7 toimintatapaa, joilla varmistat projektisi lähtevän oikeaan suuntaan

Paljon ratkaisevia asioita projektin onnistumisen kannalta tapahtuu ennen varsinaisen työn aloittamista. Projektipäällikkönä sinun kannattaa olla hereillä tässä vaiheessa, koska kaikkien sidosryhmien yhdessä sopimat avaintiedot tulevat auttamaan työtäsi merkittävästi myöhemmissä vaiheissa projektia.

Lähestyitpä projektiasi vesiputousmallilla tai ketterämmin, tärkeimmät avaintiedot kannattaa määritellä ja jakaa ennalta. Avaintietoja ovat mm. projektin tavoitteet, projektin sisältö (scope - mitä projektiin kuuluu ja mitä ei kuulu) sekä projektin onnistumisen kriteerit. Miten kukin osapuoli ensisijaisesti määrittelee, että projekti on onnistunut? Sinun on projektipäällikkönä myös tärkeää varmistaa, että ymmärrät eri osapuolten erilaiset odotukset ja tarpeet projektiin liittyen. Hyvin määritellyillä avaintiedoilla teet pohjaa projektin onnistumiselle.

Määrittele avaintiedot ennen projektitehtävien aloittamista

Jopa hämmästyttävän iso osa, 97% organisaatioista pitää projektinhallintaa kriittisen tärkeänä organisaation suorituskyvylle ja menestymiselle.

Lähde: PricewaterhouseCoopers

1. Avaintiedot oikein alusta lähtien

Tarkasti määritelty projektin sisältö, jonka jokainen sidosryhmä on allekirjoittanut, on välttämätön projektin kannalta. Sisällön pitäisi määritellä tärkeimmät virstanpylväät (milestone) projektin varrelta ja budjetti, joka näyttää riittävältä kattamaan tarvittavat tehtävät. Jos saat yhteisymmärryksen näistä asioista kirjallisena projektin alussa, se auttaa merkittävästi työtäsi projektin edetessä. Sinun ei kuitenkaan kannata käyttää näitä työkaluina vastustaaksesi kaikkia muutoksia; niitä tulee aina. Sen sijaan voit niiden avulla säilyttää kontrollia ja nostaa uskottavasti kissan pöydälle, kun olette mielestäsi rakentamassa jotain, joka ei enää edes muistuta alkuperäisiä tavoitteita.

2. Aseta tavoitteet heti ja pidä ne realistisina

Tavoitteiden asettamisella on hyvä aloittaa. Moni suosii SMART-tavoitteita, joilla viitataan tarkkoihin (Specific), mitattaviin (Measureable), jaettuihin (Agreed upon), realistisiin (Realistic) ja aikaan sidottuihin (Time-based) tavoitteisiin.

Tavoitteiden on ohjattava tekemistä ja oltava saavutettavissa. Kuten moni projektipäällikkö toistelee: "Voit valita kaksi kolmesta: hyvä, nopea, halpa. Kaikkia et saa.” Kun kaikki osapuolet ymmärtävät projektin rajoitteet, voitte onnistua yhdessä aikataulun, budjetin ja odotusten rajoissa. Pyri yksiselitteisiin, mutta älä liian yksityiskohtaisiin tavoitteisiin. Muutenhan niiden asettaminen heti alussa olisi mahdotontakin.

3. Tutustu asiakkaaseesi

En tarkoita pelkästään asiakasorganisaation perusjuttujen tuntemista, vaan vähän syvällisempää ymmärrystä projektisi avainhenkilöiden piirteistä. Mitä he projektin avulla tavoittelevat? Miten he tykkäävät viestiä? Miten he reagoivat pieneen turbulenssiin projektin varrella?

Jos osaat reagoida asiakasta huomioivalla tavalla, sillä voi olla yllättävän suuri vaikutus saavuttamaasi palautteeseen.  

Tavoitteet ja suunnitelmat pitävät työn linjassa

Alle kolmasosa viime vuoden aikana valmistuneista projekteista toteutui aikataulun ja budjetin rajoissa. 

