Mikä on kunnollinen projektityökalu ja miksi tarvitset sellaisen työsi tueksi?

‍Onko mitään järkeä tehdä projekteista vielä monimutkaisempia tuomalla mukaan projektityökaluja? Eikö tässä ole muutenkin jo tarpeeksi opeteltavaa, ja enkö pärjäisi vaan sähköpostilla ja värjäilemällä soluja Excelissä? Niiden käyttö kun minulta jo sujuu...

Tässä kirjoituksessa ja e-kirjassa projektityökaluilla viitataan aina pilvipalveluihin, joihin useampi ihminen pääsee käsiksi ja työskentelemään samanaikaisesti. Varmasti työpöytäsovelluksia ynnämuita edelleen käytössä on, mutta niihin vilkaistaan ainoastaan tässä luvussa lyhyesti. Projekti on tiimiponnistus, joten kannattaa käyttää tiimikäyttöön suunniteltuja työkaluja.

Miksi kannattaa uhrata aikaa kunnollisten projektityökalujen opetteluun?

Projekti on kertaluontoinen ja haastava hanke, joka vaatii yhteistyötä monilta ihmisiltä. Muuten se ei ole projekti alkuunkaan. Projektityö on siis selkeästi yksinäistä peruspuurtamista vaativampaa työskentelyä. Projektin toteuttaminen tehokkaasti ei ole helppoa.

Projekti vaatii suunnittelua, seurantaa, johtamista ja paljon muuta. Projektityökalut on suunniteltu auttamaan sinua näissä asioissa, jotta et tuhlaisi omaa kallista aikaasi esim. seuraaviin asioihin:

- Kyselet tietoja työn edistymisestä projektin jäseniltä
- Päivittelet projektiaikataulua
- Etsit projektiin liittyviä dokumentteja
- Vastailet johdon tai asiakkaan kysymyksiin, jotka he voisivat nähdä muualtakin
- Yrität saada tiedon perille kaikille projektin jäsenille

Ja niin edelleen. Mutta pelkkä työkalun käyttöönotto ei tee autuaaksi. On nimittäin helppo valita väärin.

Projektinhallinta henkilökohtaisin työkaluin (Älä tee näin)

Moni käyttää edelleen henkilökohtaisia työkaluja projektien hallintaan, koska sapettaahan se uuden opettelu. Excel + sähköposti -yhdistelmä on yleinen, kuten myös Microsoft Project tai parhaimpana post it -lappuset näytön reunoilla.

Tämän lähestymistavan suurin ongelma on, että projektit eivät ole yhden miehen show. Nämä työkalut sen sijaan on suunniteltu palvelemaan vain sinua, joskin ne voivat epäonnistua siinäkin. Excel ei ole suunniteltu projektityöhön, joten se vanhentuu hetkessä, sen päivittäminen vie tuhottomasti aikaa ja pahimmillaan projektitotuudesta syntyy useita versioita tai häviää palanen Excelin kaatuessa. Sähköposti on oikea musta aukko tiedolle, jonka äärellä aikaa tuhraantuu, jokainen viesti näyttää yhtä kiireelliselle, projektiasiat ovat sekaisen kaiken muun mahdollisen kanssa, eivätkö sähköpostilla käydyt keskustelut kiinnity relevanttiin osiin projektikokonaisuutta. MS Project näyttää ulospäin olevan asiassa hieman pidemmällä, koska se sisältää joitain projektityöhön suunniteltuja ominaisuuksia, mutta jää yleensä projektipäällikön hallinnoimaksi suunnitelmaksi, jonka päivittämiseksi hän kyselee tietopäivityksiä muilta tiimijäseniltä.  

Tee itsellesi palvelus - älä käytä henkilökohtaisia työkaluja projektin ohjaamiseen. Et voi saada apua muilta, jos muut eivät tiedä, missä projekti menee. Käytät aikaa muilta kyselemiseen, jos et anna heille kunnollista keinoa raportoida asioiden edistymisestä.

Projektinhallinta fiksuin pilvityökaluin (Tee näin)

Moni työkalu nimittää itse itseään projektityökaluksi ja kertoo parantavansa tiimisi tehokkuutta ja "työn läpinäkyvyyttä". Alla lista muutamista asioista, joita ihan oikeasti asiaan vihkiytynyt projektinhallintatyökalu auttaa sinut saavuttamaan:

Tieto ei leviä ympäriinsä - Kaikki projektiin liittyvä tieto (keskustelut, suunnitelmat, ajankäyttö, tehtävät, jne.) löytyy yhdestä paikasta, jonne kaikki pääsevät sitä tarvittaessa survomaan.

Tehtävät ovat järjestyksessä - Kun tehtävät on selkeästi listattu, vastuutettu ja niillä on keskinäiset prioriteetit, kukin tietää, mitä tehdä seuraavaksi.

Työtä ei tehdä tietämättäsi - Jokainen osallistuja voi raportoida käytetystä ajastaan ja valmistuneista tehtävistä samaan paikkaan.

Seuraat aikataulua ja budjettia helposti - Kenenkään ei tarvitse kysellä muilta pysyäkseen kärryillä projektin aikataulun ja budjetin etenemisestä.

Kohdistat resurssit fiksusti - Näet, kuinka paljon tekemistä on kunkin tiimiläisen harteilla juuri nyt, joten voit kohdistaa tehtävät oikeille henkilöille.

Monella voi olla kokemuksia siitä, että toiminnallisesti vakuuttavaa, mutta turkasen hankalakäyttöistä projektityökalua ei saada koko tiimin käyttöön. Tämä onkin ehkä kaikkein oleellisin asia fiksuissa projektityökaluissa: mukautuvuus kullekin käyttäjäroolille sopivaksi. Projektipäällikkö tarvitsee hallinnollisia taikoja. Tiimin jäsen haluaa tietää, mitä hänen pitäisi tehdä ja raportoida työstään helposti. Asiakas ja johtaja haluavat tietää, eteneekö projekti oikeaan suuntaan.

Millaisia erilaisia projektityökaluja on?

Hyvin lyhyesti kuvattuna projektinhallintatyökalut voidaan jakaa kolmeen kategoriaan. Tehtävienhallintaan ja viestintään keskittyvät työkalut ovat edullisia (<10€/käyttäjä/kk) ja auttavat tiedonjaossa sekä ketterässä to-do -listauksessa, mutta eivät mene pidemmälle projektinhallinnalliseen puoleen, kuten resursointiin ja budjetointiin (esim. Trello & Basecamp). Kokonaisvaltaisemmat projektinhallintatyökalut tarjoavat projektinhallinnalliset vimpaimet edellämainittujen lisäksi ollen yleensä hintaluokassa 10-100€/käyttäjä/kk. Laajempien projektiportfolioiden hallintatyökalut keskittyvät riippuvuusanalyysiin ja vastaaviin ison kokoluokan tarpeisiin, ja lähtevät hintaluokasta 10000€/vuosi ylöspäin.

Tässä oppaassa käytämme jatkossa esimerkkinä Worklist-projektinhallintatyökalua, joka sijoittuu keskikategoriaan.