Projektin tavoitteet ja rakenne: Kuinka aloitat projektin oikeanlaisella digimeiningillä?

Kuten edellisessä luvussa näimme, projektinhallintatyökalut auttavat sinua monenlaisissa asioissa aina tehtävien jakamisesta resursointiin, budjetointiin ja tiedon jakamiseen.

Tässä luvussa käsittelemme yleisiä projektityön piirteitä, jotka liittyvät projektin käynnistämiseen ja toistuvat samantyylisinä lähes jokaisessa projektissa. Näitä ovat esimerkiksi tavoitteiden, hyvän projektirakenteen sekä sopivien tehtävien määrittely. Nyt alamme myös sukeltaa syvemmälle diginäkökulmaan. Tästä lähtien näytämme lukujen lopussa konkreettisia esimerkkejä mainittujen asioiden toteuttamisesta Worklist-projektityökalulla.

Projektin aloittaminen oikealla jalalla on tärkeää

Paljon ratkaisevia asioita projektin onnistumisen kannalta tapahtuu ennen varsinaisen työn aloittamista. Projektipäällikkönä helpotat reilusti omaa taakkaasi, jos saat tietyt avaintiedot kasaan ja kaikkien sidosryhmien allekirjoittamiksi ja löydät heti projektillesi sopivan rakenteen.

Lähestyitpä projektiasi vesiputousmallilla tai ketterämmin, tärkeimmät avaintiedot on tärkeää määritellä ja jakaa ennalta. Avaintietoja ovat mm. projektin tavoitteet, projektin sisältö (scope - mitä projektiin kuuluu ja mitä ei kuulu) sekä projektin onnistumisen kriteerit. Miten kukin osapuoli ensisijaisesti määrittelee, että projekti on onnistunut? Projektia kannattaa heti myös alkaa pilkkomaan osiin, koska se helpottaa kokonaisuuden ymmärtämistä ja osallistumista.

Vinkki no 1: Aseta tavoitteet heti

Keskity siihen, että kirjaat heti alusta asti selkeät tavoitteet ja "onnistumisen kriteerit" ylös projektillesi. Nämä kannattaa mahdollisuuksien mukaan erotella jokaiselle projektisi osa-alueelle erikseen. Jos tarvitset siis eri vastuuhenkilön vastaamaan jostain projektin osasesta, käy nämä tavoitteet tarkasti hänen kanssaan läpi. Myös kaikkien tärkeimpien sidosryhmien pitäisi olla allekirjoittanut projektin tavoitteet, jotta epämiellyttäviltä yllätyksiltä vältytään myöhemmin, kun projektin perusteista onkin ajateltu eri tavalla.

Vinkki no 2: Määrittele projektin osat ja niiden vastuuhenkilöt mahdollisimman pian

Projektin jakaminen järkeviin osiin ei kuitenkaan aina ole ihan yksinkertainen juttu.

Jos noudatat suoraa vesiputousmallia, voi olla järkevää jaotella projektisi osiin työvaiheittain (suunnittelu, design, toteutus, jne.). Jos toimit ketterämmin, projekti voi kannattaa jaotella osiin tärkeiden kokonaisuuksien suhteen, jotka tuottavat jonkin projektille oleellisen tuloksen. Jos projektisi on hyvin laaja, voit haluta jakaa projektisi useisiin osaprojekteihin, joille jokaiselle tarvitset oman omistajan, useita työvaiheita ja tätä myötä myös tavoitteet, budjetin ja aikataulun. Mihin malliin päädyitkään, tämä projektin rakenteen päättäminen on tärkeä päätös, ja hyvin tehty jaottelu helpottaa hahmottamistasi projektipäällikkönä sekä osallistujien ymmärrystä projektikokonaisuudesta.

Jos voit nimetä selkeän vastuuhenkilön projektin osa-alueen "omistajaksi", tämä on todennäköisesti hyvä päätös. Varmista, että hän ymmärtää aikataulut ja tavoitteet sekä sitoutuu projektin kokonaisuuteen. Jos pystyt tehtävätasolle asti itse tarkasti hallinnoimaan koko projektia, voit pärjätä yhdellä tehtävälistalla ja jakaminen osiin voi olla turhaa.

