6 toimintatapaa, joilla huolehdit aktiivisesta tiedonjaosta ja toimivasta tiimityöstä projekteissa

Yksi projektipäällikön tärkeimmistä vastuista on varmistaa tehokas tiedonjako projektin aikana. Koko projektin läpi viestinnän pitäisi olla selkeää, säännöllistä ja rehellistä jokaisen projektin sidosryhmän suuntaan. Monesti sidosryhmiä on useita, joten projektiviestinnästä huolehtiminen voi viedä isonkin osan projektipäällikön ajasta. Tavoitteenasi on varmistaa, että tiimillä on tarvittavat tiedot aina käytettävissään tehtäviinsä liittyvien päätösten ja töiden hoitamiseksi. Samalla haluat pitää sidosryhmät tietoisina projektin tilanteesta, jotta he eivät joudu arvailemaan ja kaivamaan puolitotuuksia muita reittejä pitkin, ja täten vahingoittamaan projektia.

57%:ssa tutkituista projekteista pääsyyksi epäonnistumiseen havaittiin katkokset tiedonkulussa.

Lähde: teamgantt.com

1. Tee viestintäsuunnitelma ja pidä siitä kiinni

Ei viestintäsuunnitelman tarvitse olla täydellinen, mutta sellainen kannattaa tehdä. Miten usein raportoit johdolle projektin tilasta? Entä asiakkaalle? Miten usein tarkistat töiden etenemistä tiimin kanssa? Kuinka he saavat yhteyden sinuun aina, kun tarve tulee?

Tee viestintäsuunnitelma projektillesi ja noudata sitä. Jos et itse noudata suunnitelmaa, siltä putoaa pohja pois. Voit parantaa suunnitelmaa kyllä myöhemmin, jos havaitset ongelmia tai puutteita, mutta älä koskaan luista tehdyistä linjauksista. Viestintäsuunnitelman pitäisi varmistaa, että viestintätavat ovat selkeät sekä tehokkaat ja sinä pidät päällikkönä tarpeeksi yhteyttä sidosryhmiin ja tiimin jäseniin.

2. Pidä statuspalavereja säännöllisesti, mutta älä tuhlaa aikaa

Statuspalaverit ovat keino varmistaa, että projekti etenee oikeaan suuntaan ja oikealla vauhdilla. Näiden tärkeys korostuu, jos tiimisi on hajaantunut vaikkapa ympäri maailmaa, eikä työskentele päivittäin läheisesti ja samoissa tiloissa. On hyvä tapa yhdistää digiviestintää esimerkiksi säännöllisiin viikottaisiin puhelinpalavereihin, joissa ketterästi tarkistetaan projektin tilanne.

Tehokkuuden kannalta oleellista on, että nämä statuspalaverit eivät saa mennä tietyn projektiosa-alueen yksityiskohtien jaappaamiseksi, jonka aikana muu avaintiimi lamaantuneina kuuntelee hyvin vähän heitä hyödyttävää keskustelua. Tämän varmistamiseksi voit esimerkiksi kokeilla 60 sekunnin sääntöä, eli jokaisen päävastuullisen projektitiimiläisen tulee kuvata vastuullaan olevien tehtävien tilanne minuutin puheenvuorossa.

3. Kuuntele ensin, osallistu sitten

Puhuimme jo aiemmin johtamista käsittelevässä luvussa oppimisen tärkeydestä. Oppimista ei tapahdu, jos et kuuntele. Pyri siis imemään keskusteluista kaikki mahdollinen tieto.

Käsittele jokainen projektikeskustelu oppimismahdollisuutena. Kiinnitä huomiota tiimin ilmapiiriin, opiskele asiakkaidesi reaktioita muutoksiin, kirjaa ylös tiimin jäseniesi vahvuuksia ja luonteenpiirteitä. Kun tätä tietoa ja ymmärrystä alkaa sinulle karttua, voit osallistua keskusteluihin tiimin tai sidosryhmien kanssa tavalla, joka luo kaikkein eniten projektimenestystä. Projektipäällikkönä sinun kannattaa nähdä projektikeskustelut projektin näkökulmasta, eikä antaa henkilökohtaisten mielipiteittesi sumentaa tulkintaasi. Kuuntelemalla tarkasti saat arvokasta oppia näihin keskusteluihin ja terveiden suhteiden rakentamiseen.

P.s. Totta, kyky lukea ihmisten käyttäytymistä auttaa tässäkin asiassa.

4. Keskustele muutoksista, esteistä ja riskeistä enemmän kuin tarpeeksi

Läpinäkyvä viestintä ja avoimuus on tärkeää etenkin sisäisten sidosryhmien - tiimin, johtajien ja projektisponsorin kesken. Kerro heti ja selkeästi esteistä, haasteita tai riskeistä, joita olet tunnistanut. Ja jos kerta ei riitä, kerro useammin. Kukaan ei koskaan ole yhtä sitoutunut projektisi onnistumiseen, kuin sinun pitäisi olla.

Aikaisella viestinnällä voit tunnistaa ja ehkäistä potentiaaliset ongelmat, ennen kuin ne toteutuvat kaikessa laajuudessaan. Asiakkaalle päin avoin viestintäyhteys voi auttaa sinua huomaamaan muutoksia asiakkaan käsityksessä projektin sisällöstä. Panttaamalla tietoa et rakenna kuin henkilökohtaista stressiä.

5. Tee viestinnästä nykyaikaista

Meistä lähes jokainen kokee istuvansa liikaa turhissa palavereissa. Varaa palavereja siis ainoastaan silloin, kuin ne ovat pakollisia. Ja tietenkin kutsu paikalle vain pakolliset osallistujat. Voit asettaa projektikokouksille esimerkiksi määrärajan,  pyrkiä pitämään kokoukset aina nettikokouksina ja vaatia hyvää valmistautumista, jotta paikalle- ja alkuunpääsy ei vie aikaa.

Moderni tapa on myös käyttää digityökaluja hyödyksi, eikä kasata kaikkea viestintää sähköpostin ja palaverien varaan.

6. Pidä itsesi projektisi "sykkeellä"

RACI-malli on hyvä työkalu roolien ja vastuiden kirkastamiseen hajanaisessa projektitiimissä. Voit pitää esimerkiksi puhelintsekkauksen joka viikon lopussa, johon soitat avaintiimin mukaan ja käyt projektin tämänhetkisen tehtävälistan läpi seuraavalla mallilla:

R - Kuka on tällä hetkellä vastuussa tehtävän toteuttamisesta? (responsibility)
A - Kuka on päävastuussa tehtäväkokonaisuuden valmistumisesta? (accountability)
C - Ketä konsultoidaan ennen toimeenpanoa? (consulted)
I - Ketä tiedotetaan, kun tehtävä on pantu toimeen? (informed)

Kiinnitätte sitten yhdessä huomiota kohtiin, joihin vastausta ei helposti löytynyt.