyttöön ja nyttemmin ala on valtavassa kasvussa. Nykyään yksi neljäsosa maailman (jep, koko maailman) bruttokansantuotteesta käytetään erilaiseen projektityöhön ja vuosien 2010-2020 aikana uusia projektinhallintarooleja maailmaan syntyy n. 15,7 miljoonaa. (Lähde: PM Fact Book)

97% organisaatioista arvioi, että projektinhallinnallinen osaaminen on tärkeää heidän menestymisensä kannalta (Lähde: PricewaterhouseCoopers). Silti moni kertoo, ettei heillä tietoisesti ole käytössä mitään menetelmää projektityöhönsä. Ilman menetelmää projektityö, jota sisältyy lähes jokaisen ihmisen työhön (89% osallistuu vähintään ajoittain projekteihin - Lähde: Wrike.com) jätetään maalaisjärjen sekä sattumalta mukaan tarttuneiden projektinhallintataitojen tai vuosia vanhojen luentomuistojen varaan. Vuosikymmenten varrella koulittujen projektinhallintamenetelmien tuomaa hyvien toimintatapojen yhdistelmää ei ole, vaan menestymisen kannalta tärkeä osa-alue on mutu-tuntuman varassa. Mainitaan nyt vielä lisäksi, että toimintaa on vaikea kehittää ja ihmisiä hankala kouluttaa, mikäli organisaatio ei ole valinnut heille sopivaa projektinhallintamenetelmää.

Miten valita itselle sopivin projektinhallintamenetelmä?

Tiettyjen kriteerien avulla pystyt haarukoimaan, mitkä projektihallintamenetelmät soveltuvat projektisi piirteisiin parhaiten. Alempana on kuvattu kuusi yleistä menetelmää, niiden soveltumisalueita sekä hyviä ja huonoja puolia. Ennen kuin luet kuvauksia, pohdi hetki omaa organisaatiotasi ainakin seuraavien kriteerien näkökulmasta:

- Organisaatiosi ydinarvot
- Projektisi tärkeimmät bisnestavoitteet
- Projektisi tärkeimmät rajoitteet (aika, resurssit, laatu)
- Sidosryhmät
- Riskit
- Monimutkaisuus
- Projektin koko

Todella järeä rakennusprojekti voi olla erittäin monimutkainen, hankalasti muutettava kesken projektin ja sisältää suuria riskejä. Se voi hyötyä PRINCE2-menetelmän laajasta dokumentaatiosta, kun pienempi projekti voi hukkua tämän dokumenttimäärän jalkoihin. Tarkasti aikatauluun sidottua asiakasprojektia voi olla järkevää hallita kriittisen polun menetelmällä, kun taas ennemminkin resurssien riittävyydestä riippuva sisäinen kehitysprojekti voi edetä paremmin kriittisen ketjun projektinhallinnalla. SCRUM voi sopia tiiviisti yhdessä tekevällä tiimille ja prosessiperäinen projektinhallinta vahvasti arvo-ohjatulle organisaatiolle.

Menetelmissä on siis pienempiä ja isompia eroja, vaikka jokaisella voit onnistua. Sinun kannattaa tehdä päätös oman tilanteesi pohjalta ja aina etenkin rajoitteita, aikataulua sekä muuta tiimiäsi pohtien. Nämä lähtökohdat muistaen olet valmis perehtymään tämän kirjoituksen avulla kuuteen erilaiseen ja yleiseen projektinhallintamenetelmään!

Esittelyssä kuusi yleistä menetelmää projektityöhön

Vesiputousmalli (Waterfall)

Perusidea
Vesiputouksessa vesi virtaa ylhäältä alaspäin, eikä lähde sekoilemaan mihinkään matkallaan. Sama pätee vesiputousprojekteissa. Tavoitteet ja aikataulu ovat selvästi määritellyt alusta alkaen ja tiimi työskentelee tehtävien parissa selkeässä järjestyksessä.

Toimii, kun...
Työhön ei sisälly suuresti epävarmuutta ja projekti pystytään määrittelemään tarkasti ennalta. Muutoksia tehdään suunnitelmiin kesken projektin ainoastaan kun ne ovat täysin välttämättömiä. Vesiputousmallin voidaan sanoa soveltuvan paremmin suureen kertaluontoiseen ohjelmistoprojektiin, jossa tarkka ennakkosuunnittelu on välttämätöntä, kun taas jatkuvammassa kehitystyössä voidaan suosia ketterämpiä menetelmiä.