Vinkki no 3: Jaa työ selkeiksi tehtäviksi, jotta maltat olla puuttumatta joka asiaan

Optimitilanteessa jokaisella projektin tehtävällä:

- selkeä (yksi) vastuuhenkilö

- suhteellisen tarkka arvio kestosta

- ei kauheasti tärkeää sisältöä alitehtävinä

Jos huomaat, että sinun tekisi mieli kohdistaa tehtävä usealle henkilölle, tai suorittava tiimi ei pysty antamaan arviota tehtävän koosta, jaa se pienempiin kokonaisuuksiin. Saman voit huomata, jos tehtävän alitehtäväksi kasaantuu merkittävästi tietoa. Alitehtäviä on parempi käyttää tehtävän laatua varmistaviin tarkistuksiin ("laitteen toiminta testattu" tai "code review tehty"), jotka kohdistetaan muille tiimin jäsenille - ei tehtävän päävastuuhenkilölle.

Selkeä ja ymmärretty tehtävänkuvaus on työkalusi virheiden välttämiseen ja mahdollistaa sinun keskittää oma huomiosi muihin asioihin sen jälkeen, kun olet tehtävän vastuuhenkilölle delegoinut.

Näin Worklist tukee sinua projektin alkumetreillä

1. Jaa projektisi selkeisiin työlistoihin

Kannattaa pohtia heti projektisi rakennetta, ennen kuin alat paukutella tehtäviä listaan. Jos projektissasi on erillisiä osioita, joiden tehtävät eivät suoraan liity toisten osien tehtäviin, voi olla järkevään jaotella nämä asiat omiin "työlistoihinsa".

Omaa työlistaa kannattaa käyttää myös, kun haluat asettaa esimerkiksi oman budjetin ja aikataulun jollekin projektiosalle. Oma vastuuhenkilö voi olla myös kriteeri työlistajakoon. Kun pystyt keskittämään jonkin projektiosan yksittäisen henkilön vastuulle, joka tietää kaikista tämän alueen tehtävistä sinua enemmän, voi jako omaan työlistaan olla järkevää. Tämä ei toki ole pakollista - sinä voit projektipäällikkönä vastata myös työlistan toteutuksesta.

Hyvällä työlistarakenteella luot selkeyttä ja ymmärrettävyyttä projektiisi, ja teet samalla muille osallistumisesta helpompaa. Samaa voidaan sanoa kansioista, jotka vetävät usean työlistan asioita yhteen. Jos siis tietyt työlistat liittyvät toisiinsa enemmän kuin muuhun projektiin, niputa ne yhteen kansioon. Tällaisin keinoin digityökalut venyvät palvelemaan hyvin erilaajuisten projektien toteutusta.

P.s.! Sinun ei tarvitse aina tehdä tätä jakoa uusiksi tai lähteä liikkeelle nollasta. Worklist-projekityökalussa voit luoda projektipohjia (joko kokonaisen projektin tai työlistan laajuudella), joita voit jatkossa hyödyntää. Jatkuvaa parantamista noudattaen - tee ensin "good enough" -versio pohjasta ja paranna sitä pikkuhiljaa käytön kautta yhä paremmaksi!

2. Kirjaa työlistoille selkeä tavoite, aikataulu ja budjetti

Projekti on usein haastava kokonaisuus käsittää yhtenä klönttinä. Toki projektitasollakin pitää olla selkeä tavoite ja esimerkiksi budjetti, mutta asioista tulee monesti paljon ymmärrettävämpiä, kun ne viedään hieman konkreettisemmalle tasolle.

Kun siis jaat projektiasi osiin, kirjaa samalla jokaiselle työlistalle tavoite. Tämän tavoitteen kirjaamisen jälkeen voit miettiä tämän saavuttamiseksi tarvittavia avaintehtäviä, ja löytää tämän kautta realistisen tason työlistan aikataululle ja budjetille.