Lähde: Standish Group

4. Luo mitattavat ja raportoitavat onnistumiskriteerit

Mistä tiedämme, että projekti onnistui? Näiden kriteerien tulee liittyä projektin tavoitteisiin, mutta olla konkreettisempia. Ketterässä ohjelmistokehityksessä käytetään hyväksyttävän toteutuksen määritelmää (hyväksymiskriteerejä, criteria of acceptance), ja samaa meininkiä kaivattaisiin muihinkin projekteihin. Jaottele projekti sellaisiin paloihin, että jokaiselle voidaan antaa selkeät onnistumiskriteerit, jotka yhdessä lopulta muodostavat onnistuneen kokonaisuuden.

Esimerkkejä onnistumiskriteereistä voivat olla tehtävien toteuttaminen ajallaan, budjetin saavuttaminen, tuotetoiminnallisuuksien varmistaminen asiakkaalta tai laillisten vaatimusten täyttyminen. Onnistumiskriteerien avulla näistä voidaan korostaa sopivaa kunkin projektiosa-alueen suhteen, josta on eniten hyötyä projektikokonaisuudelle.

5. Määrittele milestonet mahdollisimman pian

Mitkä vaiheet ovat erityisen kriittisiä projektin onnistumisen kannalta? Nämä milestonet eivät saisi olla turhan kaukana toisistaan, koska tällöin projektin ongelmat saatetaan huomata liian myöhään. Jos perinteinen pääjako valmistelu, suunnittelu, toteutus ja lopetus on liian väljä, milestoneja pitää asettaa tärkeimpiin kohtiin näiden sisälle.

Jokaisen merkkipylvään kohdalla kannattaa suorittaa katsaus projektin aikaansaannoksiin. Ovatko tuotteen ominaisuudet, tuotteen laatu, dokumentaatio ja suunnitelma linjassa tavoitteiden kanssa? Milestonet auttavat valvomaan projektin etenemistä ja pienentämään riskejä, rytmittäessään projektin varrelle tarkempia katsastuksia.

6. Työn eteneminen on arvokasta - aina.

On hyvä muistaa, että aina ei ole projektikokonaisuuden kannalta kannattavaa, että kaiken työn tulisi edetä kaikkien taiteen sääntöjen mukaan. Hallinnan pysyminen projektissa on tärkeää, mutta vielä tärkeämpää on, että hommat eivät ainakaan seiso paikoillaan. Tämä kannattaa ajoittain sanoa myös tiimille ja muistaa etenkin tarkkaa projektinhallintasysteemiä käytettäessä.

7. Ole hereillä lipsumisen alkaessa

Nyt eivät lipsu sukset, vaan projektin laajuus. Jokaisen projektin aikana kohdataan muutoksia, mutta projektipäällikön vastuulla on välttää projektin hiljainen lipsuminen kohti kaaosta. Tämä tapahtuu yllättävän helposti, kun lisää pikkujuttuja survotaan mukaan aloitettuun projektiin, eikä kerran määriteltyjä budjettia, aikataulua tai resursointia samalla muuteta.

Pysy hereillä ja ota asia puheeksi, jos projektin laajutta on mielestäsi tarkasteltava uudelleen. Jos muutoksia tehdään projektin aikana, sinun kannattaa tarkasti dokumentoida hyväksyntä kaikilta osapuolilta. Mukavina palveluksina tehdyistä pienistä lisäyksistä muodostuu helposti viikkojen tai kuukausien viivästys projektiin. Älä siis aktivoidu vain isojen lisäysten, vaan myös vaivihkaisen lipsunnan suhteen. Autat itseäsi, jos dokumentoit jatkuvasti kaikki (pienetkin) lisäykset, joita projektin varrella on mukaan tullut alkuperäisen sisällön ulkopuolelta.

Ole siis hereillä ja valmistaudu selostamaan asiakkaalle, mikäli heidän lisäpyyntönsä eivät mielestäsi ole heidän intressiensä mukaisia. Aina tätä ei ole helppoa nähdä asiakkaan penkistä, kun toiveiden varsinaista kokoa on hankala tietää.