Hyvää
- Tuottaa ennalta tarkat aikataulu- ja budjettiarviot koko projektille
- Antaa hyvät valmiudet arvioida projektin kannattavuutta ja resurssien riittävyyttä

Huonoa  
- Suunnitelma pitää osata tehdä ennalta
- Muutoksia on kankeaa tuoda mukaan projektin aikana
- Riskit pystyttävä ennakoimaan tarkasti, jotta suunnitelmat pitävät

Ketterä projektityö (Agile)

Perusidea
Agilessa koko projektia ei yritetäkään suunnitella ennakkoon, vaan matkan varrella syntyviin muutoksiin varaudutaan jo työmallilla. Tiimi ei etene työssään lineaarisesti vaiheesta toiseen katsomatta koskaan taakseen, vaan kiertää samaa silmukkaa suunnittelusta toteutukseen ja arviointiin kerta toisensa jälkeen ikään kuin miniprojekteina varsinaisen projektin sisällä. Näin projektin suuntaa voidaan aistia ja tarkistaa aina uutta kierrosta aloittaessa. Avainasemassa on tiivis ja jatkuva yhteistyö sekä tiimillä että tärkeimpien sidosryhmien kanssa, jotta projektin onnistumisen kannalta pystytään jatkuvasti tekemään oikeita päätöksiä.

Toimii, kun...
Hinkuuko teillä johto tai asiakas tiiviisti mukaan osallistumaan projektityöhön? Ketterät menetelmät voivat auttaa tiimiänne pysymään järjissä tarjoamalla työmallin, jossa näiden sidosryhmien osallistumiselle on mietitty selkeät tavat, ja projekti voi ottaa sisäänsä ketterästi muutoksia käynnissä ollessaan. Agile toimii hyvin pienempiin ja luovuutta vaativiin projekteihin, joissa on tiukka kehitysrytmi ja toteutustapa saa muuttua projektin aikana.

Hyvää
- Tiimi voi viisastua enemmän projektin varrella
- Tarjoaa paremmat mahdollisuudet luovuuteen ja lopputuloksen muokkaamiseen

Huonoa
- Vaatii tiiviin sitoutumisen sidosryhmiltä, joiden on oltava tiimin käytettävissä parhaiden tulosten saavuttamiseksi
- Aikataulun ja budjettien määrittäminen ei niin tarkkaa ennalta

‍

Hyvä tietää

Agilesta on monia sovelluksia, jotka menevät paljon tarkempaan työmallin määrittelyyn, kuten Scrum ja Extreme Programming.

‍

Kriittisen polun menetelmä (CPM, Critical Path Method)

Perusidea
Projektin ei tarvitse olla erityisen suuri ja monimutkainen, että siihen kuuluvat  tehtävät muodostavat jo melkoisen monimutkaisen verkon toisistaan riippuvia osasia. Kriittisen polun menetelmä pyrkii yksinkertaistamaan tämän tehtävähässäkän käsittelyä löytämällä kriittiset tehtävät, joiden hallinnointiin projektitiimin kannattaa keskittyä.

Kriittisen polun menetelmän soveltaminen alkaa seuraavilla toimenpiteillä:

1. Listataan auki kaikki projektin toteuttamisen vaatimat tehtävät (yleensä work breakdown structure -muodossa)

2. Kirjataan mukaan jokaisen tehtävän kesto

3. Kirjataan mukaan jokaisen tehtävän riippuvuudet toisiinsa

4. Piirretään mukaan tärkeimmät ajanhetket projektin varrelle (milestonet ja projektin loppupiste)

Tuloksena syntyy tällainen herkullinen kuvaus projektin tehtävistä, kestoista, riippuvuuksista ja kriittisestä polusta (merkitty punaisella). Nykyään projektitehtävien välisten riippuvuuksien ja kriittisen polun kuvauksessa käytetään yleensä alkuperäisten PERT-kaavioiden (kuvassa) sijasta Gantt-kaavioita, mutta saatiinpa pieni annos historiaa mukaan kirjoitukseen. :)

Näiden tietojen perusteella voidaan laskea, mikä tehtäväpolku (kuhunkin milestoneen tai koko projektin loppupisteeseen) vaatii kestoarvioiden mukaan eniten työtä. Nämä tehtävät muodostavat kriittisen polun, eli niiden myöhästyminen johtaa heti koko projektin myöhästymiseen. Muissa tehtävissä on enemmän tai vähemmän "pelivaraa". Pelivaran määrä tai vaikkapa myöhäisimmät mahdolliset aloitusajankohdat jokaiselle tehtävälle, jotka eivät vielä myöhästytä projektia, voi olla hyödyllistä laskea projektidynamiikan ymmärryksen lisäämiseksi.