3. Ala jakamaan työlistoja tehtäviksi

Kun työlista on hyvin alustettu, sinulla on hyvät mahdollisuudet lähteä osittelemaan sitä tehtäviksi. Etenkin tärkeät avaintehtävät ansaitsevat heti myös vastuuhenkilön, kuvauksen sisällöstä sekä jonkinlaisen toteutusaikataulun.

Tehtäviä voit toki jakaa yhä pienempiin kokonaisuuksiin alitehtäviksi, mutta tässä kohti kannattaa olla tarkkana. Projektin pilkkominen on hyvä aloittaa heti "oikealta tasolta", jotta et joudu myöhemmin tekemään hommia uusiksi. Tämän takia korostamme oikean työlistatason ja tehtävätason valitsemista.

Suosituksemme on pyrkiä jakamaan projekti työlistoihin niin, että jokaiselle voit määritellä selkeän tavoitteen, aikataulun sekä budjetin. Lisäksi työlistan pitäisi olla sillä tasolla, että sen jokaiselle tehtävälle voit valita selkeän vastuuhenkilön, antaa melko tarkan kokoarvion ja alitehtäviin ei kerry voimakkaasti kuormaa. Poikkeustilanteissa voit kasata alitehtäviin tärkeää sisältöä, mutta yleensä suosittelemme käyttämään niitä enemmänkin avaintehtävien laadunvarmistamisen ja riskienhallinnan näkökulmasta. Näin IT-projekteissa "koodi on katselmoitu" tai rakennusprojektissa "huolto-ohjeet tehty & selkeät" voisivat olla alitehtäviä, jotka kohdistetaan eri henkilölle, kuin varsinainen päätehtävä.

4. Anna jokaisen osallistua hänelle parhalla tavalla

Jokaisessa projektissa on aina mukana eritasoisia osallistujia. Ydintiimi toteuttaa pääosan työstä, spesialisti auttaa jossain tärkeässä tehtävässä, johtaja haluaa pysyä kärryillä kokonaisuuden edistymisestä, asiakas huohottaa niskaan vaihtelevasti ja niin edelleen. Jokaisella osallistujalla on erilaiset tarpeet sekä erilainen mielenkiinto osallistua.

Mikäli pystyt tarjoamaan jokaiselle osallistujalle parhaan mahdollisen osallistumistavan, parannat samalla mahdollisuuksiasi onnistua koko projektissa. Projektipäällikkönä voit tarvittaessa haluta saada voimatyökalut käyttöösi - vaikkapa Gantt-käppyrät tehtävien aikataulutuksen avuksi tai Kanban-taulun kokonaisuuden esittämiseksi palaverissa. Ydintiimi todennäköisesti haluaa ymmärtää kokonaisuutta ja nähdä projektisi kaiken sisällön, mutta selkeässä muodossa. Spesialistia kiinnostaa se osa, johon hän osallistuu. Asiakas ja johto todennäköisesti haluavat, että raportoit heille niihin työkaluihin (esim. sähköposti), joita he muutenkin käyttävät.

Worklist tarjoaa sinulle hyvät työkalut tätä varten, mutta sinun pitää käsittää asia myös itse. Joskus liika tieto häiritsee ihmisen ymmärrystä ja osallistumista projektiisi. Käytä tietoa ja digityökaluja harkiten ja eläytyen kunkin kollegasi rooliin.

Konkreettisempaa projektitekemistä käymme läpi case-esimerkkien avulla

Jatkossa e-kirjamme sukeltaa tarkempien case-esimerkkien maailmaan. Resursointi voi korostua sisäisessä kehitysprojektissa, mutta olla turhaa hienostelua suoraviivaisessa asiakasprojektissa. Viestintä korostuu hajanaisella rakennusprojektia tekevällä tiimillä, muttei samassa muodossa sisäisessä jatkuvassa kehitystyössä. Jatka seuraaviin osiin, ja pääset tarkempien case-esimerkkien pariin!