Lyhyt perehdytys projektinhallinnan saloihin

Projektinhallinnasta puhutaan usein turhan mystisenä ja tylsänä aiheena, jonka lausahduksissa kryptinen sanasto ja lyhynteet lentelevät. Eikö siinä kuitenkin ole kyse vain tärkeiden ja tavoitteellisten hommien hoitamisesta?

Mitä on projektinhallinta ja miksi sitä tarvitaan?

Näin se juuri onkin. Projekti on mikä tahansa ponnistus, jolla on selkeä tavoite. Projektista puhutaan etenkin silloin, kun tavoitteen saavuttaminen vaatii merkittävästi ponnistelua ja suunnittelua. Yksittäisen helpon tehtävän voi "vaan tehdä pois", mutta suunnittelmallinen ja tavoitteellinen työskentely vaatii projektinhallintaa.

Projekteissa ei siis ole mitään mystistä. Jokainen meistä tekee projekteja. Onpa laskettukin, että neljäsosa maailman (jep, koko maailman) bruttokansantuotteesta kuluu erilaisiin projekteihin. Jotta nämä melko merkittävät ponnistukset tehtäisiin tehokkaasti, tarvitaan projektinhallintaa.  

Projektinhallintaa voi tehdä monin eri tavoin. Aloitetaanko kaikki työ heti vai jaotellaanko projekti osiin? Kuka hoitaa mitäkin? Mitkä tehtävät riippuvat toisistaan? Tämän tyylisiin asioihin vastaa projektipäällikkö nojaten jonkinlaiseen projektinhallintasysteemiin. Nykyään on menty paljon ketterien toimintatapojen suuntaan ja digitaaliset projektinhallintatyökalut ovat melko yleisesti käytettyjä. Systeemit ja työkalut antavat kuitenkin vain reunaviivoja ja voivat hoitaa osan asioista, mutta paljon jää projektipäällikön harkintaan.

Näin pääsemme liikkeelle. Sinulla on tavoite, jonka haluat saavutta. Sen saavuttamiseksi tarvitaan työtä - se on projektisi. Projektin toteuttamiseksi parhaalla mahdollisella tavalla tarvitaan monien vaiheiden suorittamista - suunnittelua, tiimin  valintaa, ajanhallintaa, johtamista, digityökalujen käyttöönottoa ja niin edelleen. Tavoitteenasi on saavuttaa tavoite suunnitelman mukaisesti halutulla laadulla, aikataululla ja kustannuksilla.

Tämä ei ole yksinkertainen homma. Tämä e-kirja antaa sinulle yli 50 arvokasta vinkkiä, jotka projektinhallinnan ammattilaiset ovat todenneet tärkeiksi. Jokaisesta projektinhallinnan osa-alueesta saat lisäksi lyhyen kuvauksen, joka antaa perusymmärryksen aiheesta. Alussa saat lisäksi perehdytyksen yleisimpien projektinhallintasysteemien lähestysmistapoihin, jotka ovat kehittyneet vuosien testauksen seurauksena.

Toivottavasti löydät tästä e-kirjasta kasan sinulle tärkeitä vinkkejä ja ajatuksia, joiden avulla kehität projektityötäsi vieläkin paremmaksi.

Projektinhallintasysteemit perustuvat kahteen perusajatukseen: Waterfall ja Agile

Projekteja on siis tehty aina. Toteutusta on ehditty tutkia, analysoida ja kokeilla monia erilaisia prinsiippejä seuraten. Itse asiassa tätä on tehty niin paljon, että on mahdollista löytää oma projektinhallintasysteeminsä vähän joka asiaan.

Systeemin ideana on mahdollistaa onnistunut projekti tarjoamalla selkeä ja valmiiksi mietitty toimintamalli projektin suorittamiseen, joka kiinnittää eniten huomiota projektisi kriittisimpiin osiin (olivatpa ne eräpäivät, resurssien käyttö, prosessi itse, tai joku muu). Keskitymme tässä esittelemään kaksi yleisintä projektinhallintasysteemiä, joihin suurin osa muista versioista perustuu.

