10 johtamisvinkkiä kehittyvälle projektipäällikölle

Hyvä suunnittelu ja oikea tiimin valinta tuo meidät tiettyyn pisteeseen asti. Nyt projektia on kuitenkin alettava aktiivisesti johtamaan ja tekemään. Projektipäällikkönä sinulla on avainrooli tässä tärkeässä ponnistuksessa. Sinun tulee ylläpitää hyvää tiimihenkeä ja opastaa muita tiimiläisiä. Sinun pitää aktiivisesti kommunikoida sidosryhmille ja varmistaa heidän hyväksyntänsä projektin alussa ja muutostilanteissa. Olet tämän orkesterin johtaja, joka johtaa edestä myös ongelmien yllättäessä.

Kuulostaa paljolta, ja ehdottomasti hyvät johtamistaidot ovat tarpeellisia projektipäällikölle - etenkin kun projektissa ilmenee ongelmia. Tärkeintä on, ettet pakoile johtavaa roolia sekä vastuuta ja ymmärrät olla jatkuvasti kehittämis- ja oppimisvaihteella osaamisesi suhteen. Mikäli opit jokaisesta haasteesta jotain uutta, ohjaat ennen pitkää projektejasi menestyksekkäästi.

Älä esitä turhaan tietäväsi kaikkea

Vuosina 2010-2020 maailmaan syntyy arvioilta 15,7 miljoonaa projektinhallintaroolia. Samaan aikaan projekti-intensiivisten alojen GDP kasvaa 37%, saavuttaen n. 5 800 miljardia euroa vuonna 2020. 

Lähde: PMI.org

1. Kokeneen esittäminen päättyy huonosti

Projetkipäällikkö, jolla on vyöllään vakuuttava lista haastavia projekteja, saa varmasti osakseen paljon arvostusta. Kokemus kertyy yleensä vuosien varrella jalkatyössä, mutta sitoutuneen mentorin avulla asiaa voi vauhdittaa. Kannattaa kuitenkin rehdisti olla juuri niin kokenut kuin olet. Kokemuksen esittäminen ei onnistu, ja se lisäksi estää sinua oppimasta sekä kehittymästä mahdollisimman nopeasti.

2. Fail fast, recover and learn faster

Tämän lauseen idea aukeaa paremmin englanniksi. Fail fast -ideologiassa kokeillaan ketterästi, haetaan palaute onnistumisesta, tutkitaan tulokset ja mukautetaan suunnitelmaa. Tämä on etenkin ketterien projektinhallintamenetelmien suosima lähestymistapa.

Teitpä sitten Scrumia tai perinteista projektinhallintaa, epäonnistuminen on aina vaihtoehto. Tärkeintä on jatkaa epäonnistumisten yli ja ottaa mukaasi kaikki oppi, jonka seikkailusta sait.

3. Älä eristä itseäsi tiimistä yli-ihmisenä

Älä ajattele, että tiedät itse kaiken parhaiten. Liian usein projektipäällikkö yrittää tarkoituksella pitää tiukkaa linjaa ja puskea asioita eteenpäin, koska on mielestään aina oikeassa. Jos tämä vielä näkyy selvästi läpi muulle tiimille, se on varma mielipahan aiheuttaja. Huono ilmapiiri voi johtaa huonoihin päätöksiin ja esimerkiksi siihen, että "aina oikeassa oleva" projektipäällikkö jyrää muutoksia ja lisäyksiä läpi, jotka lopulta joudutaan myöhemmissä ja kalleimmissa projektivaiheissa kuitenkin poistamaan.

4. Älä koskaan jätä kysymättä

Harva meistä on niin kokenut, että osaa hoitaa heti kaikki asiat itse oikein. Kysy siis ihmisiltä apua ja anna heidän antaa ehdotuksia. Jos kohtaat esimerkiksi palaverissa tilanteen, jossa pohdit avun ja mielipiteiden kysymistä tiimiltäsi, tee se aina. Yleensä huomaat, että tiimisi on kyllä sinun puolellasi, kunhan et esitä yli-ihmistä, joka ei kaipaa muiden apua.

5. Ole tavoitettavissa, jotta voit oppia

Projektipäällikkönä sinun kannattaa varmistaa, että olet aina tiimisi käytettävissä. Kerro heille, mistä ja miten sinut tavoittaa, olipa heillä mitä tahansa kysyttävää tai kommentoitavaa. Mitä enemmän kuulet tiimisi ajatuksia, sitä enemmän tiedät projektista itsekin - ja vieläpä eri näkökulmista. Tämä auttaa sinua tekemään hyviä päätöksiä ja myös ehdottamaan ratkaisuja tiimisi esille nostamiin haasteisiin.

