Huomioi nämä neljä prinsiippiä projektirooleja ja -vastuita jakaessasi

Kun sinä sekä projektin muut sidosryhmät tiedätte, mitä projektissa ollaan tekemässä, on aika siirtyä toteuttamiseen keräämällä tehokas projektitiimi. Parhaimmillaan projektitiimi on viisaasti koottu porukka yksilöitä toisiaan täydentävillä taidoilla, jotka jakavat yhteiset projektitavoitteet. Ensimmäinen vaihe hyvän tiimin rakentamisessa on löytää oikeat ihmiset, jotka pystyvät taidoiltaan hoitamaan tarvittavat tehtävät ja voivat persoonallisuuksiltaan pystyä yhteistyöhön. Seuraava vaihe on roolittaa nämä ihmiset parhaan toteutuksen mahdollistamiseksi.

Projektipäällikkönä sinun tulee kiinnittää huomioita siihen, että projektitiimissä olisi sopivasti tarvittavia osaamisia ja persoonallisuuksia projektitehtävien toteuttamiseksi. Sinun tulisi myös varmistaa, että jokainen tiimin jäsen tietää omat tehtävänsä sekä heihin kohdistuvat odotukset ja vastuut kokonaisuuden kannalta. Ketterissä projektimenetelmissä panostetaan tiimien itseohjautuvuuteen, joka korostaa entisestään projektitiimin persoonallisuuksien yhteensopivuutta ja kykyä vastuulliseen yhteispeliin.

65% sanoo resursoinnin ja oikean tiimin valinnan olevan tärkein menestyksen ajuri projektityössä.

Lähde: PMSolutions.com

Ymmärrä ensin oma roolisi ja vastuusi

Jokaisella organisaatiolla on hieman erilaiset toimintatavat. Ennen kuin alat jaella tehtäviä tiimillesi, sinun on tärkeää ymmärtää sinulle delegoidut valtuutesi tämän projektin projektipäällikkönä sekä tietenkin rajasi. Mitkä asiat teet empimättä ja milloin käännyt kenenkin puoleen? Jos koet epävarmuutta tämän suhteen, käänny projektin sponsorin tai esimiehesi suuntaan.

Tulet hyötymään myös siitä, jos ymmärrät eri sidosryhmien (asiakas, esimiehesi, kumppanit, jne.) valtajärjestyksen projektiin liittyen.  

Kokoa oikea määrä oikeita henkilöitä

Yksi projektipäällikön tärkeimpiä tehtäviä on huolehtia, että projektitiimisi taidot soveltuvat hyvin vaadittuihin projektirooleihin. Mukana on oltava jäseniä, joiden kokemuksesta ja taidoista on hyötyä projektille. Nimittämällä väärän henkilön vastuuseen tehtävästä, tarjoat hänelle huonot onnistumisen mahdollisuudet ja nakerrat pohjaa koko projektilta jo ennen sen alkamista.

Varmista siis, että jokainen jäsen ymmärtää selkeästi, mitkä tehtävät hänen tulee hoitaa ja mitkä asiakokonaisuudet ovat laajemmin hänen vastuullaan tässä projektissa. Huolehdi, että jokainen tiimisi jäsen uskaltaa tulla sanomaan sinulle, kun asioissa on epäselvyyksiä tai joku vain vaikuttaa olevan vinksallaan. Selkeä ja avoin keskusteluyhteys on kriittistä jokaisen projektin onnistumiselle.

Nämä teesit voivat saada sinut ajattelemaan, että projektitiimiin kannattaa haalia varmuuden vuoksi paljon porukkaa ja taitoa. Useat organisaatiot ovat kuitenkin havainneet, että 6-10 hengen projektitiimi alkaa olla kooltaan maksimi, jotta projektipäällikkö pystyy pitämään tiiviin yhteyden kaikkiin jäseniin ja samalla jää aikaa kokonaisuuden, työn etenemisen ja yhteispelin hallintaan.

Jaa vastuut muille huolellisesti

Kun järjestäytymätön kasa ihmisiä työskentelee yhdessä jonkin tehtävän eteen, varsinaiset roolitukset, määräajat ja yksityiskohdat hukkuvat helposti kaaoksen sekaan. Sinun kannattaa olla tarkka määrittäessäsi vastuita eri tehtävistä, jotta työtä ei putoa ihmisten väleihin. Monesti digityökalut ovat tässä hyviä apuvälineitä, koska ne pakottavat sinut kirjaamaan tehtävän yksiselitteisesti jonkin henkilön vastuulle, ennen kuin pääset eteenpäin.

Tätä tehtävien vastuuttamista ei kannata nähdä negativiisena asiana. Teet muulle tiimillesi palveluksen, kun jokainen ymmärtää selkeästi, mitkä tehtävät ovat heidän vastuullaan. Kun lisäät mukaan vielä priorisointia (High, Normal, Low priority monesti riittää) ja määräpäivät, niin jokaiselle projektitiimiläiselle muodostuu selkeästi järjestetty oma tehtävälistansa, jonka toteuttamisen he huolehtivat joko itse tai pyytämällä tarvittaviin kohtiin apua muilta.

Varo lipsumista roolijaossa 

Kuten tiedämme, koko projektiin voi hiljalleen lipsua pieniä lisätöitä, joista muodostuu lopulta iso ongelma. Samaa voi tapahtua roolitasolla. Tämä on erityisen haastavaa projektipäälliköllä, etenkin jos ette noudata tarkkaa projektinhallintasysteemiä, joka rajoittaa tarkasti projektipäällikön työt. Saatat kokea painetta monesta suunnasta - johto kyselee yhtä, asiakas toista ja tiimi kolmatta. Muista paineen alla, että pääasiallinen roolisi on huolehtia projektin toteutumisesta suunnitelmien mukaisena.

Lipsumista voi toki tapahtua myös muiden tiimiläisten keskuudessa. Muut saattavat kaataa omia hommiaan tietyn tiimiläisen niskaan, joka vaikuttaa selviävän omasta osastaan muita helpommin. Ole varuilla myös tässä suunnassa, koska pienenä alkavasta ilmiöstä voi lopulta kasvaa iso projektihaaste.