Kuinka pidät itsesi kärryillä projektin ajankäytöstä ja vaalit tehokkuutta työskentelyssä?

Aika on yksi projektien kriittisistä rajoitteista laadun ja kustannusten kanssa. Tehokas ajanhallinta pyrkii siihen, että töitä valmistuu hyvälaatuisina mahdollisimman pienellä panostuksella. Tämä voi onnistua, kun tehtävää kohden allokoidaan sopiva määrä aikaa, jolloin tekijä keskittyy tarkasti tehtäväänsä eikä joudu murehtimaan seuraavia tämän ajan puitteissa. Työ on järjestelmällistä ja tehokasta eikä paniikin ohjaamaa.

Ajanhallinta kuulostaa yksinkertaiselta, kun kyseessä on yksittäinen selkeä tehtävä. Projektin tasolla vaaditaan kuitenkin laajemmin hyviä toimintatapoja, koska kaikkea työtä ei ikinä suoraviivaisesti saada käytettyä selkeisiin tehtäviin. Ajanhallinta ansaitsee huomiotasi etenkin projektikustannusten näkökulmasta, mutta myös vähentääksesi sinun ja tiimisi stressitasoja.

Tee oman osan hoitaminen helpoksi

86% of employees and executives cite lack of collaboration or ineffective communication for failures. 

Lähde: Salesforce.com

Tee tehtävistä selkeitä

Jokaisella tehtävällä tulisi olla selkeä sisältö sekä oma, näkyvästi nimetty vastuuhenkilö. Mikäli isompi tehtävä jakautuu useisiin osiin, älä aseta useita vastuuhenkilöitä, vaan jaa tehtävä alitehtäviin, joilla on omat vastuunsa. Näin luot alusta asti paremman rakenteen sitä varten, jos joku tehtävä paisuu tai vaatii muutoksia. Selkeä tehtäväsisältö ja vastuurakenne on lähtökohta tehokkaalle ajankäytölle.

Älä allokoi aikaa turhan tiukasti

Voit luulla tekeväsi itsellesi palveluksen, kun jaat aikaa jokaiseen tehtävään mahdollisimman niukasti. Tämä päättyy kuitenkin usein huonosti, kun tehtävän vastuuhenkilöllä on paniikkimieliala päällä jo alusta alkaen.

On parempi allokoida aikaa tiedostaen, että parhaan toteutustavan löytäminen voi joskus vaatia pari kokeilua. Viesti toki samalla, että aika-arviot eivät tarkoita sitä, että tehtävää hierotaan huippuunsa asti kunnes 100% ajasta on käytetty. Esimerkiksi Scrumista tutut "valmiin kriteerit" (selkeä yleinen lista asioista, joiden täyttyessä tehtävä on valmis) ovat hyvä tapa hallita tätä asiaa.

Älä puutu jokaiseen yksityiskohtaan

Projektipäällikkönä olet vastuussa projektikokonaisuudesta, jossa on kyllä riittävästi hommaa. Vältä kiusausta tulla kommentoimaan ja puuttumaan tehtävien toteutukseen yksityiskohtaisella tasolla. Tämä on varma tapa myös nakertaa tiimikulttuuria, kun tiimisi ei koe saavansa vastuuta ja luottamusta. Luota siihen, että olet kerännyt oikean tiimin hoitamaan hommat. Kun sinua erityisesti pyydetään apuun, käytä nämä hetket tyydyttämään tarpeesi sukeltaa yksityiskohtiin.

On sinun roolisi pitää touhu järjestelmällisenä ja kokoukset asiassa

Yritykset tunnistivat “projektien ajankäytön ja kustannusten seurannan” tärkeimmäksi projektinhallinnan haasteeksi

Lähde: The Access Group

Rakenna tehokas tapa ajankäytön seurantaan

Ajan seuranta opettaa sinulle paljon erilaisten tehtävien vaatimuksista ja varmistaa, että projekti etenee suunnitelmien mukaan. Hiljalleen opit tuntemaan, millaisen tehtäväkasan tiimisi saa tietyn ajan kuluessa tehtyä, ja tämä on arvokasta osaamista.

Tiiviisti yhdessä työskentelevälle tiimille voi toimia Scrum-tyylinen avoin ja koko tiiminä toimiva ajanseuranta, jossa tarkastellaan enemmänkin kokonaisaikaansaannoksia esimerkiksi kahden viikon välein. Hajanaisempi tiimi tarvitsee tehokkaan tavan raportoida käytettyä aikaa tunneittain. Tähän voi toimia esimerkiksi ketterä projektityökalu, joka ei vaadi liian montaa klikkausta tiimin jäseneltä oikean tehtävän löytämiseen ja tuntiensa merkitsemiseen.

Muista 80/20-sääntö

Tätä kutsutaan myös Pareto-periaatteeksi. Ideana on, että yleisesti 20% tekemästäsi työstä tuottaa 80% koko ponnistelusi hyödyistä.

Ajanhallinnan näkökulmasta tätä sääntöä voisi tulkita niin, että sinun tulee muistaa keskittää fokustasi niihin 20%:in, joilla on eniten merkitystä. Merkitse nämä tehtävät esimerkiksi "kriittisiksi", jotta vastuuhenkilö kiinnittää niihin verrattain paljon huomiota. Aina tiimisi jäsen ei välttämättä tunnista tehtävän kriittisyyttä projektikokonaisuudelle, mutta sinun projektipäällikkönä pitäisi tämä nähdä.  

Älä tuhlaa aikaa tilannepäivityksissä

Organisaatiossanne voi olla totuttu tapa, että projekteista pidetään viikottain tilannepalaveri. Yleensä kuitenkin kokous, jossa jokainen jaarittelee läpi oman vastuualueensa tilanteesta, voi helposti olla suurilta osin ajanhukkaa.

Jos haluat tilannepäivityksen saada, tehosta sitä esimerkiksi hyvällä agendalla, 60 sekunnin säännöllä (jokainen tiivistää statuspuheenvuoronsa tähän aikaan) ja pitämällä nämä puhelinpalavereina. Kasvokkaisia palavereja kannattaa pitää vain tarpeen tullen sekä vain tarpeellisten ihmisten kesken, ja silloin pitäisi keskittyä esimerkiksi kriittisten riskien, ongelmien tai mahdollisuuksien käsittelyyn ja ratkomiseen.

Kirjaa selkeät toimenpiteet ylös kokouksista

Jokaisesta kokouksesta tulisi syntyä selkeitä toimenpiteitä. Jos huomaat tilanteen, jossa tiimisi puhuu paljon mutta päättää vähän, astele eteen ja ala kirjaamaan toimenpiteitä ylös. Mikäli keskustelu pysähtyy ja katseet kääntyvät sinuun, voit kysyä vastuuhenkilöä kullekin toimenpiteelle. Tämän jälkeen sidot vielä esille nousseet toimenpiteet muihin projektitehtäviin ja virstanpylväisiin, ja kokouksenne on synnyttänyt oleellista sisältöä.