Toimii, kun...
CPM-menetelmä soveltuu käytettäväksi oikeastaan minkä tahansa projektin yhteydessä, jossa tehtävät riippuvat selkeästi toisistaan. Se toimii parhaiten, kun projektin tärkeimpänä rajoitteena on aika, eivätkä esimerkiksi ihmisresurssit tai laadulliset kriteerit.

Hyvää
- Luo selkeyttä ja auttaa keskittymään oikeisiin asioihin tuodessaan tärkeimmät tehtävät esiin monimutkaisenkin projektin sisältä
- Projektipäällikön helppo seurata, mitä pitäisi tällä hetkellä tapahtua ja missä ollaan oikeasti

Huonoa
- Ei huomioi resurssien saatavuutta, joten saattaa tuottaa liian optimistisen suunnitelman
- Voi kiinnittää turhan paljon huomiota kriittisen polun tehtäviin, vaikka muutamat muut olisivat "lähes yhtä kriittisiä"

Kriittisen ketjun projektinhallinta (CCPM, Critical Chain Project Management)

Perusidea
Kriittisen ketjun projektinhallinta lähtee vastaamaan siihen puutteeseen, joka CPM:n sisältyy; ovatko oikeat ihmiset saatavilla silloin, kun projektissa heitä tarvitaan? 

CCPM pyrkii välttämään tällaiset hidastukset rakentamalla projektille aikataulun, jossa tunnistetaan tehtävien kriittinen ketju ja varataan heti resursseja näille tehtäville. Tämä voi johtaa kriittistä polkua pidempään projektiaikajanaan, mutta toisaalta suunnitelman pitäminen on näin varmempaa. Samalla tunnistetaan tehtäviin liittyvät "pelivarat" ja kootaan ne pelivara-altaaksi tehtäväpolun loppuun - yhteisesti käytettäväksi. Tällöin projektin etenemistä suunnitelmien mukaan voidaan seurata tarkkailemalla näiden pelivarojen määriä. 

Jos resursseja olisi aina loputtomasti tarjolla, kriittisen ketjun muodostaisivat samat tehtävät kuin kriittisen polun.

Toimii, kun...
Toisin kuin tässä aiemmin esitellyt menetelmät, CCPM keskittyy enemmän resurssihaasteisiin kuin aikatauluihin ja tehtäviin. Se ei myöskään ole niin matemaattisesti suoraviivainen menetelmä, vaan vaatii paljon ymmärrystä tehtävien resurssitarpeista toteuttajaltaan ja johtaa ainoastaan "good enough" -vastauksiin - matemaattista optimaalia ei löydetä. Kannattaa hyödyntää tätä menetelmää, jos törmäätte usein viivästyksiin, koska joku henkilö ei pääsekään osallistumaan haluttuna ajankohtana, tai tiimissänne on paljon tietyistä henkilöistä riippuvia osaamisia.

Hyvää
- Yhteistyö tehtävien parissa on tehokkaampaa, kun oikeiden henkilöiden pitäisi olla saatavissa tehtävän toteutushetkellä
- Projektille saadaan aiempaa tarkempaan tietoon perustuva toteutussuunnitelma

Huonoa
- Menetelmä pääsee oikeuksiinsa vasta hieman pidempien projektien kanssa, koska kriittisen ketjun tehtäville rakennetaan lisäpelivaraa

Six Sigma

Perusidea
Six Sigmassa tavoitellaan lähes täydellistä laatua. Se on tilastollisesti projekteja lähestyvä kehitysmenetelmä, jossa pyritään vähentämään virheellisten tuotosten määrää. Nämä voivat olla vaikkapa virheellisesti toimivia autoja valmistavassa teollisuudessa tai ratkaisuun jääneitä bugeja ohjelmistoteollisuudessa.