Perinteinen projektinhallinta (TPM) lähestyy projektia jonona tehtäviä, jossa vaiheet toteutetaan valmiiksi asti ennen seuraavan aloittamista toisensa jälkeen. Tarkoitus on esimerkiksi hoitaa tuotesuunnittelu valmiiksi ennen tuotteen rakentamista, eikä enää palata suunnittelupöydälle tämän jälkeen. Tämän lineaarisuuden takia perinteisestä projektinhallintaa kutsutaan yleisesti myös vesiputousmalliksi (waterfall project management).

Perinteisessä projektinhallinnassa eteneminen on siis lineaarista. Aloitetaan projektin alustamisesta (initiation), edetään projektisuunnitteluun ja tarkempaan desingiin (planning & design), toteutetaan sekä testataan (execution & testing) ja lopuksi katsotaan miten kävi ja julistetaan projekti valmiiksi (monitoring & completion). Tämä kuusivaiheinen rakenne on perinteisessä projektinhallinnassa standardi, mutta periaatteessa kuka tahansa voi rakentaa oman perinteistä projektinhallintaa noudattavan systeemin jakamalla projektinsa mihin tahansa peräkkäin toteutettaviin vaiheisiin. Jokainen projekti ei vaadi kaikkia vaiheita, ja jonkintyyppisissä projekteissa tietyt vaiheet korostuvat. Variaatioita ja erilaisia sovelluksia vesiputousmallista on todella paljon.

Vahvuuksina perinteisessä projektinhallinnassa on ymmärrettävyys sekä vahva panostus suunnitteluun jo ennen ensimmäisiä asiakastoimituksia. Hyvin toteutettuna stressi ja myöhästymiset vähenevät, kun jokaisen vaiheen valmistumiseen on varattu tarpeeksi aikaa. Toisaalta heikkoutena voidaan pitää hankalaa esisuunnittelua, kun projekti pitäisi pystyä määrittelemään tarkasti ennen työn aloittamista. Muutosten kanssa perinteinen projektinhallinta ei pärjäile hyvin. Se soveltuu parhaiten projekteihein, joita ei juuri voida muuttaa kesken kaiken (esim. rakennusprojektit).

Agile tarjoaa vaihtoehdon perinteiselle projektinhallinnalle. Agile viittaa iteratiiviseen projektinhallintaprosessiin, jossa työ jaetaan pieniin toistuviin jaksoihin ja toteutetaan sovittujen vaiheiden kautta. Tavoitteena on tarjota projektitiimille hyvät työkalut vastata muutoksiin ja suunnitelmiin liittyvään epävarmuuteen, kun työ tehtään pienissä osissa sekä toistuvalla työmallilla ja jatkuvan palautteen sekä projektin suunnan tarkastelu on rakennettu sisälle systeemiin.

Agile ei ole varsinainen tarkasti määritelty projektinhallintasysteemi, vaan enemmänkin idea hyvistä ohjenuorista ketterään projektien hallintaan.  Scrum ja Kanban ovat esimerkkejä projektinhallintasysteemeistä, jotka vievät Agilen ajatuksia konkreettisemmalle tasolla ja tarjoavat selkeät neuvot ketterään jokapäiväiseen työskentelyyn.

Agilen vahvuus piilee sen joustavuudessa. Tärkeää on kuitenkin löytää oma tapa sen soveltamiseen ja noudattaa sitä. Samoin kuin TPM:n tapauksessa, Agilea voi soveltaa monin eri tavoin ja senkin perustalle on syntynyt lukuinen määrä erilaisia projektinhallintasysteemejä. Joustavuuden lisäksi Agile korostaa projektien osien toimittamista asiakkaan tarkasteluun säännöllisesti. Mikäli tällaiset ajatukset sopivat työsi piirteisiin, kannattaa tutustua Agileen pohjautuviin projektinhallintasysteemeihin tarkemmin. Agilen heikkoudet juontavat samasta lähteestä; joustavan systeemin kanssa on helppo ajautua toteutuksessa "sivuraiteille", kun esimerkiksi toteuttavalle tiimille jää enemmän vapauksia ja muutokset nähdään enemmänkin normina kuin negatiivisina yllätyksinä.

