Tue projektiasi tarpeellisella digiteknologialla - älä mene hifistelyn puolelle. 5 tärkeää vinkkiä.

Digityökaluilla ei ole arvoa itsessään, mutta projekteilla on tapana olla sen verran haastavia tietotyöponnistuksia, että digityökaluista on rutkasti hyötyä. Tärkeää on, että sinulla on projektipäällikkönä esimerkiksi tarkka aikataulu, resurssikuvaus ja ymmärrät riippuvuudet eri tehtävien välillä. Lisäksi olisi hyvä mahdollistaa helposti tiimin jäsenille oman ajankäyttönsä raportointi, lisäkysymysten kysyminen ja kokonaisnäkemys projektista. Asiakas ja johtokin haluaisi tietää, missä mennään... Ja kun tässä on viisi projektiä päällä samaan aikaan!

Varmasti tämä kaikki onnistuu palaverein ja vihkosinkin, mutta projektinhallintatyökalu tuo lisää tehokkuutta ja hallitsee samalla riskejä. Seuraavassa muutamia ajatuksia projektiteknologiaan liittyen.

Projektipäälliköt kertovat, että digityökalut parantavat selkeästi monia projektityön osa-alueita – viestintää (52%), työn laatua (44%), aikataulussa ja budjetissa pysymistä (44%) sekä asiakastyytyväisyyttä (38%).

Lähde: Capterra.com

P.s. Mietitkö mitä nuo loput prosentit ajattelevat? No ainakin PwC:n mukaan 44% projektipäälliköistä hoitaa hommansa edelleen ilman digityökaluja.

1. Varmista, että sinulla on projektityökalu, jota kaikki osaavat ja tulevat käyttämään.

Sinun kannattaa projektipäällikkönä ymmärtää, että sinä kaipaat digityökalulta apua resurssien allokointiin, tuntien seurantaan ja kaikkeen muuhun hienoon, mutta muille nämä ovat enemmänkin tiellä. Muut haluavat tietää omat tehtävänsä, raportoida käyttämistään tunneista ja kysyä tarvittaessa. Ehkä joskus kokonaistilanne heitäkin hieman kiinnostaa.

Tämä on tärkeää huomioida projektinhallintatyökalun valinnassa. Kaikkein huonoin tilanne on, että sinä joudut jatkuvasti muistuttelemaan, mutta silti koko tiimi ei meinaa käyttää työkalua. Valitse siis fiksusti ja viesti tiimisi suuntaan, miten työkalu tukee heidän työtä ja miten kivasti se istuu heidän jokapäiväisen työnsä lomaan. Monet hyvät työkalut toimivat tiiviisti yhteen esimerkiksi sähköpostin ja kalenterin kanssa.

2. Panosta muuhun kuin sähköpostiviestintään

Sähköposti on monesti helpoin valinta projektisi viestintäkanavaksi, mutta se voi vaikeuttaa edistymistänne. Sähköpostiketjujen läpikäynti on työlästä ja projektinne asiat ovat tällöin auttamatta kaiken muun työviestinnän seassa.

Projektityökalut tarjoavat yleensä hyvän tavan viestiä asioista työkalun kautta, jolloin keskustelut voivat liittyä relevantteihin tehtäviin ja tavoittavat automaattisesti vain oikeat tiimin jäsenet. Tämä myös varmistaa, ettei keskusteluja tarvitse säilöä itse, vaan ne kyllä löytyvät tarvittaessa. Yleensä projektityökalut hyödyntävät sähköpostia "huomattamaan" ihmisiä uusista keskusteluista tai vaikkapa tehtävistä.

3. Varmista, että saat tarvittaessa palvelua työkalun hyödyntämiseen

66% sanoi valitsevansa projektityökalun saatavissa olevan käyttötuen perusteella.

Lähde: Access group

Hyvä asiakaspalvelu voi auttaa sinua käyttöongelmissa, mutta parhaillaan myös löytämään toimivimman lähestymistavan koko projektiasi varten. Taso eri työkalujen välillä vaihtelee voimakkaasti. Kannattaa vilkaista, tarjoaako palveluntarjoaja myös konseptointia tai käyttöönottoapua, vai onko jo siirrytty täysin ohjeiston ja itsepalvelun varaan. Vahva palvelun tarjoaminen on yleensä osoitus siitä, että saat tältä yritykseltä myös ilmaiseksi parempaa käyttötukea kilpailijoihin verrattuna.  

4. Tunne käyttämäsi digityökalu

Projekinhallintatyökalut alkavat olla nykyään melko kehittyneitä ratkaisuja. Hyvin yksinkertaiseltakin vaikuttavassa työkalussa voi olla paljon teho-ominaisuuksia, jotka on painettu hieman pinnan alle piiloon, jotta ne eivät häkellyttäisi uusia käyttäjiä.

Kannattaa tutustua valitsemaasi työkaluun tarkasti ja varmistaa, että tunnet kaikki tavat, joilla se voi auttaa sinua onnistumaan. Tämä auttaa sinua myös opettamaan ydintiimiäsi mukaan hyödyntämään työkalua, kun osaat auttaa heitä ongelmissa ja perustella kattavammin kaikki ne tavat, joilla he voivat työkalusta hyötyä.

5. Varmistaudu henkilökohtaisten työkalujesi häiriöihin

Et halua joutua selittelemään asiakkaalle tai pomolle, että olet nyt hetken tavoittavamattomissa kun et pääse sähköpostiisi tai kaadoit kahvit läppärisi päälle. Tällaisia pikku kömmähdyksiä voi käydä kenelle vaan, ja niihin kannattaa olla valmiina alusta lähtien. Kannattaa varmistaa, että tietosi ovat saavutettavissa pilvipalvelun kautta, jonne voit päästä monilta eri laitteilta ja joka huolehtii varmuuskopioinnin sekä tietojen säilytyksen huolellisesti.