‍

Hyvä tietää

"Sigma" itsessään viittaa keskihajontaan ja tässä tapauksessa standardoituun normaalijakaumaan, jossa keskiarvo on 0 ja keskihajonta (sigma) 1. Tässä jakaumassa kuuden sigman säteelle keskiarvosta (välille -6<x<6) sattuu 99.99966% havainnoista, joten "six sigma" arvo tarkoittaa, että tuotantoprosessi tuottaa virheellistä jälkeä vain 3,4 kerralla miljoonasta.

‍

Toimii, kun...
Six Sigman tavoittelema virhetaso voi kuulostaa jonkin korvaan liiottelulta. Kuitenkin ajateltaessa jotain toteutukseltaan hyvin kriittistä tehtävää, kuten vaaleja varten kehitetyn IT-syteemin toimimista, autosi jarrutusjärjestelmän virheettömyyttä tai vastasyntyneen vauvan nostamista äitinsä syliin, saattaisit olla hyvinkin tyytyväinen tietäessäsi suorittavan osapuolen hyödyntävän six sigma -ajattelua. Tämä menetelmä yhdistetään yleensä näihin aloihin, joissa virheet voivat olla erityisen kalliita. Sitä voi kuitenkin hyödyntää missä vain toiminnassa, jossa halutaan tavoitella "lähes täydellistä laatua".

Hyvää
- Pyrkii voimakkaasti virheiden ja riskien ennakointiin
- Tutkii koko prosessia tunnistaakseen virheiden syitä jo ennen niiden tapahtumista

Huonoa
- Voi rajoittaa joustavuutta, luovuutta ja innovointia projektin aikana

Kanban

Perusidea
Kanbanissa on tärkeää työn visualisointi, käynnissä olevan työn määrän rajoittaminen sekä pyrkimys jatkuvaan kehittämiseen. Se ei ole läheskään niin tarkka työmalli kuin esimerkiksi Scrum, joten myös sen käyttöönottaminen ja hyödyntäminen on mahdollista aloittaa paljon kevyemmin.

Kanbanissa työt järjestellään käyttäen Kanban-taulua. Taulussa on omat sarakkeensa kuvaamassa eri työnvaiheita, joiden kautta tehtävät kulkevat. Jokaisella sarakkeella on oma Work in Progress (WIP) -rajoitteensa. Jos vaiheen rajoite on kolme tehtävää ja sarakkeessa näkyy kolme lappua, tiimin pitäisi aktivoitua noiden kolmen tehtävän kimppuun. Tämä visuaalisuus pyrkii tekemään prosessiin pesiytyneet pullonkaulat näkyviksi ja auttaa tiimia tunnistamaan kohtia, joissa työn virtausta voidaan kehittää.

Toimii, kun...
Kanbanin aloittamiseksi tarvitset vain Kanban-taulun, päätökset WIP Limiteistä ja halun jatkuvaan kehittämiseen. Se sopii hyvin, kun et halua ravistella koko prosessia uusiksi, mutta haluat varmistaa prosessin jatkuvan kehittymisen. Kanban helpottaa tätä tehden tehtävien flow'sta ja pullonkauloista näkyviä ja sinä voit kehittää omaa Kanban-mallianne luomalla hiljalleen tiiminne toiminnalle tärkeitä prosessisääntöjä ja analysoimalla tehtävien virtausta.

Hyvää
- Auttaa näkemään, mihin aika oikeasti kuluu ja milloin hommat seisovat paikoillaan
- Tekee ongelmia näkyviksi, jotta tehokkuutta voidaan parantaa

Huonoa
- Sopii tasaisen tahdin ylläpitämiseen, mutta huonosti voimakkaisiin muutoksiin reagointiin

Seuraavaksi jatketaan digityökalujen maailmaan...

Hienoa! Nyt osaat valita oikean menetelmän ja käyttää sitä johtaaksesi tiimisi ja koko projektisi menestyksellä maaliin. Voit valita näistä sopivan tai yhdistellä itsellesi parhaan mahdollisen työmallin. E-kirjamme jatkaa nyt tutkimaan sitä, miten digityökalut hyödyttävät sinua, jotta saat asioita projektissasi tapahtumaan!

‍

Kuvista kiitokset freepik.com ja leankit.com