Case Silli Oy: Näin digitalisoit projektityötä aikataulukriittisissä asiakasprojekteissa

Tämä luku kertoo projektityön digitalisoinnista asiakasprojekteissa. Asiakkaalle on myyty projekti selkeällä sisällöllä, jonka hän odottaa toimitettavan priimalaadulla ja sovittuna ajankohtana. Usein sopimuksiin lipsahtaa pieni korvaus myöhästymisestäkin tai jopa sen tarkemmin määrittelemätön tyytyväisyystakuu. Projektipäällikön ajatukset valtaavat aikataulun kriittisyys, asiakkaan palveleminen sekä johtajien piinallisesti seuraama kate...

Lyhyt tarina (kuvitteellisesta) Silli Oy:sta

Silli Oy:ltä ei osteta pikkujuttuja. He ovat asiakkaidensa luotettu kumppani, jolta hankitaan tärkeitä IT-systeemejä, kuten verkkopalveluja, tietojärjestelmia, mobiilisovelluksia tai sulautettuja järjestelmiä. Projektit suunnitellaan ennalta tarkasti asiakkaan toiveiden mukaan, jolloin määritellään myös tarkka toimitusaikataulu ja budjetti. Asiakas vetäytyy tämän jälkeen taka-alalle ottaen tarvittaessa yhteyttä, mutta odottaen pääosin Sillin hoitavan homman sovitun mukaisesti. Silli on aina erottunut kilpailijoistaan toimitusvarmuudella ja luotettavuudella. Se, mikä on Sillin kanssa sovittu, pitää.

Sillin oma porukka joutuu joskus venymään äärimmilleen, jotta asiakkaalle luvattu järjestelmä saadaan käyttöön juuri sovittuna päivänä. Projektipäälliköt ovat välillä tulisilla hiilillä myös johdon suunnasta, kun projektityön tarvitsisi pysyä myös katteellisena. Sillissä ylpeillään myös systeemien helpolla ylläpidettävyydellä, joten järjestelmän toimituksesta iso osa tuloista tulee projektivaiheen työstä. Hyvä puoli projektipäällikön näkökulmasta sentään on, että päällekkäisiä projekteja ei kerralla ole kovin montaa.

Silli Oy:n asiakasprojekteissa korostuvat budjetointi, ajankäytön seuranta sekä aikataulun pitäminen

Silli Oy on halunnut löytää projekteihin työmallit, jotka tukevat heidän aikataulukriittisiä asiakasprojektejaan. He käyttävät säännöllisesti kriittisen polun menetelmää tärkeimpien tehtävien tunnistamiseen, ja vannovat muuten seuraavien vinkkien mukaan projektityössään.

Vinkki no 1: Mahdollisimman pian määritellään aikataulu ja budjetti kullekin projektin osa-alueelle

Aikataulu on luvattu asiakkaalle jo tarjouksen yhteydessä, joten projektipäällikön on tärkeää viestiä eri projektin osa-alueiden vastuuhenkilöiden kanssa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Heidän tulee pystyä sitoutumaan aikataulu- ja budjettitavoitteisiin ja uskomaan, että tarvittavat tehtävät saadaan näiden puitteissa valmiiksi. Silli Oy:ssä projektin tärkeimpiä vastuuhenkilöitä pidetäänkin mukana jo tietyissä osissa myyntineuvotteluja, jotta yllätyksiä tulee vastaan mahdollisimman vähän.

Vinkki no 2: Jatkuva ajankäytön seuranta on projektipäällikön avaintehtävä

Vaikka Sillissä työskentelee kokeneita ammattilaisia, projektit ovat yksilöllisiä ja tehtävien kokojen arviointi joskus haastavaa. Tämän takia he ovat panostaneet ketteriin tapoihin, joilla jokainen projektin osallistuja voi helposti raportoida jokaiseen tehtävään käytetyt tunnit sekä arvion jäljelläolevasta työstä.