Muutamia yleisiä projektinhallintatermejä

Ennen kuin jatkamme syvemmälle seuraaviin osioihin, tässä vielä muutamia tärkeimpiä projektinhallinnan termejä, joiden tarkempi määritelmä voi usein päästä unohtumaan:

Allokointi tarkoittaa käytettävissä olevien resurssien työnjakoa tehokkaalla ja taloudellisella tavalla. Parempaa suomea voisi olla kohdentaminen tai jyvitys.

Budjetti viittaa yleisesti listaan suunniteltuja kuluja ja tuloja. Voit törmätä projektien yhteydessä jaotteluun "tehdyn työn budjetoituihin kustannuksiin" (BCWP) ja "aikataulutetun työn budjetoituihin kustannuksiin" (BCWS).

Gantt-kaavio on pylväsdiagrammin ja kalenterin yhdistelmä, joka näyttää jokaisen tehtävän suorittamiseen suunnitellun ajan.

Henry Gantt oli amerikkalainen insinööri ja konsultti, joka kehitti Gantt-kaavion 1910-luvulla.

Kriittinen polku on lista kriittisistä tehtävistä, joiden pitää toteutua projektin valmistumiseksi. Näistä yhdessä nähdään projektin ennustettu kesto. Jos tehtävä kriittisellä polulla myöhästyy päivän, koko projekti myöhästyy päivän, ellei toista kriittisen polun tehtävää saada toteutettua suunniteltua nopeammin.

Laajuus (scope) tarkoittaa sen määrittelyä, mitä projekti sisältää ja mitä se ei sisällä. Laajuuden kasvamista projektin aikana kuvataan termillä "scope creep".

Pareto-periaate on yleinen idea, jonka mukaan tekemällä 20% työstä voidaan tuottaa 80% hyödystä. Tätä voidaan tulkita monista eri näkökulmista, ja se esiintyy usein myös projektinhallinnan tai esimerkiksi laadunhallinnan yhteydessä.

Projektipäällikkö (PM, project manager) on henkilö, jolla on kokonaisvastuu onnistuneesta projektin suunnittelusta, toteutuksesta sekä valmistumisesta.

Rajapyykki (milestone) on tavoiteaika, jolloin projektille kriittisiä tehtäviä valmistuu.

Resurssit tarkoittavat kaikkea, mitä projektin toteuttaminen vaatii, mutta erityisesti viitataan tarvittaviin ihmisiin ja rahallisiin panostuksiin.

Riski viittaa tapahtumiin, joilla voi toteutuessaan olla negatiivisia vaikutuksia projektin saavutuksille. Tarkemmin riski tarkoittaa tällaisen tapahtuman todennäköisyyden ja seurausten yhdistelmää. Riskienhallinnalla riskejä pyritään ennakoimaan ja niiden realisoitumiseen valmistautumaan sopivalla tavalla.

Sidosryhmä viittaa yksilöön, ryhmään tai organisaatioon, joka voi vaikuttaa projektin tuloksiin tai osan toteutumiseen, tai jonka toimintaan projektin tulokset voivat vaikuttaa. Sidosryhminä projekteille nähdään yleisesti esimerkiksi projektitiimi, projektipäälliköt, johtajat, projektin sponsorit, asiakkaat sekä loppukäyttäjät.  

Toimitettava tuote (deliverable) on yleinen termi projektin toteuttamisen kautta syntyvälle kohteelle.

Toivottavasti sait kerrattua projektinhallinnan perusteita, sillä seuraavaksi e-kirjamme jatkaa tarkempaan tarkasteluun projektin osa-alue kerrallaan. Tervemenoa eteenpäin!