Kehitä projektijohtamisen ja -hallinnan taitojasi

6. Johda ihmisiä esimerkillä - älä jämähdä hallinnoimaan

Sinun pitää ottaa projektin komento sekä hallinnoinnissa että ihmisten johtamisessa. Jos vetäydyt norsunluutorniin katselemaan Gantt-kaavioita ja hiomaan muita dokumentteja, helposti joku muu tiimin jäsen ottaa roolin ihmisten johtamisessa. Sinulla kuitenkin kuuluu olla tietämys siitä, mikä rooli projektista sopii kullekin henkilölle, joten sinun kuuluu motivoida, ohjata ja johtaa. Saatat joutua myös rakentamaan yhteispeliä henkilöiden välille, jotka eivät ole siihen keskenään tottuneet, joten kannattaa varautua projektiin myös muutamalla tiimihenkitehtävällä.

Johtamisesi on koetuksella etenkin projektin vaikeina aikoina. Pysy vahvana ja rauhallisena, jotta voit näyttää esimerkkiä ja suuntaa muulle ryhmälle ongelmien syntyessä. Suojele tiimiäsi ja ota vastuuta etulinjoissa. Näinä aikoina johtamisesi punnitaan, joten pyri tunnistamaan ne ja keskittämään erityisen paljon paukkuja toimiisi hankalina hetkinä. Kun olet vaikeina aikoina ollut tiimisi tukena ja johtanut mallikkaasti, he tulevat aina taistelemaan puolestasi.

7. Muista motivoida ja palkita

Projekti ei ole pelkkää resurssien siirtelyä ja määräpäivien asettelua. Pehmeämmät taidot ovat erittäin tärkeitä. Projektitiimisi on kuitenkin se kaikkein tärkein resurssi, jonka suorituskyky yleensä ratkaisee lopputuloksen.

Motivointi vaatii erilaisia taitoja kuin systeemien hallinta tai suunnittelu. Paras tapa on näyttää hyvää esimerkkiä projektipäällikkönä. Näytä, kuinka innoissaan olet projektista ja kuinka olet valmis venymään ja auttamaan muita, jotta projekti onnistuu. Äläkä anna innostuksen haihtua vastuiden tai yksityiskohtien viidakkoon projektin varrellakaan.

Hyvä tapa innostaa tiimiä on myös palkita onnistumisista. Kuin isompi virstanpylväs saavutetaan onnistuneesti, huomioi tähän osallistuneiden jäsenten panos. Usein tämä ei vaadi erillisiä palkintoja, vaan aidon, julkisen kiitoksen projektipäälliköltä. Samalla kuin huomaamatta seuraatte projektin edistymistä koko porukalla.

8. Autat itseäsi, kun opettelet lukemaan ihmisiä

Vaikka projektipäällikkö ei olekaan varsinaisesti salapoliisi tai ihmistulkki, tunneälystä, eli kyvystä lukea ihmisiä, tunnistaa tunteiden merkityksiä ja käyttää näitä havaintoja hyväksi ongelmanratkaisussa, on rutkasti hyötyä. Jotkin ihmiset ovat luontaisesti lahjakkaita tulkitsemaan tarkasti esimerkiksi palaverihuoneen tunnelmaa, mutta näitä taitoja voi myös oppia kovalla työllä. Lue aiheesta ja opettele jokapäiväisen työn lomassa tarkkailemalla omaa käytöstäsi ja tunteitasi sekä erityisesti tiimin jäseniäsi tarkasti. Hyvillä tunneälytaidoilla voit erottua positiivisesti kollegojesi joukosta.

9. Onnistu delegoinnissa tuntemalla tiimisi

Sinun on tärkeää opetella, millaisia asioita voit delegoida ja kenelle. Tätä varten sinun pitää tuntea tiimisi jäsenten taidot sekä persoonallisuudet. Kuka pystyy ottamaan vastuuta ilman pidempää harkitsemisaikaa, ja missä asioissa kukin on vahva?

Älä delegoi summittaisesti, koska tämä voi lamauttaa jäsenen työpanoksen ja antaa hänelle huonot mahdollisuudet onnistua tehtävässään. Delegointi on yksi tärkeimmistä taidoistasi, joten keskity siihen.

10. Pysy määrätietoisena, niin muutkin pysyvät

Harva projekti etenee maaliin suoraviivaisesti ja ilman taka-askelia. Mitä pidempi ja haastavampi projekti edessäsi on, sitä useampia epäonnistumisia tulet kohtamaan, ja sitä enemmän sisältö ja tavoitteet kyseenalaistetaan projektin varrella.

Kun projektin alkuinnostus alkaa laantumaan, toimenpiteistä saattaa helposti tulla reaktiivisempia ja ajattelemattomia. Sinun on hyvä tunnistaa tämä hetki sekä itsessäsi että tiimissäsi, jotta projekti ei lähde liukumaan väärään suuntaan. Pidä määrätietoisesti kiinni alussa sovituista tavoitteista, sisällöistä ja projektin toteutussyistä, ja muista takoa näitä säännöllisesti myös projektitiimisi muistiin. Parhaiten perusteltukaan projekti ei pysy reitillä ilman määrätietoista johtamista.