Projektipäälliköt pitävät tiiviisti silmällä ajankäyttöä ja vertailevat sitä budjettiin projektin osa-alueittain. Näin he oppivat paljon tiimin tehokkuudesta ja siitä, millaisen työmäärän kukin tiimi saa vaikkapa viikossa valmiiksi. Tätä hiljaista tietoa projektipäälliköille kerrytetään tarkoituksella. Projektipäällikön velvollisuutena on ryhtyä toimenpiteisiin heti, jos kehitys ei ole linjassa budjetoidun kanssa. Yleensä tällöin tiimi venyy tai resursseja lisätään - myöhästymisiä ei haluta.

Vinkki no 3: On jokaisen vastuulla sanoa ääneen lipsumisesta roolijaossa

Sillissä projektien sisällön muuttuminen ei ole ongelma projektien varrella, mutta roolijako projektien sisällä saattaa joskus alkaa venyä haitallisesti. Joskus projektipäälliköllä on niin kova hinku auttaa hommia pysymään aikataulussa, että he saattavat sohia vääriin muurahaispesiin ja laadullisia ongelmia voi syntyä - eivätkä ne tämän organisaation toimintaan sovi alkuunkaan. Roolijaon valvomisesta on pyritty tekemään tärkeä arvo koko organisaation tasolla. Jokainen tiimiläinen on vastuussa projektin liputtamisesta resurssitarkistukseen, jos roolit alkavat venyä.

Näin Sillin projektityön ydinkohtia tuetaan digityökaluin

1. Kirjaa jokaiselle työlistalle omistaja, budjetti ja aikataulu

Sillissä projektille tehdään aluksi lyhyt alkuselvitys, jossa tarkennetaan vielä asiakkaan ongelmaa ja tavoitteita, mutta mahdollisimman pian pyritään etenemään tarkempaan suunnitteluun projekiosittain. Tässä vaiheessa osille määritellään tavoitteet, avaintehtävät, budjetti ja aikataulu.

Projektipäällikkö varmistaa projektiosan omistajan kanssa, että nämä avaintiedot ovat realistiset ja omistaja sitoutuu näiden pitämiseen. Avaintehtäviä luodaan ja käsitellään yhdessä siihen asti, että arvioihin budjetista ja aikataulusta voidaan sitoutua. Tämän jälkeen työlistan omistaja jatkaa tehtävien pilkkomista ja vastuuttamista tarkemmin.

2. Varmista, että kokonaisbudjetti ja aikataulu ovat edelleen linjassa

Kun projektipäällikkö on saanut työlistojen omistajilta hyväksynnät omien osa-alueidensa aikatauluihin ja budjetteihin, kelataan takaisin projektitasolle. Näyttäähän kaikki täälläkin edelleen hyvälle?

Todennäköistä on, että yllätyksiä on tulossa vastaan, joten pelivaraa olisi hyvä olla vielä jäljellä.

3. Opasta jokaiselle osallistujalle käytettyjen tuntien raportointi

Sillissä projektien etenemistä halutaan seurata tarkasti tuntitasolla. Projektipäällikön tehtävävä on varmistaa, että jokainen raportoi omat tuntinsa viipymättä, jotta projektin seuranta pysyy aikataulussa.

4 - Seuraa projektin etenemistä projektitasolta - ja tarvittaessa työlistatasolta

Projektipäällikkö seuraa projektitasolla työajan edistymistä ja valmistuvien tehtävien määrän kehittymistä. Omistajat tekevät samaa omien projektiosiensa osalta. Tuntiseurannan tärkeyden lisäksi Sillissä tiedostetaan, että projektitiimin olisi hyvä pyrkiä saamaan tehtäviä valmiiksi tasaisella tahdilla. He seuraavat siis kahta asiaa: käytettyjen työtuntien kehitystä suhteessa budjettiin ja valmistuneiden / käynnissäolevien / aloittamattomien tehtävien määrää.

Suuri suhteellinen määrä kesken olevaa työtä on usein huono merkki, ja monissa projektinhallintamenetelmissä sitä pyritään jopa tietoisesti välttämään. Myös Silli pyrkii siis rajaamaan WIP:n (work in progress) määrä.

Sisäinen kehitysprojekti onkin oma maailmansa...

Asiakasprojektissa työskennellään monesti hyvin voimakkaan aikataulupaineen alla. Hypätään nyt kokonaan erilaiseen maailmaan, nimittäin organisaation sisäiseen kehitysprojektiin, jossa ollaan enemmänkin resurssipaineen alla.