5 tapaa valmistautua riskeihin ennalta ja rakentaa riskityö osaksi muuta projektia

Riskien hallinnan ideana on valmistautua yllättäviin tapahtumiin, jotka voivat vaikuttaa merkittävästi projektiisi. Et voi käyttää turhan paljoa aikaa ennakointiin, mutta tärkeintä olisi tunnistaa kriittiset asiat, joihin valmistautuminen voi estää katastrofin, säästää merkittävästi kustannuksia tai varmistaa, ettei projektisi keskeydy.

Ketterissä toimintamalleissa riskejä pyritään hallitsemaan edistämällä projektia pienemmissä "paloissa" ja antamalla toteuttavalle tiimille itselleen paljon vastuuta toteutuksesta ja sen organisoinnista. Toiset lähestyvät riskien hallintaa järjestelmällisellä ennakkosuunnittelulla. Erilaiset lähestymistavat sopivat erityylisiin projekteihin ja jopa erilaisille ihmisille, mutta tärkeintä on että riskienhallintatyö on mukana omassa projektiajattelussasi.

Keskimääräinen kustannusylitys projekteissa on 27%.

Lähde: Gallup.com

Arvioi riskejä ennalta ja tunnista kriittisimmät

Työtä suunniteltaessa pitäisi pystyä tunnistamaan tähän työhön liittyviä riskejä. Riskienhallinta arvioi riskejä niiden vakavuuden sekä toteutumisen todennäköisyyden yhdistelmänä. "Tärkeä tiiminjäsenen ottaa lopputilin" on aina vakava riski, mutta harvoin erityisen todennäköinen. Sinun pitäisi pystyä tunnistamaan kriittiset riskit, joilla tämä yhdistelmä on kaikkein korkein. Ainakin kriittisia riskejä varten kannattaa luoda suunnitelma, eli miten toimitaan riskin realisoituessa.

Lisäksi on hyvä pyrkiä hallitsemaan ennalta keskitasoisia riskejä, eli miettiä millaisella toiminnalla niiden vakavuus tai todennäköisyys saataisiin pidettyä pienempänä. Pienten riskien suhteen voidaan päättää, että nämä on tiedostettu, mutta niiden hallinnoimiseksi ei tehdä mitään. Tämä voi kuulostaa turhalta, mutta on todellisuudessa tärkeää tunnistaa näidenkin riskien olemassaolo ja tehdä tietoinen päätös, eikä johtaa projektia toivoen ettei mitään pahaa tapahtuisi.

Pidä henkilökohtaisia keskusteluja avainsidosryhmien kanssa

Kriittisimmät projektiriskit liittyvät monesti jollain tapaa projektin avainsidosryhmiin. Jos heidän odotukset projektista ovat olleet jotain muuta, kuin olet käsittänyt, voitte olla menossa kohti katastrofia.

Henkilökohtaiset keskustelut avainsidosryhmien (esim. asiakas, päättäjä, jne.) kannattaa nähdä myös riskienhallinnallisina toimenpiteinä projektin eteen. Haluat aluksi varmistaa, että ymmärrät heidän tavoitteensa projektin suhteen. Projektin varrella haluat varmistaa, ettei muutoksia aatoksissa ole tapahtunut. Näissä keskusteluissa voit myös varoittaa sidosryhmiä ennalta, jos olette tunnistaneet projektissa mahdollisia ongelmia, sekä esitellä toimenpidesuunnitelmasi näiden varalle.

Testaa jokaisen merkkipaalun kohdalla

Jokainen merkkipaalu projektin varrella on hyvä kohta testata aikaansaannoksia. Saatte tarkistettua, että projekti on menossa suunnitelmien mukaan, ennen kuin jatkatte seuraavaan vaiheeseen.

Tässä voisi olla esimerkiksi tiimipalaverin paikka, jossa tiimi esittelee aikaansaannoksia muille sidosryhmille. Aikaansaannokset eivät tietenkään vielä ole valmiita tuotteita, mutta mikäli työllä on ollut selkeä sisältö, niitä pitäisi pystyä hyvin arvioimaan tähän verraten. Tämä on hyvä tapa myös viestiä projektitiimillesi, että tuotoksia odotetaan joka projektivaiheessa, etkä anna asioiden kasaantua hallitsemattomaksi loppukiriksi.

Allokoi aikaa muutoksille

Jos aikataulutat projektisi turhan tiukasti koko matkalta, luot itsellesi päänsärkyä. Muutokset kuuluvat projekteihin, joten allokoi niihin aikaa jo arviointivaiheessa.

Oletko joskus ihmetellen kuunnellut, kun mestariprojektipäällikkö on kertonut heidän organisaationsa 95% projekteista aina aikataulun puitteissa? Todennäköisesti kyse on siitä, että työarviot kerrotaan esimerkiksi kertoimella 1,5 niitä siirrettäessä projektiaikatauluksi.

Varmista, että sidosryhmät ovat allekirjoittaneet suunnitelmanne

Projektin lähtölaukauksesta loppuun asti sinun on projektipäällikkönä tärkeää varmistaa, että jokainen sidosryhmä on antanut siunauksensa kaikille projektin avaintiedoille. Tärkein kohta on yleensä projektiin lähdettäessä, mutta tällöin asia on myös helpointa muistaa. Yhtä tärkeää on havahtua tähän merkittävien muutoksien kohdalla. Jos joku sidosryhmä ei ole muutoksesta tietoinen, rakennat varmoja ongelmia itsellesi. Pyydä siis esimerkiksi kirjalliset kuittaukset tärkeisiin muutoksiin, jotka koskevat esimerkiksi budjettia, projektisisältöä tai aikataulua.